O que há de novo no Outlook 2019?

O Outlook 2019 é o cliente de e-mail preferido para empresas há quase duas décadas e também é o favorito de muitos usuários domésticos e casuais. No Outlook 2019, a Microsoft recebeu os comentários dos usuários e forneceu vários novos recursos que tornam o Outlook ainda mais fácil e menos livre de problemas de trabalhar.

O Outlook é como um camaleão. Seus botões e recursos podem variar um pouco, dependendo do tipo de conta que você possui. Se estiver usando uma conta de e-mail do Microsoft Exchange para o seu local de trabalho, por exemplo, você terá acesso a uma série de recursos que outras pessoas nunca verão, como agendar salas de conferência e outros espaços de reunião quando você agendar uma reunião e criar respostas automáticas fora do escritório para e-mail. E se você tiver uma conta de e-mail POP, terá opções como sinalizadores de status e categorias de cores que você pode atribuir a mensagens e eventos de calendário. Pessoas com contas de e-mail IMAP não as entendem. Portanto, se sua tela parecer diferente do que é mostrado neste artigo, esse é um dos motivos. Outro motivo é que você pode estar usando o Office 365, que a Microsoft atualiza periodicamente,

Configuração de conta mais simples. . .

Com o passar dos anos, a Microsoft tornou o processo de configuração de contas do Outlook cada vez mais fácil, detectando cada vez mais as configurações necessárias a cada versão. Neste ponto, no Outlook 2019, é praticamente à prova de falhas. Já se foi a necessidade de saber detalhes técnicos, como nomes de servidores de e-mail e números de portas (a menos que você esteja configurando algum tipo especial de conta ou se conectando a um servidor Exchange). Na maioria dos casos, basta informar ao Outlook seu endereço de e-mail e senha e ele fará o resto.

Veja como configurar uma nova conta do Outlook automaticamente.

Escolha Arquivo → Informações → Configurações da conta → Configurações da conta para abrir a caixa de diálogo Configurações da conta.

Clique em Novo.

Digite o endereço de e-mail desejado.

Clique em Conectar.

Quando solicitado, digite sua senha e clique em OK.

Na tela de confirmação, clique em Concluído.

É assim que deve funcionar. Se isso não acontecer por algum motivo, tente novamente, mas antes da etapa 4, clique em Opções avançadas e marque a caixa de seleção Deixe-me configurar minha conta manualmente.

Escolha configurar a conta manualmente.

Em seguida, na caixa Configuração avançada, escolha o tipo de servidor de e-mail. Então, quando solicitado a inserir sua senha, faça-o e clique em Conectar.

Selecione o tipo de servidor de e-mail.

Mas espere, o técnico entre vocês está dizendo, como é selecionar o tipo de servidor “configuração avançada?” Você está certo, não é. Se você realmente precisa entrar lá e alterar as configurações, como a segurança, o número da porta, o endereço do servidor de e-mail, esse tipo de coisa, consulte a próxima seção.

Dependendo do tipo de servidor, às vezes o Outlook solicita as informações do servidor quando você escolhe a Configuração Avançada (por exemplo, se você estiver se conectando a um servidor Exchange). Mas para contas IMAP e POP antigas normais, ele mantém a simplicidade.

. . . Configuração de conta avançada mais complicada

Em sua busca para simplificar a configuração do e-mail, a Microsoft a tornou mais complicada para aqueles de nós que desejam acessar as configurações do servidor de e-mail. A pessoa média nunca os encontrará. E talvez esse seja o objetivo - manter os usuários não qualificados fora das áreas em que não deveriam estar - mas é frustrante para nós, que realmente temos motivos para ir até lá.

Você pode pensar que o comando Change lhe daria acesso às configurações do servidor, mas não dá. Veja por si mesmo:

Escolha Arquivo → Informações → Configurações da conta → Configurações da conta para abrir a caixa de diálogo Configurações da conta, se ainda não estiver aberta.

Selecione a conta a ser modificada e clique em Alterar.

Escolha Alterar após selecionar uma conta.

Na caixa de diálogo Configurações da conta, faça as alterações desejadas nas configurações. Mas, como você pode ver abaixo, as configurações disponíveis não têm nada a ver com a configuração do servidor de e-mail.

Selecione Avançar e, em seguida, selecione Concluído.

Estas são as alterações que você pode fazer após a configuração da conta.

É aqui que fica complicado. Para obter as configurações reais do servidor de e-mail, você deve usar o comando Reparar, como este:

Na caixa de diálogo Configurações da conta, selecione a conta e clique em Reparar.

Selecione Opções avançadas.

Marque a caixa de seleção Deixe-me reparar minha conta manualmente. Em seguida, clique em Reparar.

Finalmente, aqui estão as configurações de que você precisa. Altere as informações do servidor de e-mail de entrada aqui.

Estas são as alterações que você pode fazer após a configuração da conta.

Clique em Correio de saída para ver as configurações do servidor de correio de saída. Faça as alterações necessárias.

Estas são as alterações que você pode fazer após a configuração da conta.

Selecione Reparar para aplicar as alterações nas configurações.

Na mensagem de confirmação, clique em Concluído.

Eliminando a desordem com a caixa de entrada focada

O recurso Caixa de entrada focada divide sua pasta Caixa de entrada em duas guias na parte superior do painel da lista de mensagens: Foco e Outro. Em seguida, ele tenta decidir de forma inteligente quais são as mensagens mais importantes, que aparecem quando você seleciona Focalizado. Ao selecionar Outro, você verá as mensagens que o Outlook determinou como menos importantes. Isso pode ajudar a reduzir a desordem em sua caixa de entrada de mensagens comerciais e memes / piadas bobas. Este é um recurso do Outlook 2019 que foi amplamente elogiado como uma melhoria para o Office 2019 quando foi inicialmente anunciado, mas mais pessoas odeiam do que gostam.

Para ativar / desativar a Caixa de entrada focada, escolha Exibir → Caixa de entrada focada.

Se você não vir o comando Caixa de entrada focada na guia Exibir, a Caixa de entrada focada pode não estar disponível para você. Depende da versão do Outlook, do tipo de servidor de e-mail e de outros fatores. A documentação da Microsoft afirma que o Focused Inbox requer uma conta de e-mail do Microsoft Exchange ou Office 365. No entanto, mesmo se você estiver em um servidor Exchange, pode não ver se o administrador desabilitou o recurso.

Anteriormente, havia um recurso no Outlook chamado Clutter, que operava movendo os itens “Outros” para uma pasta separada. A Caixa de entrada focada é menos intrusiva, mudando apenas a sua visão do conteúdo da caixa de entrada, e não o conteúdo real.

@Mentions

Sometimes when people get in a hurry to send a message, they forget to include someone on it who is referenced in the message. To help combat such oversights, Outlook 2019 features the @Mentions option. It enables you to easily tag someone mentioned in an email so that they automatically receive a copy of the message. To use it when you are composing a message, simply precede the person’s name with an @ sign. A drop-down list appears containing the names of people in your Contacts list. Choose the name you want from the list to automatically add them to the recipient list.

Automatically cc someone you are talking about by using an @ mention.

Quando os destinatários visualizarem a mensagem, verão o nome mencionado em destaque. O nome é um hiperlink ativo que abre um painel de informações sobre essa pessoa (da lista de contatos do destinatário) quando clicado. (Nem todos os destinatários veem isso - apenas aqueles que estão usando uma versão do Outlook compatível com o recurso.)

Ouvir suas mensagens com leitura em voz alta

Você já desejou poder recostar-se na cadeira, os pés apoiados na mesa, e pedir a um assistente que leia as mensagens que você recebe? Isso pode ser uma realidade (bem, mais ou menos) quando você usa o recurso Ler em voz alta no Outlook 2019.

Se o botão Ler em voz alta aparecer na guia Página inicial, o recurso Outlook 2019 está habilitado. Se não estiver lá, selecione Arquivo → Opções → Facilidade de acesso. Marque a caixa de seleção Mostrar leitura em voz alta sob o título Opções de exibição do aplicativo e clique em OK.

Habilite o recurso Ler em voz alta do Outlook 2019 nas Opções do Outlook.

Para usar o recurso Ler em voz alta, selecione uma mensagem e clique em Início → Ler em voz alta. Certifique-se de que o volume do sistema não esteja mudo.

Marcação automática como lida para mensagens excluídas

Você provavelmente não lê todas as mensagens antes de excluí-las. Se for obviamente um anúncio ou alguma outra tolice para a qual você não tem tempo, basta selecioná-lo e pressionar a tecla Delete. O problema com isso é que, historicamente, não dá tempo ao Outlook para registrar o e-mail como lido, e você acaba com um monte de mensagens não lidas na pasta Itens Excluídos.

Novidade no Outlook 2019, você pode optar por ter todas as mensagens marcadas como lidas imediatamente quando forem excluídas. Para configurar este recurso, escolha Arquivo → Opções → Correio. Role até o final, até a seção Outros, e marque a caixa de seleção Marcar mensagens como lidas quando excluídas.

Mais flexibilidade para lembretes do Outlook

O Outlook tem sido tradicionalmente um programa “educado”, pois não sobrepõe sua janela Lembretes em cima de qualquer outro aplicativo que você possa estar executando em primeiro plano. No entanto, você pode alterar esse comportamento no Outlook 2019 para garantir que nunca perca um lembrete. Escolha Arquivo → Opções → Avançado. Em seguida, na seção Lembretes, marque a caixa de seleção Mostrar lembretes acima de outras janelas.

Programação em vários fusos horários

Quando você está tentando agendar uma reunião com pessoas em vários fusos horários, pode ficar confuso tentar descobrir as mudanças em sua cabeça. Para adicionar um segundo ou terceiro fuso horário ao seu módulo de calendário, escolha Arquivo → Opções → Calendário. Em Fusos horários, escolha Mostrar um segundo fuso horário (e Mostrar um terceiro fuso horário também, se necessário). Insira um rótulo na caixa Rótulo para cada fuso horário. Essa capacidade de rotular as zonas pode ser útil se você quiser nomeá-las como certas filiais ou clientes em vez do nome real do fuso horário.

Agora você pode configurar até três fusos horários.