Outlook-sjablonen: maak e-mail- en vergadersjablonen in Office 365, 2019 en 2016 voor pc en MAC

Laatste update: oktober 2019.

Hier is een vraag die we zojuist voor een lezer hebben:

Hallo daar, ik ben een reisagent en wil graag een aangepast e-mailsjabloon definiëren om e-mails te beantwoorden die mijn klant me stuurt. Ik wil ook mijn proces voor het plannen van afspraken versnellen en een sjabloon hebben die ik kan gebruiken om snel afspraken en vergaderingen te maken. Als het helpt, gebruik ik Outlook 365. Alvast bedankt voor alle hulp die u kunt bieden.

Bedankt voor je vraag. Daar gaan we ;-):

Outlook e-mailsjablonen

Het instellen van vooraf gedefinieerde e-mailberichten is vrij eenvoudig. Het enige dat u hoeft te doen, is een e-mailbericht typen en opmaken en het vervolgens opslaan als sjabloon voor toekomstig gebruik.

Opmerking: voor de eenvoud zal ik in dit bericht eenvoudige voorbeelden van berichten en vergadersjablonen gebruiken, maar misschien wilt u meer complexe door gebruikers invulbare formulieren voor Outlook definiëren .

Volg deze stappen om Outlook-e-mailsjablonen te maken :

1. Outlook openen.
2. Druk op Nieuwe e-mail.
3. Typ uw e-mailonderwerp.
4. Typ uw e-mailtekst. Hier is een eenvoudig voorbeeld:

1. Plaats uw handtekening (indien nodig).
2. Nu moet u uw e-mail opslaan als een Outlook-sjabloonbestand (met de extensie oft) voor verder hergebruik.
3. Ga je gang en klik op Bestand.
4. Druk nu op Opslaan als en geef een bestandsnaam op; in ons eenvoudige voorbeeld zal dat zijn: “Speaking Application Approved”.
5. Sla de e-mail op als een sjabloon, vergeet niet het bestandstype in te stellen op .oft zoals hieronder weergegeven.

1. Druk op Opslaan.
2. Sluit het bericht.
3. Klik desgevraagd op Alle wijzigingen opslaan.

Een e-mail verzenden op basis van een sjabloon

Het hergebruiken van uw bestaande sjablonen is ook vrij eenvoudig:

1. Outlook openen.
2. Klik op Nieuwe items.
3. Selecteer nu Meer artikelen.
4. Selecteer Kies formulier.
5. Nu moet u de locatie kiezen waar de sjabloon die u zojuist in de vorige stap hebt gemaakt, wordt opgeslagen. Kies de gebruikerssjablonen op de locatie van het bestandssysteem en selecteer het item "Speaking Application Approved" zoals hieronder wordt weergegeven:

1. Druk op Openen.
2. Definieer uw e-mailontvangers in de vakken Aan en CC; definieer indien nodig een Black carbon copy (BCC).
3. Stuur uw e-mail.

Uitnodigingssjablonen voor Outlook-vergaderingen

Op dezelfde manier kunt u voorgedefinieerde formaten hergebruiken voor uw vergadering en afspraken.

Ga je gang en definieer je vergaderingstencil en sla het op als een .otf-bestand; stuur uw verzoek vervolgens naar de deelnemers aan de vergadering.

Uw bericht- en afspraaksjablonen bewerken

Van tijd tot tijd moet u mogelijk uw Outlook-formulier / -sjabloon wijzigen.

Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Open uw formulierbestand zoals hierboven weergegeven in het gedeelte Sjablonen opnieuw gebruiken.
2. Breng de vereiste wijzigingen aan.
3. Druk op Bestand, vervolgens op Opslaan als en sla uw bestand vervolgens op onder een andere naam.

Waar worden sjablonen opgeslagen?

Een paar lezers vroegen ons in welk bestandspad Outlook doorgaans alle aangepaste stencils opslaat.

De locatie bevindt zich standaard onder uw gebruikersaccount. In Windows 10 /8 of 7 zou dit zijn: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

U kunt uw bestanden uiteraard op verschillende locaties in uw Windows-pc-besturingssysteem opslaan.

Tip: Als u niet zeker weet wat de exacte locatie is, kunt u in Windows zoeken naar .oft-bestanden.

E-mailsjablonen voor macOS

Uw aangepaste indeling definiëren

Als u Outlook voor macOS gebruikt en uw eigen aangepaste sjabloonindelingen wilt definiëren, gaat u als volgt te werk:

1. Outlook openen
2. Druk op Nieuwe e-mail
3. Schrijf uw e-mailtekst.
4. Klik in de bovenste balk op Opslaan als sjabloon...
5. Kies vervolgens uw sjabloonmap en klik op Opslaan.

Stuur op sjablonen gebaseerde berichten op macOS

Nadat u uw aangepaste e-mail stationair hebt opgeslagen, kunt u deze opnieuw gebruiken om uw werk te versnellen. Volg deze instructies:

1. Outlook openen.
2. Klik in de bovenste balk op Bestand
3. Druk op Nieuw en selecteer Nieuw van sjabloon
4. Uw sjablonenmap wordt geopend, maar in tegenstelling tot Windows slaat macOS uw sjablonen op als .emltpl-bestanden.
5. Kies uw e-mailsjabloon en klik op OK .
6. Vul indien nodig uw e-mailontvangers in.
7. Last but zeker not least, ga je gang en stuur je bericht.

Opmerking: Outlook op macOS ondersteunt geen sjablonen voor afspraken en vergaderingen