Hoe Word-objecten insluiten in een Excel 2016 / 365 / 2019-werkmap?

Sluit een Word-documentobject in

Een ingesloten Word-document maakt een nieuw exemplaar van het bestand in de Excel-werkmap.

Als de Excel naar iemand anders wordt verzonden, kan deze het ingesloten document bekijken. Ze hebben geen toegang nodig tot het originele bestand, omdat het ingesloten object een kopie is van het origineel. Helaas betekent dit ook dat als u wijzigingen aanbrengt in het originele Word-document, de kopie in de Excel-werkmap niet automatisch wordt bijgewerkt.

Eén ding om op te letten is dat als u veel ingesloten documenten heeft, dit de grootte van het Excel-bestand aanzienlijk kan vergroten.

Sluit het document in met behulp van het lint

De eerste methode om een ​​Word-document in Excel in te sluiten, maakt gebruik van de standaard Excel Ribbon-interface.

• Selecteer de cel waarin het object moet worden ingevoegd
• Klik Tabblad invoegen > Tekstgroep > Object
• In het dialoogvenster Object selecteert u de optie Maken uit bestand tabblad
• Klik op Bladeren om naar het bestand te navigeren
• Zorg ervoor dat de optie Link naar bestand uitgeschakeld is
• Het weergave als pictogram vak kan er als volgt uitzien:
  • Aangevinkt: geeft een pictogram weer
  • Niet aangevinkt: geeft de eerste pagina van het document weer
• Als u besluit het pictogram weer te geven, kunt u door op de knop Pictogram wijzigen te klikken een ander pictogram selecteren en een betekenisvoller bijschrift opgeven.
• Klik op de knop OK .

Het Word-document is ingebed in Excel. Als u ervoor kiest om het als een pictogram weer te geven, zal het pictogram verschijnen; anders ziet u een tekstvak met het document.

Sluit het document in met Plakken speciaal

De tweede eenvoudige manier om een ​​Word-document in te sluiten, maakt gebruik van Plakken speciaal. Gebruik deze methode voor Word-documenten die al geopend zijn.

• Terwijl het Word-document geopend is, selecteert u de tekst die zichtbaar moet zijn in het werkblad
• Kopieer de selectie door op Home > Kopieer (of druk op Ctrl + C)
• Ga terug naar het originele Excel-bestand en selecteer de cel waarin het object moet worden ingevoegd
• Klik op Plakken (vervolgkeuzelijst) en klik vervolgens op Plakken speciaal…
• In het dialoogvenster Plakken speciaal selecteer je:
  • Plakken optie aan de linkerkant
  • Microsoft Word-documentobject in de As lijst
• Schakel het selectievakje in om te beslissen of het item als een pictogram moet worden weergegeven
• Klik OK

Hiermee wordt hetzelfde resultaat bereikt als met het lint.

Hoe u het ingesloten document kunt bewerken

Zodra het Word-document is ingesloten, kunnen we veel bewerkingen uitvoeren:

We kunnen het Word-document eenvoudig overal op het werkblad slepen en neerzetten.

Als u één keer op het document klikt, worden de formaatgrepen weergegeven waarmee u de grootte van het document kunt wijzigen.

Als u dubbelklikt op het document, wordt het geopend voor bewerking in de brontoepassing. Om dit mogelijk te maken, moet de brontoepassing op uw computer zijn geïnstalleerd.

Sluit een gekoppeld Word-document in

We gebruiken een gekoppeld object als we het ingebedde Word-document up-to-date willen houden wanneer er wijzigingen optreden in het originele document. Afhankelijk van uw specifieke scenario kan dit een betere manier zijn dan insluiten.

Bij gekoppelde objecten blijft de informatie in het Word-document staan. De Excel-werkmap sluit geen kopie van het document in; het slaat een link op naar het originele bestand. Daarom dragen gekoppelde bestanden niet bij aan de bestandsgrootte van Excel. Maar Excel geeft een afbeeldingsweergave van het document weer, zodat u het nog steeds kunt zien.

Het originele document moet op dezelfde bestandslocatie worden bewaard en op uw computer beschikbaar zijn om de link te behouden. Als u bijvoorbeeld een locatie op uw bedrijfsnetwerk gebruikt, is de werkmap mogelijk niet beschikbaar als u niet bent ingelogd.

Koppel het document met behulp van het lint

De eerste methode voor OLE-koppeling maakt gebruik van de lintknoppen:

• Selecteer de cel waarin het object moet worden ingevoegd
• Klik Invoegen > Tekstgroep > Object
• In het dialoogvenster Object selecteert u de optie Maken uit bestand tabblad
• Klik op de knop Bladeren om naar het bestand te navigeren
• Zorg ervoor dat de optie Link naar bestand aangevinkt is
• Het weergave als pictogram vak kan er als volgt uitzien:
  • Aangevinkt: geeft een pictogram weer
  • Niet aangevinkt: Toont de eerste pagina van het bestand
• Klik OK.

Er is nu een link naar het Word-document toegevoegd aan Excel.

Koppel het document met Plakken speciaal

De tweede manier van OLE-koppeling maakt ook gebruik van Paste Special.

• Selecteer in Word de tekst die zichtbaar moet zijn in het werkblad
• Kopieer de selectie door op Home > Kopieer van het Word-lint (of druk op Ctrl + C)
• Selecteer in Excel de cel waarin het object moet worden ingevoegd
• Klik Plakken (vervolgkeuzelijst) > Plakken speciaal…
• In het dialoogvenster Plakken speciaal selecteer je:
  • Link plakken optie aan de linkerkant
  • Microsoft Word-documentobject in de As lijst
• Selecteer waar u het item als pictogram wilt weergeven
• Klik OK

Hoe u het gekoppelde document kunt bewerken

Om het gekoppelde document te bewerken, hoeven we alleen het originele bestand bij te werken. Excel onderhoudt een link naar het origineel, zodat het automatisch de nieuwste versie heeft.

Als u in Excel met de rechtermuisknop op het gekoppelde object klikt, worden extra menuopties weergegeven om het object te bewerken, openen en converteren.

De link werkt niet meer als het gekoppelde bestand naar een andere locatie wordt verplaatst.

Gekoppelde documenten en beveiliging

Microsoft beschouwt alle externe links als een potentieel veiligheidsrisico. Dit komt omdat Excel geen idee heeft wat het gekoppelde bestand is en daarom wordt een beveiligingsbericht weergegeven bij het openen van de werkmap.

Als u links verwacht en deze vertrouwt, kunt u veilig op Inhoud inschakelen klikken.

Zodra koppelingen zijn ingeschakeld voor het document, wordt de mogelijkheid beschikbaar om koppelingen bij het openen bij te werken. Klik in het volgende dialoogvenster op Bijwerken om de links te vernieuwen wanneer u het Excel-bestand opent.

Via OneDrive of SharePoint

Word-documenten kunnen lokaal worden opgeslagen op een pc en op OneDrive of SharePoint. Het cruciale onderscheid is dat bestanden van OneDrive of SharePoint in de cloud worden bewaard.

Voor documenten die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint kunnen koppelingen alleen worden gemaakt of bijgewerkt wanneer het document geopend is in de Word-desktoptoepassing. Daarom kan dit de flexibiliteit van deze aanpak voor uw scenario beperken.

Maak een Word-document in Excel

De laatste optie is om vanuit Excel een nieuw Word-document te maken. Dit is handig als het document nog niet bestaat.

Hoe u een nieuw Word-document maakt

• Selecteer de cel waarin het object moet worden ingevoegd
• Klik Invoegen > Tekstgroep > Object
• In het dialoogvenster Object selecteert u de optie Nieuwe maken tabblad
• Selecteer Microsoft Word-document in de lijst Objecttype 
• Het weergave als pictogram vak kan er als volgt uitzien:
  • Aangevinkt: geeft een pictogram weer
  • Niet aangevinkt: Toont de eerste pagina van het bestand
• Als u besluit het pictogram weer te geven, kunt u door op de knop Pictogram wijzigen te klikken een ander pictogram selecteren en een betekenisvoller bijschrift opgeven.
• Klik OK.

Wanneer u de Excel-werkmap opslaat en sluit, wordt het Word-document automatisch opgeslagen. Hierdoor wordt er geen nieuw document op uw pc gemaakt, maar wordt het document rechtstreeks in Excel ingesloten.

Hierbij wordt dezelfde aanpak gebruikt als bij het insluiten van een document, dus de bewerkingsopties zijn dezelfde als hierboven vermeld.