Zatrzymaj i usuń zduplikowane wiadomości e-mail w Outlooku 2016 i 2019

Dotyczy: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 i macOS (z małymi poprawkami).

Czy kiedykolwiek miałeś w Outlooku mnóstwo zduplikowanych elementów wiadomości e-mail, osób kontaktowych i wpisów kalendarza i chciałeś szybko wyczyścić te irytujące duplikaty, aby móc skupić się na prawdziwych rzeczach?

Jeśli tak, czytaj dalej, ponieważ dzisiaj pokażemy Ci, jak przestać otrzymywać te wiadomości i usunąć zduplikowane wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej bez kupowania kosztownego narzędzia do usuwania.

Najpierw wyjaśnimy najczęstsze przyczyny najczęstszych przypadków duplikowania wiadomości e-mail. Następnie przedstawimy kilka prostych rozwiązań, które można łatwo wdrożyć, aby z łatwością usunąć zbędne konwersacje, kontakty i spotkania ze skrzynki odbiorczej poczty e-mail.

Powody duplikatów wiadomości e-mail w Twojej skrzynce pocztowej

Z tego, co widziałem w przeszłości, duplikaty programu Outlook zazwyczaj pochodzą z sześciu głównych powodów :

1. Reguły niepoprawnie skonfigurowane : może się zdarzyć, że po otrzymaniu wiadomości e-mail zostaną uruchomione dwie lub więcej reguł, co spowoduje powstanie wielu wystąpień tych samych wiadomości.
2. Nieprawidłowa konfiguracja konta : w kilku przypadkach zauważyłem, że użytkownicy omyłkowo zdefiniowali wiele wystąpień tego samego konta e-mail, co skutkuje wieloma wystąpieniami każdego przychodzącego e-maila, kontaktów i wpisów w kalendarzu.
3. Interwały wysyłania/odbierania są za krótkie . Jeśli częstotliwość aktualizacji Twojej skrzynki odbiorczej jest zbyt krótka; Outlook może załadować wiadomość do skrzynki odbiorczej, ALE może nie być w stanie oznaczyć wystąpień wiadomości jako zsynchronizowanych/wczytanych. Powoduje to zwielokrotnienie wystąpień tych samych wiadomości.
4. Problemy z synchronizacją : Zaobserwowaliśmy również zduplikowane kontakty i wiadomości wynikające z problemów z synchronizacją z zewnętrznymi dostawcami.
5. Błędy użytkownika podczas ręcznego kopiowania i wklejania spotkań i terminów w kalendarzu programu Outlook.
6. Nieprawidłowe scalanie kilku folderów osobistych programu Outlook (zwanych również plikami PST) w jeden folder.

Wpływ zduplikowanych elementów programu Outlook

1. Niszczą twoją produktywność.
2. Mylą i powodują błędy. Wyobraź sobie, że odpowiadasz więcej niż raz na tę samą notatkę :-(…
3. Mogą mieć wpływ na wydajność ładowania klienta programu Outlook. Im więcej wiadomości przechowywanych na komputerze lub serwerze Outlook będzie musiał zostać załadowany podczas uruchamiania, tym wolniej będzie działać.
4. Dupy wypełniają Twoją skrzynkę odbiorczą. Użytkownicy biznesowi będą musieli usunąć pocztę e-mail, aby zachować przydzieloną pojemność przechowywania poczty e-mail zapewnianą przez ich dział IT.

Teraz, gdy rozumiemy pierwotne przyczyny i wpływ, skupmy się na kilku możliwych rozwiązaniach.

Usuń zduplikowane wiadomości e-mail w Outlooku

Na rynku dostępnych jest kilka narzędzi i dodatków do usuwania duplikacji wiadomości e-mail, ale wierzymy i zalecamy korzystanie z gotowej funkcjonalności programu Outlook. Przeczytaj całą procedurę.

• Otwórz Microsoft Outlook (ten proces będzie działał w wersjach 2013 i 2016).
• Zawsze zaleca się wykonanie kopii zapasowej wiadomości e-mail przed wykonaniem procedury czyszczenia. Oto szczegółowa procedura eksportowania i tworzenia kopii zapasowych poczty e-mail, kalendarza i kontaktów programu Outlook .
• Po zakończeniu wybierz folder, w którym znajdują się zduplikowane wiadomości e-mail.
• W obszarze Strona główna przejdź dalej i wybierz rozwijane pole Wyczyść na Wstążce.

• Wybierz opcję Wyczyść konwersację, aby usunąć i przenieść zduplikowane wiadomości e-mail z konwersacji do folderu Elementy usunięte.
• Folder czyszczenia usunie i przeniesie zduplikowane wiadomości e-mail w określonym folderze do elementów usuniętych.
• Wyczyść foldery starsze i podrzędne , a także podfoldery.
• Po zakończeniu możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy folder Elementy usunięte i nacisnąć Pusty folder , aby na dobre usunąć zduplikowane instancje wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli jesteś użytkownikiem pakietu Microsoft Office dla komputerów Mac, na wstążce głównej znajdziesz opcję Wyczyść.

Zapobieganie problemom z powielaniem wiadomości e-mail

1. W razie potrzeby sprawdź reguły programu Outlook, aby upewnić się, że wiele reguł nie jest uruchamianych równolegle dla każdej przychodzącej wiadomości.
2. Jeśli korzystasz z zewnętrznych dostawców poczty e-mail, sprawdź, czy konta  Gmail, Yahoo i Outlook.com są poprawnie zdefiniowane w programie Outlook.
3. Teraz zwiększ częstotliwość aktualizacji skrzynki odbiorczej. Oto proces krok po kroku:
   • W Outlooku naciśnij Wyślij / Odbierz
   • Naciśnij Wyślij / Odbierz Grupy
   • Teraz idź dalej i wybierz Zdefiniuj grupy wysyłania / odbierania
   • Teraz ustaw przedział czasu na wartość od 15 do 30 minut (patrz zrzut ekranu poniżej)
   • Kliknij OK.

Czyszczenie zduplikowanych kontaktów

Jeśli znalazłeś zduplikowane osoby kontaktowe na karcie Osoby, ten samouczek będzie bardzo przydatny do usunięcia zbędnych kontaktów. Wykonaj opisane czynności, aby scalić zduplikowane wpisy na liście kontaktów programu Outlook.

Mam nadzieję, że to pomoże!