Szablony Outlook: Twórz szablony wiadomości e-mail i spotkań w Office 365, 2019 i 2016 dla komputerów PC i MAC

Ostatnia aktualizacja: październik 2019.

Oto pytanie, które właśnie dostaliśmy do czytelnika:

Witam, jestem biurem podróży i chciałbym zdefiniować niestandardowy szablon wiadomości e-mail, aby odpowiadać na e-maile wysyłane przez mojego klienta. Chciałbym również przyspieszyć proces planowania terminów i mieć szablon, którego mogę użyć do szybkiego tworzenia terminów i spotkań. Jeśli to pomaga, używam programu Outlook 365. Z góry dziękuję za wszelką pomoc.

Dziękuję za twoje pytanie. No to ruszamy ;-):

Szablony wiadomości e-mail programu Outlook

Konfigurowanie wstępnie zdefiniowanych wiadomości e-mail jest dość proste. Wszystko, co musisz zrobić, to wpisać i sformatować wiadomość e-mail, a następnie zapisać ją jako szablon do wykorzystania w przyszłości.

Uwaga: dla uproszczenia, w tym poście będę używał prostych przykładów szablonów wiadomości i spotkań, jednak warto przyjrzeć się zdefiniowaniu bardziej złożonych formularzy do wypełniania przez użytkownika dla programu Outlook .

Wykonaj następujące kroki, aby utworzyć szablony wiadomości e-mail programu Outlook :

1. Otwórz Outlooka.
2. Hit Nowy e-mail.
3. Wpisz temat wiadomości e-mail.
4. Wpisz tekst e-maila. Oto prosty przykład:

1. Wstaw swój podpis (w razie potrzeby).
2. Teraz musisz zapisać wiadomość e-mail jako plik szablonu programu Outlook (z częstym rozszerzeniem) do dalszego wykorzystania.
3. Śmiało i naciśnij Plik.
4. Teraz naciśnij Zapisz jako i podaj nazwę pliku; w naszym prostym przykładzie będzie to: „Speaking Application Approved”.
5. Zapisz wiadomość e-mail jako szablon, nie zapomnij ustawić typu pliku na .oft, jak pokazano poniżej.

1. Hit Zapisz.
2. Zamknij wiadomość.
3. Jeśli pojawi się monit, naciśnij Zapisz wszystkie zmiany.

Wysyłanie e-maila na podstawie szablonu

Ponowne wykorzystanie istniejących szablonów jest również dość proste:

1. Otwórz Outlooka.
2. Hit nowe przedmioty.
3. Teraz wybierz Więcej elementów.
4. Wybierz opcję Wybierz formularz.
5. Teraz musisz wybrać lokalizację, w której będzie przechowywany szablon, który właśnie zbudowałeś w poprzednim kroku. Wybierz szablony użytkownika w lokalizacji systemu plików i wybierz wpis „”Zatwierdzona aplikacja do mówienia”, jak pokazano poniżej

1. Hit Otwórz.
2. Zdefiniuj odbiorców wiadomości e-mail w polach Do i DW; w razie potrzeby zdefiniuj czarną kopię (BCC).
3. Wyślij swój e-mail.

Szablony zaproszeń na spotkanie w programie Outlook

W ten sam sposób możesz ponownie wykorzystać predefiniowane formaty dla swoich spotkań i terminów.

Po prostu zdefiniuj szablon spotkania i zapisz go jako plik .otf; następnie wyślij prośbę do uczestników spotkania.

Edycja szablonów wiadomości i spotkań

Od czasu do czasu może być konieczne zmodyfikowanie formularza/szablonu programu Outlook.

W tym celu wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz plik formularza, jak pokazano powyżej w sekcji Ponowne użycie szablonów.
2. Wprowadź wymagane zmiany.
3. Hit Plik, następnie Zapisz jako, a następnie zapisz plik pod inną nazwą.

Gdzie są zapisywane szablony?

Kilku czytelników zapytało nas, w której ścieżce pliku Outlook zwykle przechowuje wszystkie niestandardowe szablony.

Domyślnie lokalizacja znajduje się pod Twoim kontem użytkownika. W systemie Windows 10 /8 lub 7 byłoby to: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Możesz oczywiście przechowywać swoje pliki w różnych lokalizacjach w systemie operacyjnym Windows PC.

Porada: Jeśli nie masz pewności co do dokładnej lokalizacji, możesz uruchomić wyszukiwanie plików .oft w systemie Windows.

Szablony wiadomości e-mail dla systemu macOS

Definiowanie własnego formatu

Jeśli korzystasz z programu Outlook dla systemu macOS i chcesz zdefiniować własne niestandardowe formaty szablonów, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz Outlooka
2. Hit Nowa poczta
3. Napisz tekst e-maila.
4. Z górnego paska naciśnij Zapisz jako szablon…
5. Następnie wybierz folder szablonów i naciśnij Zapisz.

Wysyłaj wiadomości oparte na szablonach w systemie macOS

Po zapisaniu niestandardowego e-maila stacjonarnego możesz przejść do głowy i użyć go ponownie, aby przyspieszyć pracę. Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Otwórz Outlooka.
2. Z górnego paska naciśnij Plik
3. Naciśnij Nowy i wybierz Nowy z szablonu
4. Twój folder szablonów otworzy się, pamiętaj, że w przeciwieństwie do systemu Windows, macOS przechowuje szablony jako pliki .emltpl.
5. Wybierz szablon wiadomości e-mail i naciśnij OK .
6. W razie potrzeby uzupełnij adresatów e-maili.
7. Wreszcie, ale zdecydowanie nie mniej ważne, wyślij swoją wiadomość.

Uwaga: Outlook w systemie macOS nie obsługuje szablonów spotkań i spotkań