Guia completo para Word 2016 (Parte 28): Como mesclar texto e mala direta

Como mesclar e-mails no Word 2016 não é difícil. Este artigo irá guiá-lo como mesclar texto no Word 2016 .

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Habilidades de redação e informação de escritório são condições básicas se você deseja ter um bom emprego hoje. Atualmente, você tem muitas maneiras diferentes de aprender essa habilidade, desde fazer um curso offline ou online até estudar sozinho na Internet.

Não é difícil encontrar uma aula online sobre como usar software de escritório. Uma das opções de software mais populares atualmente é o Microsoft Word. Embora existam atualmente muitas alternativas gratuitas ao Word, este software ainda está no topo das opções mais populares. Isso não ocorre apenas porque o Word é famoso há muito tempo, mas a Microsoft também está melhorando e atualizando ativamente os produtos para atender às crescentes necessidades dos usuários.

Usando o Word, você tem quase todos os recursos necessários para editar documentos profissionais, desde a escolha do estilo da fonte, alinhamento esquerda/direita, recuo até inserção de imagens, adição de links... Todos são fáceis de usar.

No entanto, o Microsoft Word possui outro recurso útil que você talvez não conheça. Isso é mistura de texto. Abaixo estão instruções detalhadas sobre como mesclar texto no Word 2016 .

Mala direta – mala direta ou mala direta é um recurso útil do Microsoft Word que permite criar vários convites, cartas de agradecimento, anúncios, pastas, crachás e muitas outras informações armazenadas em listas, banco de dados ou planilha. Ao realizar uma mala direta, você precisará de um documento do Word (você pode começar com um documento de texto existente ou criar um novo) e uma lista de destinatários, geralmente um arquivo Pasta de trabalho no Excel – planilha do Excel.

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre como usar o recurso Mala direta no Word 2016 :

Como usar a mala direta - Mala direta:

1. Abra um documento Word existente ou crie um novo.

2. Na guia Correspondências , clique no comando Iniciar mala direta e selecione Assistente passo a passo de mala direta no menu suspenso.

• A caixa Mala direta aparecerá e guiará você através de seis etapas principais para concluir a mesclagem. O exemplo a seguir ilustra como criar um modelo de mensagem e mesclar a mensagem com uma lista de destinatários.

Passo 1

• No painel de tarefas Mala direta no lado direito da janela do Word, selecione o tipo de documento que deseja criar. No exemplo, escolheremos Letras . Em seguida, clique em Próximo: Iniciando documento para passar para a Etapa 2.

Passo 2

• Selecione Usar o documento atual e clique em Avançar: Selecione os destinatários para prosseguir para a Etapa 3.

etapa 3

Agora você precisará de uma lista de endereços para que o Word possa colocar automaticamente cada endereço no documento. Essa lista pode estar em um arquivo existente, como uma planilha do Excel , ou você pode digitar uma nova lista de endereços no Assistente de mala direta .

1. Selecione Usar uma lista existente e clique em Procurar para selecionar o arquivo.

2. Localize seu arquivo e clique em Abrir .

3. Se a lista de endereços estiver em uma planilha Excel, selecione a planilha que contém a lista e clique em OK .

4. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta , você pode marcar ou desmarcar cada caixa para controlar quais destinatários serão incluídos na mesclagem. Por padrão, todos os destinatários devem estar selecionados. Quando terminar, clique em OK .

5. Clique em Próximo: Escreva sua carta para passar para a Etapa 4.

• Se você não tiver uma lista de endereços existente, poderá clicar no botão Digite uma nova lista e clicar em Criar e, em seguida, inserir a lista de endereços manualmente.

Passo 4

Agora você está pronto para escrever sua carta. Quando impressa, cada cópia da carta será essencialmente a mesma; apenas os dados do destinatário (como nome e endereço) serão diferentes. Você precisará adicionar espaços reservados para os dados do destinatário para que a mala direta saiba exatamente onde adicionar os dados.

Para inserir dados do destinatário:

1. Coloque o ponto de inserção no documento onde deseja que as informações apareçam.

2. Selecione uma das opções de espaço reservado. No exemplo, escolheremos Bloco de endereço (bloco de endereço).

3. Dependendo da sua seleção, uma caixa de diálogo poderá aparecer com diferentes opções de personalização. Selecione as opções desejadas e pressione OK .

4. O espaço reservado aparecerá no seu documento (por exemplo, «AddressBlock»).

5. Adicione quaisquer outros espaços reservados desejados. No exemplo, adicionaremos um espaço reservado na linha Saudação acima do corpo da carta.

6. Quando terminar, clique em Próximo: Visualize suas cartas para ir para a Etapa 5.

• Para algumas cartas, você só precisa adicionar um bloco de endereço e uma linha de saudação . Mas você também pode adicionar mais espaços reservados (como o nome ou endereço do destinatário) no corpo da carta para personalizar ainda mais.

Etapa 5

1. Visualize as cartas para garantir que as informações da lista de destinatários apareçam corretamente na carta. Você pode usar as setas de rolagem para a esquerda e para a direita para visualizar cada versão do documento.

2. Se tudo estiver correto, clique em Próximo: Conclua a mesclagem para passar para a Etapa 6.

Etapa 6

1. Clique em Imprimir para imprimir a mensagem.

2. Uma caixa de diálogo aparecerá. Decida se deseja imprimir todas as mensagens, o documento (arquivo) atual ou apenas um grupo selecionado e clique em OK . No exemplo, iremos imprimir todos eles.

3. A caixa de diálogo Imprimir aparecerá. Ajuste as configurações de impressão, se necessário, e pressione OK . Os documentos serão impressos.

Para evitar inconsistências em uma série de e-mails ou e-mails, você precisa ajustar o arquivo Excel da seguinte forma:

• A primeira linha deve ter apenas cabeçalhos de coluna começando na célula A1. O Word usará cabeçalhos de coluna como campos de mesclagem quando você usar a mala direta no Microsoft Word.
• Você deve editar o cabeçalho da coluna para corresponder ao nome do espaço reservado que usará no documento modelo ou no e-mail.
• Você precisa ter certeza de que o arquivo de planilha que contém os dados é um registro por amostra de linha.
• Os dados numéricos de qualquer contato, como CEP, percentual de desconto, quilometragem, moeda, etc., devem estar no formato numérico apropriado.
• Para fazer alterações, selecione a célula ou intervalo de células que contém o número.
• Na guia Página inicial > Faixa de opções, clique na seta suspensa ao lado de Geral.
• Faça todas as adições necessárias antes de vincular o documento do Word usando a mala direta ao arquivo de banco de dados do Excel. Depois de fazer todas as alterações, clique em salvar arquivo Excel.
• O arquivo de banco de dados do Excel deve estar na unidade de armazenamento local do computador.
• Certifique-se de que todos os dados estejam na primeira planilha da pasta de trabalho do Excel.

Consulte mais alguns artigos:

• Guia completo para Word 2016 (Parte 25): Como verificar e proteger documentos do Word
• Guia completo para Word 2016 (Parte 26): Crie gráficos SmartArt
• Guia completo do Word 2016 (Parte 27): Como usar o estilo

Se divertindo!