Excel 2019 (deel 25): werkmappen controleren en beveiligen

Voordat u uw werkmap deelt, moet u ervoor zorgen dat deze geen typefouten of informatie bevat die u privé wilt houden. Gelukkig biedt Excel een aantal hulpmiddelen om uw werkmap te perfectioneren en te beschermen, waaronder de functies Documentinspecteur en Werkmap beschermen .

Documentinspecteur

Telkens wanneer u een werkmap maakt of bewerkt, kunnen bepaalde persoonlijke gegevens automatisch aan het bestand worden toegevoegd. U kunt Document Inspector gebruiken om deze informatie te verwijderen voordat u de werkmap met anderen deelt.

Omdat sommige wijzigingen permanent kunnen zijn, moet u een extra kopie van de werkmap opslaan voordat u Document Inspector gebruikt om informatie te verwijderen.

Documentinspecteur gebruiken:

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Klik in het infopaneel op Controleren op problemen en selecteer vervolgens Document inspecteren in het vervolgkeuzemenu.

3. Mogelijk wordt u gevraagd uw bestand op te slaan voordat u Document Inspector uitvoert.

4. Documentinspecteur verschijnt. Schakel de selectievakjes in of uit, afhankelijk van wat u wilt bekijken, en klik vervolgens op Inspecteren. In het voorbeeld zou alles geselecteerd blijven.

5. Testresultaten verschijnen. In het voorbeeld is te zien dat de werkmap opmerkingen en wat persoonlijke informatie bevat. Het is dus noodzakelijk om op beide items op Alles verwijderen te klikken om deze informatie uit de werkmap te verwijderen.

6. Als u klaar bent, klikt u op Sluiten.

Bescherm werkmappen

Standaard kan iedereen met toegang tot uw werkmap de inhoud openen, kopiëren en bewerken, tenzij u deze beveiligt. Er zijn verschillende manieren om werkmappen te beschermen, afhankelijk van uw behoeften.

Werkmappen beveiligen:

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Klik in het infovenster op de opdracht Werkmap beveiligen.

3. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de optie die het beste bij uw behoeften past. Kies bijvoorbeeld Markeren als definitief.  Het markeren van uw werkmap als definitief is een goede manier om anderen ervan te weerhouden deze te bewerken, terwijl andere opties u indien nodig meer controle geven.

4. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd om op te slaan. Klik OK.

5. Er verschijnt een ander dialoogvenster. Klik OK.

6. Werkmap wordt gemarkeerd als definitieve versie.

Het markeren van een werkmap als definitief zal anderen er niet van weerhouden deze te bewerken. Als u wilt voorkomen dat mensen het bewerken, kunt u in plaats daarvan de optie Toegang beperken gebruiken .