Zatrzymaj i usuń zduplikowane wiadomości e-mail w Outlooku 2016 i 2019

Dotyczy: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 i macOS (z małymi poprawkami).

Wprowadzenie

Czy kiedykolwiek miałeś w Outlooku mnóstwo zduplikowanych elementów wiadomości e-mail, osób kontaktowych i wpisów kalendarza i chciałeś szybko wyczyścić te irytujące duplikaty, aby móc skupić się na prawdziwych rzeczach? Jeśli tak, czytaj dalej, ponieważ dzisiaj pokażemy Ci, jak przestać otrzymywać te wiadomości i usunąć zduplikowane wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej bez kupowania kosztownego narzędzia do usuwania.

Przyczyny duplikatów wiadomości e-mail

Z tego, co widziałem w przeszłości, duplikaty programu Outlook zazwyczaj pochodzą z sześciu głównych powodów:

1. Reguły niepoprawnie skonfigurowane: może się zdarzyć, że po otrzymaniu wiadomości e-mail zostaną uruchomione dwie lub więcej reguł, co spowoduje powstanie wielu wystąpień tych samych wiadomości.
2. Nieprawidłowa konfiguracja konta: w kilku przypadkach zauważyłem, że użytkownicy omyłkowo zdefiniowali wiele wystąpień tego samego konta e-mail, co skutkuje wieloma wystąpieniami każdego przychodzącego e-maila, kontaktów i wpisów w kalendarzu.
3. Interwały wysyłania/odbierania są za krótkie: Jeśli częstotliwość aktualizacji Twojej skrzynki odbiorczej jest zbyt krótka; Outlook może załadować wiadomość do skrzynki odbiorczej, ALE może nie być w stanie oznaczyć wystąpień wiadomości jako zsynchronizowanych/wczytanych. Powoduje to zwielokrotnienie wystąpień tych samych wiadomości.
4. Problemy z synchronizacją: Zaobserwowaliśmy również zduplikowane kontakty i wiadomości wynikające z problemów z synchronizacją z zewnętrznymi dostawcami.
5. Błędy użytkownika: podczas ręcznego kopiowania i wklejania spotkań i terminów w kalendarzu programu Outlook.
6. Nieprawidłowe scalanie: kilku folderów osobistych programu Outlook (zwanych również plikami PST) w jeden folder.

Wpływ zduplikowanych elementów programu Outlook

Jak usunąć zduplikowane wiadomości e-mail w Outlooku

Na rynku dostępnych jest kilka narzędzi i dodatków do usuwania duplikacji wiadomości e-mail, ale wierzymy i zalecamy korzystanie z gotowej funkcjonalności programu Outlook. Oto szczegółowa procedura:

1. Otwórz Microsoft Outlook (ten proces będzie działał w wersjach 2013 i 2016).
2. Wykonaj kopię zapasową wiadomości e-mail przed przystąpieniem do usuwania. Tu znajdziesz instrukcje dotyczące tworzenia kopii zapasowych poczty e-mail, kalendarza i kontaktów programu Outlook.
3. Wybierz folder, w którym znajdują się zduplikowane wiadomości e-mail.
4. W obszarze Strona główna przejdź i wybierz rozwijane pole Wyczyść na Wstążce.

5. Wybierz opcję Wyczyść konwersację, aby usunąć i przenieść zduplikowane wiadomości e-mail z konwersacji do folderu Elementy usunięte.
6. Folder czyszczenia usunie i przeniesie zduplikowane wiadomości e-mail w określonym folderze do elementów usuniętych.
7. Wyczyść foldery starsze i podrzędne, a także podfoldery.
8. Po zakończeniu kliknij prawym przyciskiem myszy folder Elementy usunięte i wybierz Pusty folder, aby na dobre usunąć zduplikowane instancje wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli jesteś użytkownikiem pakietu Microsoft Office dla komputerów Mac, na wstążce głównej znajdziesz opcję Wyczyść.

Jak zapobiegać problemom z powielaniem wiadomości e-mail

1. W razie potrzeby sprawdź reguły programu Outlook, aby upewnić się, że wiele reguł nie jest uruchamianych równolegle dla każdej przychodzącej wiadomości.
2. Jeśli korzystasz z zewnętrznych dostawców poczty e-mail, upewnij się, że konta Gmail, Yahoo i Outlook.com są poprawnie zdefiniowane w programie Outlook.
3. Zwiększ częstotliwość aktualizacji skrzynki odbiorczej, oto proces krok po kroku:
   • W Outlooku naciśnij Wyślij/Odbierz.
   • Naciśnij Wyślij/Odbierz Grupy.
   • Wybierz Zdefiniuj grupy wysyłania/odbierania.
   • Ustaw przedział czasu na wartość od 15 do 30 minut.
   • Kliknij OK.

Czyszczenie zduplikowanych kontaktów

Jeśli znalazłeś zduplikowane osoby kontaktowe na karcie Osoby, ten samouczek będzie bardzo przydatny do usunięcia zbędnych kontaktów. Wykonaj opisane czynności, aby scalić zduplikowane wpisy na liście kontaktów programu Outlook.

Mam nadzieję, że to pomoże!

Ustawianie częstotliwości aktualizacji skrzynki odbiorczej

Aby zapobiec problemom z usuwaniem duplikatów, możesz zwiększyć częstotliwość aktualizacji skrzynki odbiorczej, wykonując poniższe kroki:

• Uzyskaj dostęp do programu Outlook i dotknij opcji Wyślij/Odbierz.
• W ustawieniu Grupy wysyłania/odbioru możesz ustawić opcję „Zaplanuj automatyczne wysyłanie/odbieranie co” na 15 minut i kliknąć Zamknij.

Uwaga: ważne jest, aby użytkownicy przejrzeli reguły programu Outlook, aby zapewnić poprawną konfigurację, ponieważ nieprawidłowe reguły mogą prowadzić do pomyłek w różnych folderach poczty e-mail, potencjalnie przyczyniając się do problemu zduplikowanych wiadomości e-mail.

Jeśli szukasz narzędzia do skutecznego usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail w programie Outlook 2016, rozważ Kernel for Outlook Duplicates Remover. To niezawodne oprogramowanie jest Twoim najlepszym sprzymierzeńcem w eliminowaniu duplikatów e-maili. Upewnij się, że masz zainstalowane narzędzie do usuwania duplikatów jądra programu Outlook, aby zapobiec przekształceniu się duplikatów wiadomości e-mail w koszmar.

Użyj profesjonalnego narzędzia do usuwania duplikatów elementów programu Outlook

Dobrym wyborem jest także skorzystanie z niezawodnego narzędzia do usuwania duplikatów programu Outlook innej firmy, które umożliwia trwałe usunięcie duplikatów programu Outlook. Kernel for Outlook Duplicates Remover jest takim narzędziem. Poniżej dowiesz się, jak z niego korzystać:

1. Pobierz, zainstaluj i uruchom aplikację Kernel for Outlook Duplicates.
2. Kliknij przycisk Dodaj zadanie, aby dodać lub utworzyć nowe zadanie.
3. W Kreatorze tworzenia zadania wpisz nazwę zadania i opis, a następnie kliknij Dalej, aby kontynuować.
4. Wybierz folder(y) do wyszukiwania zduplikowanych elementów. Możesz określić priorytety folderów w celu wyszukiwania duplikatów elementów za pomocą przycisków W górę i W dół, a następnie kliknij Dalej.
5. Wybierz typ operacji, którą chcesz wykonać na zduplikowanych elementach i postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora, aby zakończyć proces usuwania.