Jak pisać przydatne makra w wiadomościach Outlook 2016 i 2019?

W Microsoft Office używamy języka Visual Basic for Applications (VBA) do tworzenia niestandardowych programów, które rozszerzają podstawową funkcjonalność pakietu Office i pomagają zaoszczędzić czas poprzez automatyzację powtarzalnych zadań. Te małe programy VBA nazywamy makrami .

W tym samouczku chcieliśmy zapewnić najbardziej kompletne zasoby internetowe dotyczące programowania makr dla programu Outlook. Skoncentrujemy się na odkrywaniu podstaw Outlook VBA dla początkujących, nauczymy się pisać makra, a następnie przyjrzymy się bardziej zaawansowanym przydatnym pomysłom na makra. Na podstawie opinii, które otrzymaliśmy, po przejściu tego samouczka powinieneś być w stanie opracować i uruchomić proste makra VBA dla programu Outlook.

• Najpierw podstawy: nauczymy się wstawiać i zapisywać proste niestandardowe makro VBA do aktywnej sesji programu Outlook.
• Następnie skonfigurujemy środowisko programowania makr na naszym komputerze.
• Przejdziemy przez najbardziej podstawowe przykłady Outlook VBA. Pomoże Ci to zrozumieć podstawy programowania makr i umożliwi pisanie prostych makr.
• Następnie zdefiniujemy ikonę skrótu dla naszego makra na pasku narzędzi szybkiego dostępu. Umożliwi nam to łatwe uruchomienie makra.
• Na koniec włączymy makra programu Outlook i zajmiemy się ich ustawieniami zabezpieczeń, aby upewnić się, że kod będzie rzeczywiście działał po wyświetleniu monitu na naszych komputerach.

Czy mogę nagrać makro programu Outlook?

W przeciwieństwie do innych aplikacji pakietu Office, Outlook nie oferuje prostego rejestratora makr do przechwytywania działań użytkownika i automatycznego generowania wymaganego kodu VBA w tle. Dlatego, jeśli chcemy dodać własną niestandardową funkcjonalność do Outlooka, musimy nauczyć się pisać proste programy VBA i włączać je do naszej sesji Outlooka.

Uwaga: Jeśli chcesz wiedzieć, jak faktycznie działa rejestrator makr pakietu Office, polecam zajrzeć do samouczków MS Word Macros i Excel VBA Macro .

Pisanie makr VBA w Outlooku

1. Po pierwsze, otwórz Microsoft Outlook.
2. Teraz idź dalej i naciśnij przycisk Alt + F11 .
3. Otwarte zostanie zintegrowane środowisko programistyczne (IDE) dewelopera VBA.
4. Rozwiń drzewo projektu do węzła ThisOutlookSession .
5. Kliknij prawym przyciskiem myszy ThisOutlookSession , a następnie naciśnij Wstaw .
6. Teraz zamierzasz wstawić moduł Visual Basic. Aby to osiągnąć, przejdź dalej i wybierz Moduł .
7. Wklej swój kod VBA do okna Module .
8. Hit Plik , a następnie wybierz Zapisz .
9. Śmiało i zamknij środowisko programistyczne . Spowoduje to powrót do interfejsu użytkownika programu Outlook.

Uwaga: Przeczytaj kilka prostych przykładów kodu, aby rozpocząć korzystanie z VBA. Nigdy nie kopiuj kodu VBA z nieznanych zasobów.

Jak skonfigurować kartę programisty w Outlooku?

Jeśli często będziesz programować makra programu Outlook, możesz skonfigurować swoje środowisko programistyczne pakietu Office. Brzmi fantazyjnie, prawda? Właściwie to dość prosta procedura. Czytaj dalej, aby poznać szczegóły:

1. Otwórz Outlooka , kliknij prawym przyciskiem myszy górny obszar Wstążki i wybierz Dostosuj Wstążkę .

1. Sprawdź wpis Deweloper i naciśnij OK .

1. Teraz znajdziesz menu Deweloper na Wstążce.

Przydatne przykłady Outlook VBA

Utwórz wiadomość e-mail

Ten prosty fragment kodu programowo tworzy nowy element wiadomości e-mail.

Skrypt rozpoczyna się od utworzenia elementu poczty programu Outlook, a następnie ustawia pola do, temat, treść i CC. Na koniec wyświetla wiadomość w Outlooku, dzięki czemu możesz ją przejrzeć i wysłać ręcznie.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Uwaga zaawansowana: Podczas definiowania nowych wiadomości e-mail za pomocą VBA możesz używać predefiniowanych szablonów programu Outlook. W tym celu musisz skorzystać z metody CreateItemFromTemplate i określić lokalizację pliku szablonu programu Outlook (*. oft ).

Wyślij wiadomość e-mail programowo

Jeśli chcesz, aby program Outlook wysłał właśnie utworzoną wiadomość e-mail automatycznie, możesz dodać następujący wiersz do kodu zamieszczonego powyżej. Wklej następujący wiersz przed instrukcją End Sub poprzedniego fragmentu kodu.

MyEmail.Send

Załącz plik do wiadomości e-mail

W wielu przypadkach chciałbyś zautomatyzować wysyłanie wiadomości e-mail z dołączonym do niej plikiem. Może to być dokument Word, arkusz kalkulacyjny Excel, prezentacja Powerpoint, dokumenty PDF itp.”. Jeśli chcesz programowo wysłać wiadomość e-mail z załącznikami, użyj tego kodu:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Uwagi:

• Upewnij się, że we fragmencie ustawiono poprawną ścieżkę i nazwę pliku załącznika.
• W tym przykładzie ustawiłem wielu odbiorców na e-mail , uprzejmie dostosuj zgodnie z wymaganiami.

Utwórz zadanie w VBA

Poniższy fragment kodu tworzy zadanie programu Outlook, przypisuje je innej osobie oraz ustawia temat i treść zadania.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Zapisz jako HTML

Niewielu czytelników pytało, jak zautomatyzować zapisywanie e-maili do HTML. Poniższy kod spełnia dokładnie to.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Uwaga: Upewnij się, że uruchamiasz ten kod tylko w wiadomościach e-mail, które są otwarte w programie Outlook (nie w widoku Skrzynka odbiorcza/Eksplorator).

Pytania dotyczące makr programu Outlook

Gdzie są przechowywane makra w Outlooku?

Być może zastanawiasz się, gdzie dokładnie przechowywane jest używane makro. Cóż, w przeciwieństwie do Excela, który pozwala na przechowywanie makr w pliku personal.xlb lub w określonych arkuszach kalkulacyjnych; wszystkie makra programu Microsoft Outlook są przechowywane w jednym globalnym pliku w systemie plików. W szczególności plik przechowujący wszystkie makra nosi nazwę VBAProject.otm. Plik można znaleźć pod adresem: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Przycisk skrótu do makr programu Outlook

Naszym kolejnym krokiem jest wstawienie małego przycisku skrótu, który pozwoli nam w łatwy sposób uruchomić makro. Dla uproszczenia wstawimy ten przycisk do paska narzędzi szybkiego dostępu.

1. Otwórz Microsoft Outlook, jeśli nie jest jeszcze otwarty.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy górną wstążkę programu Outlook i wybierz Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu .

       Uwaga: Możesz użyć podobnej procedury, aby umieścić ikonę na samej Wstążce zamiast na pasku narzędzi Szybki dostęp.

1. Kliknij pole kombi „ Wybierz polecenia z ” i wybierz Makra .

1. Wybierz właśnie utworzone makro i naciśnij Dodaj .

1. Naciśnij przycisk Zmień , aby zdefiniować niestandardowy obraz ikony dla przycisku paska narzędzi szybkiego dostępu.

1. Po zakończeniu naciśnij OK.

Jak włączyć makro w Outlooku?

Ten krok jest opcjonalny i należy go wykonać tylko wtedy, gdy podczas uruchamiania nowo utworzonego makra zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

1. Następnie zezwól Outlookowi na uruchomienie naszego makra VBA. Domyślnie Microsoft Office wyłącza makra i nie zezwala na nie; więc musimy zdefiniować odpowiednie zabezpieczenia makr, aby umożliwić uruchomienie niestandardowego makra programu Outlook.
2. W Outlook 2016 kliknij Deweloper na wstążce i wybierz Zabezpieczenia makr .

1. Wybierz ustawienia zabezpieczeń makr.
   1. W Outlook 2016: wybierz Powiadomienia tylko dla makr podpisanych cyfrowo, wszystkie inne wyłączone lub Powiadomienia dla wszystkich makr .
   2. W programie Outlook 2019: wybierz opcję Wyłącz wszystkie makra z powiadomieniem . Spowoduje to opublikowanie komunikatu ostrzegawczego wymagającego zatwierdzenia przez użytkownika przed uruchomieniem makra.
2. Po ustawieniu ustawień bezpieczeństwa makr, naciśnij OK .

Uwaga: Twoje obecne ustawienia zabezpieczeń mogą uniemożliwiać uruchamianie makr w programie Outlook. Oto samouczek, jak postępować, jeśli makra są wyłączone w projekcie makr programu Outlook .

Jak korzystać z makra Outlooka?

Wreszcie, ale zdecydowanie nie mniej ważne, teraz nadszedł czas na uruchomienie nowo utworzonego makra.

1. Przejdź do paska narzędzi szybkiego dostępu (w lewym górnym rogu ekranu – nieco powyżej menu HOME).
2. Kliknij ikonę, którą przypisałeś do swojego makra.
3. Voi'la, właśnie ukończyłeś i uruchomiłeś (pierwsze) makro VBA Outlooka!

Dodatkowe pomysły na makra programu Outlook

Kilku naszych czytelników zapytało, czy moglibyśmy podać dalsze pomysły dotyczące automatyzacji programu Outlook. Oto kilka, od których warto zacząć.

1. Automatycznie zapisuj załączniki w wiadomościach przychodzących w określonym folderze.
2. Czytaj listę wpisów spotkań z pliku CSV i automatycznie twórz spotkania w jednym lub kilku kalendarzach.
3. Automatyczne tworzenie zadań/spotkań/kontaktów z przychodzących wiadomości e-mail.
4. Wizualizuj status odpowiedzi uczestników na zestaw spotkań cyklicznych.
5. Wysyłaj wiadomości e-mail programu Outlook z programu Excel, Word lub Access.
6. Pobierz wszystkie załączniki z określonego folderu programu Outlook na swój komputer. Jeśli miejsce na Twoim koncie Outlook jest ograniczone, możesz użyć tego makra, aby pobrać na dysk tylko duże załączniki (na przykład ponad 5 MB), zamiast zarządzać nimi w Outlooku.
7. Eksportuj kontakty programu Outlook bezpośrednio do bazy danych programu Access. Pamiętaj, że w produkcie jest dostępna opcja Eksportuj kontakty do CSV.
8. Automatycznie aktualizuj informacje o spotkaniach dla spotkań indywidualnych lub cyklicznych.

Następne kroki

• Potrzebujesz konkretnej pomocy VBA? Zachęcamy do kontaktu w celu uzyskania niestandardowej propozycji .