Stop en verwijder dubbele e-mailberichten in Outlook 2016 en 2019

Geldt voor: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 en macOS (met kleine aanpassingen).

Heb je ooit een heleboel overbodige dubbele e-mailitems, contactpersonen en agenda-items in Outlook en wilde je deze vervelende duplicaten snel opruimen, zodat je je op de echte dingen kunt concentreren?

Als dat zo is, lees dan verder, want vandaag laten we u zien hoe u kunt stoppen met het ontvangen van die berichten en dubbele e-mail uit uw mailbox kunt verwijderen zonder een kostbaar verwijderprogramma aan te schaffen.

We zullen eerst de meest voorkomende redenen voor de meest voorkomende gevallen van e-mailduplicatie uitleggen. Vervolgens bieden we enkele eenvoudige oplossingen die u eenvoudig kunt implementeren om met gemak overbodige gesprekken, contacten en vergaderingen uit uw e-mailinbox te verwijderen.

Redenen voor dubbele e-mail in uw mailbox

Van wat ik in het verleden heb gezien, zijn Outlook-duplicaten meestal afkomstig van zes hoofdredenen :

1. Regels niet correct geconfigureerd : het kan voorkomen dat twee of meer regels worden geactiveerd bij het ontvangen van e-mail, wat resulteert in meerdere exemplaren van dezelfde berichten.
2. Onjuiste accountconfiguratie : in verschillende gevallen heb ik gezien dat gebruikers per ongeluk meerdere exemplaren van hetzelfde e-mailaccount hebben gedefinieerd en dit resulteert in meerdere exemplaren van elke inkomende e-mail, contacten en agenda-items.
3. Verzend-/ontvangstinterval is te kort . Als de frequentie van uw inbox-update te kort is; Outlook laadt het bericht mogelijk in uw inbox, MAAR kan het voorkomen van berichten mogelijk niet markeren als gesynchroniseerd/geladen. Dit resulteert in meerdere exemplaren van dezelfde berichten.
4. Synchronisatieproblemen : we hebben ook dubbele contacten en berichten waargenomen als gevolg van synchronisatieproblemen met externe providers.
5. Gebruikersfouten bij het handmatig kopiëren en plakken van vergaderingen en afspraken in de Outlook-agenda.
6. Onjuiste samenvoeging van verschillende persoonlijke Outlook-mappen (ook wel PST-bestanden genoemd) in één map.

Impact van gedupliceerde Outlook-items

1. Ze schaden uw productiviteit.
2. Ze verwarren en veroorzaken fouten. Stel je voor dat je meer dan één keer op dezelfde notitie reageert :-(...
3. Ze kunnen van invloed zijn op de laadprestaties van uw Outlook-client. Hoe meer berichten die op uw computer of server zijn opgeslagen, bij het opstarten moeten worden geladen, hoe langzamer de prestaties zullen zijn.
4. Dups vullen je inbox. Zakelijke gebruikers moeten e-mail verwijderen om te voldoen aan de toegewezen e-mailopslagcapaciteit die door hun IT-afdeling is verstrekt.

Nu we de hoofdoorzaken en impact begrijpen, gaan we ons concentreren op enkele mogelijke oplossingen.

Verwijder dubbele e-mail in Outlook

Er zijn verschillende hulpprogramma's en invoegtoepassingen voor het verwijderen van e-mail op de markt, maar we geloven en raden u aan de kant-en-klare Outlook-functionaliteit te gebruiken. Lees verder voor de volledige procedure.

• Open Microsoft Outlook (dit proces werkt in versies 2013 en 2016).
• Het is altijd raadzaam om een ​​back-up van uw e-mail te maken voordat u een opschoonprocedure uitvoert. Hier is een stapsgewijze procedure om uw Outlook-e-mail, -agenda en -contacten te exporteren en er een back-up van te maken .
• Nadat u klaar bent, selecteert u de map waarin de dubbele e-mails zich bevinden.
• Ga onder Home door en selecteer de vervolgkeuzelijst Opschonen in het lint.

• Selecteer Gesprek opschonen om dubbele e-mails in het gesprek te verwijderen en naar de map Verwijderde items te verplaatsen.
• Opschonen map zal dubbele e-mails in de specifieke map verwijderen en verplaatsen naar de verwijderde items.
• Met het opruimen van oudere en submappen kunt u ook submappen opschonen.
• Als u klaar bent, kunt u met de rechtermuisknop op de map Verwijderde items klikken en op Map leegmaken klikken om uw gedupliceerde e-mailinstanties voorgoed te verwijderen.

Opmerking: als u een Microsoft Office voor MAC-gebruiker bent, vindt u de optie Opschonen in uw Home-lint.

Problemen met e-mailduplicatie voorkomen

1. Controleer indien relevant uw Outlook-regels om ervoor te zorgen dat er niet meerdere regels tegelijk worden geactiveerd voor elk inkomend bericht.
2. Als u web-e-mailproviders van derden gebruikt, controleer dan of uw  Gmail-, Yahoo- en Outlook.com - accounts correct zijn gedefinieerd in Outlook.
3. Verhoog nu de frequentie van uw inbox-update. Hier is het stapsgewijze proces:
   • Druk in Outlook op Verzenden / Ontvangen
   • Druk op Groepen verzenden / ontvangen
   • Ga nu verder en selecteer Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren
   • Stel nu het tijdsinterval in op een waarde tussen 15 en 30 minuten (zie screenshot hieronder)
   • Klik OK.

Dubbele contacten opruimen

Als je dubbele contactpersonen hebt gevonden op je tabblad Mensen, zul je deze tutorial erg handig vinden om de overtollige contacten te verwijderen. Volg de beschreven stappen om dubbele vermeldingen in uw Outlook-contactpersonenlijst samen te voegen.

Hoop dat het helpt!