Excel 2019 (deel 7): Leer meer over getalnotaties

Wat is het getalformaat?

Wanneer u met spreadsheets in Microsoft Excel werkt , moet u de juiste getalnotaties voor uw gegevens gebruiken. Getalnotaties vertellen de spreadsheet precies welk type gegevens u gebruikt, zoals percentages (%), valuta ($), tijd, datum, enzovoort.

Waarom getalformaten gebruiken?

Getalnotaties maken spreadsheets niet alleen gemakkelijker te lezen, maar maken ze ook gemakkelijker te gebruiken. Wanneer u een getalnotatie toepast, vertelt u uw spreadsheet precies welk type waarde in een cel is opgeslagen. Datumopmaak vertelt het spreadsheet bijvoorbeeld dat u specifieke kalenderdatums invoert. Hierdoor kan de spreadsheet uw gegevens beter begrijpen, waardoor ervoor wordt gezorgd dat uw gegevens consistent zijn en dat formules nauwkeurig worden berekend.

Als u geen specifieke getalnotatie hoeft te gebruiken, wordt in de spreadsheet doorgaans standaard de algemene getalnotatie toegepast. Het globale formaat kan echter enkele kleine wijzigingen in de opmaak van uw gegevens aanbrengen.

Getalformaten toepassen

Net als bij andere opmaakstijlen, zoals het wijzigen van de kleur van het lettertype, past u getalnotaties toe door de cel te selecteren en op de gewenste opmaakoptie te klikken. Er zijn twee manieren om een ​​getalnotatie te kiezen:

1. Ga naar het tabblad Home , klik op het vervolgkeuzemenu Getalnotatie in de groep Getal en selecteer het gewenste formaat.

2. Klik op een van de snelle getalnotatieopdrachten onder het vervolgkeuzemenu.

U kunt ook de gewenste cellen selecteren en op Ctrl + 1 op het toetsenbord drukken om toegang te krijgen tot extra opties voor getalopmaak.

In het voorbeeld is de valutanotatie toegepast , waarbij valutasymbolen ( $ ) worden toegevoegd en twee decimalen worden weergegeven voor elke numerieke waarde.

Als u een cel met een getalnotatie selecteert, kunt u de werkelijke waarde van die cel in de formulebalk zien. Het spreadsheet gebruikt deze waarde voor formules en andere berekeningen.

Gebruik getalformaten correct

Het gaat niet alleen om het simpelweg selecteren van cellen en het toepassen van opmaak. Spreadsheets kunnen getalnotatie automatisch toepassen op basis van de manier waarop u de gegevens invoert. Dit betekent dat u de gegevens moet invoeren op een manier die het programma begrijpt, en er vervolgens voor moet zorgen dat de cellen de juiste getalnotatie gebruiken. De onderstaande afbeelding laat bijvoorbeeld zien hoe u getalnotaties correct gebruikt voor datums, percentages en tijden:

Nu weet u meer over hoe getalnotaties werken. Laten we vervolgens eens kijken naar enkele specifieke getalnotaties.

Procentnotatie

Een van de handigste getalformaten is het percentageformaat (%). Het geeft waarden weer als percentages, zoals 20% of 55%. Dit is vooral handig bij het berekenen van zaken als omzetbelastingkosten of fooien. Wanneer u na een getal een procentteken (%) invoert, wordt de percentagenotatie automatisch op die cel toegepast.

Percentage kan ook als decimaal getal worden geschreven. Dus 15% is gelijk aan 0,15, 7,5% is 0,075, 20% is 0,20, 55% is 0,55, enz. Het percentageformaat is in veel gevallen nuttig. In de onderstaande afbeeldingen ziet u bijvoorbeeld hoe het btw-tarief voor elke spreadsheet anders is opgemaakt (5, 5% en 0,05):

Zoals u kunt zien, werkt de berekening in het spreadsheet aan de linkerkant niet correct. Zonder procentuele opmaak gaat de spreadsheet ervan uit dat u € 22,50 met 5 wilt vermenigvuldigen, en niet met 5%. De spreadsheet aan de rechterkant werkt nog steeds zonder procentuele opmaak, en de spreadsheet in het midden is gemakkelijker te lezen.

Datumnotatie

Wanneer u met datums werkt, wilt u datumnotaties gebruiken om de spreadsheet te laten weten dat u naar specifieke kalenderdatums verwijst, zoals 15 juli 2014. Met datumnotaties kunt u ook werken met een krachtige set hulpmiddelen, waaronder functies die datum- en tijdinformatie gebruiken om antwoorden te berekenen.

Spreadsheets kunnen informatie niet op dezelfde manier begrijpen als mensen. Als u bijvoorbeeld de maand oktober in een cel invoert, weet de spreadsheet niet dat u een datum invoert, en wordt deze inhoud dus net als elke andere tekst behandeld. In plaats daarvan moet u bij het invoeren van datums een specifiek formaat gebruiken dat de spreadsheet begrijpt, zoals maand/dag/jaar (of dag/maand/jaar, afhankelijk van het land waarin u zich bevindt). In het onderstaande voorbeeld wordt 10-12-2014 ingevoerd, wat overeenkomt met 12 oktober 2014. Vervolgens past het spreadsheet automatisch de datumnotatie toe op de cel.

Nu u de datum correct heeft opgemaakt, kunt u verschillende dingen met deze gegevens doen. U kunt bijvoorbeeld de vulgreep gebruiken om door te gaan met het invullen van volgende datums in de kolom:

Als de datumnotatie niet automatisch wordt toegepast, betekent dit dat de spreadsheet de gegevens die u heeft ingevoerd niet begrijpt. In het onderstaande voorbeeld is 15 maart ingevoerd . De spreadsheet begrijpt niet dat de auteur naar een datum verwijst, dus gebruikt de cel nog steeds de algemene getalnotatie.

Als u daarentegen 15 maart invoert (zonder de 'th'), herkent de spreadsheet dit als een dag. Omdat het jaartal niet is opgenomen, voegt de spreadsheet automatisch het huidige jaar toe, zodat het datumgedeelte alle benodigde informatie bevat. De datum kan ook op een andere manier worden ingevoerd, zoals 15-3-2014, 15-3-2014 of 15-3-2014, en de spreadsheet herkent deze nog steeds als een datum.

Als u de huidige datum aan een cel wilt toevoegen, kunt u Ctrl + gebruiken; zoals in onderstaande video.

Meer datumformaatopties

Om toegang te krijgen tot andere datumnotatieopties, selecteert u het vervolgkeuzemenu Getalnotatie en selecteert u Meer getalnotaties . Dit zijn opties om datums anders weer te geven, zoals het opnemen van de dag van de week of het weglaten van het jaartal.

Het dialoogvenster Cellen opmaken verschijnt. Hier kunt u de gewenste optie voor datumformaat selecteren.

Zoals u kunt zien in de formulebalk, verandert een aangepaste datumnotatie niet alleen de werkelijke datum in de cel, maar ook hoe deze wordt weergegeven.

Tips voor het opmaken van getallen

Hier volgen enkele tips voor het verkrijgen van de beste resultaten met getalnotatie:

Getalnotatie toepassen op de hele kolom : Als u van plan bent een kolom te gebruiken voor een bepaald type gegevens, zoals datums of percentages, kunt u de hele kolom het eenvoudigst selecteren door op de kolomletter te klikken en de gewenste getalnotatie toe te passen. Op deze manier hebben alle gegevens die u in de toekomst aan deze kolom toevoegt, de juiste numerieke notatie. Houd er rekening mee dat koprijen doorgaans niet worden beïnvloed door de getalnotatie.

Controleer uw waarden nogmaals na het toepassen van getalnotatie : als u getalnotatie toepast op bestaande gegevens, krijgt u mogelijk onverwachte resultaten. Als u bijvoorbeeld de percentagenotatie (%) toepast op een cel met een waarde van 5, krijgt u 500% en niet 5%. In dit geval moet u de waarden in elke cel opnieuw correct invoeren.

Als u in een formule naar een cel met een getalnotatie verwijst, kan het werkblad automatisch dezelfde getalnotatie op de nieuwe cel toepassen. Als u bijvoorbeeld een in valuta opgemaakte waarde in een formule gebruikt, zal de berekende waarde ook de valutaopmaak gebruiken.

Als u wilt dat uw gegevens er precies zo uitzien als ze zijn ingevoerd, moet u tekstgetalopmaak gebruiken. Deze notatie is vooral geschikt voor getallen waarop u geen berekeningen wilt uitvoeren, zoals telefoonnummers, postcodes of getallen die met 0 beginnen, zoals 02415. Voor de beste resultaten kunt u de notatie tekstgetalnotatie toepassen voordat u deze invoert. gegevens in deze cellen.

De opdrachten Decimaal verhogen en Decimaal verlagen

Met de opdrachten Decimaal verhogen en Decimaal verlagen kunt u het aantal decimalen bepalen dat in een cel wordt weergegeven. Deze opdrachten veranderen de celwaarde niet; in plaats daarvan geven ze de waarde weer met een bepaald aantal decimalen.

Met Decimaal verlagen wordt de waarde weergegeven, afgerond op dat decimaalteken, maar de werkelijke waarde in de cel wordt nog steeds weergegeven in de formulebalk.

De opdrachten Decimaal verhogen en Decimaal verlagen werken niet met bepaalde getalnotaties, zoals Datum en Breuk .