Często zdarza się, że wysyłamy e-maile, które wyglądają bardzo podobnie. Na przykład podczas zapraszania ludzi na rozmowę kwalifikacyjną lub kontaktowania się z dostawcą w celu uzyskania oferty. Pisanie każdego e-maila od podstaw jest czasochłonne, zwłaszcza jeśli tworzysz dziesiątki lub setki e-maili tygodniowo. Na szczęście Outlook ma funkcję, której można użyć do tworzenia szablonów wiadomości e-mail, które można łatwo wykorzystać, aby zaoszczędzić czas na pisaniu podobnego rodzaju wiadomości e-mail.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak tworzyć szablony wiadomości e-mail w programie Outlook, ten przewodnik jest dla Ciebie. Przeprowadzę Cię krok po kroku przez procedurę tworzenia różnych szablonów wiadomości e-mail w Outlook.com. Z niewielkimi zmianami, poniższy proces będzie działał na desktopowych wersjach programu Microsoft Outlook 2016, 2019 i 2021/365.
Jak otwierać szablony wiadomości e-mail w programie Outlook
Aby otworzyć szablon wiadomości e-mail zgodnie z oczekiwaniami programu Outlook, przejdź do karty „Strona główna”, a następnie kliknij Nowe elementy > Więcej elementów > Wybierz formularz.

W oknie „Wybierz formularz” należy następnie zmienić menu rozwijane „Szukaj w:” na „Szablony użytkownika w systemie plików”. Na koniec możesz dwukrotnie kliknąć szablon, aby go otworzyć.

Otworzy się nowy e-mail wyświetlający zawartość szablonu. To działa, ale nie jest to proces szybki. Łatwo też zapomnieć ścieżkę menu.
Otwieranie szablonów będzie znacznie łatwiejsze, jeśli dodasz do wstążki opcję „Wybierz formularz”.
Jak w łatwy sposób otwierać szablony wiadomości e-mail
Dodamy nowy przycisk do zakładki „Strona główna” na wstążce Outlooka, dzięki czemu będziemy mogli bezpośrednio z niego otworzyć panel „Wybierz formularz”.
Aby rozpocząć, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę na wstążce, a następnie wybierz opcję „Dostosuj wstążkę”.

W panelu „Dostosuj wstążkę” zmień menu rozwijane „Popularne polecenia” na „Wszystkie polecenia”.

Przewiń w dół i wybierz „Wybierz formularz”.

Aby dodać ten przycisk do wstążki należy najpierw dodać go do jednej z grup w kolumnie po prawej stronie.

Dodamy nasz przycisk do zakładki „Strona główna” w osobnej grupie obok „Nowy”. Aby poinformować Outlooka, że właśnie to chcesz zrobić, kliknij „Nowy”, a następnie kliknij „Nowa grupa”.

Kliknij nowo dodaną grupę, a następnie kliknij „Zmień nazwę”. Zmień nazwę na „Szablony” (lub dowolną inną), a następnie kliknij „OK”.

Nazwa nowej grupy zmieni się na taką, jaką ją nazwałeś. Ostatnim krokiem jest dodanie przycisku do grupy. W kolumnie po lewej stronie wybierz „Wybierz formularz”, kliknij „Dodaj”, aby dodać go do grupy, a następnie kliknij „OK”.

Twoja nowa grupa zawierająca przycisk „Wybierz formularz” będzie teraz widoczna w zakładce „Strona główna”.

Teraz możesz po prostu kliknąć „Wybierz formularz”, aby otworzyć panel i zaoszczędzić sobie trudu klikania mnóstwa menu.