10 dicas para melhores reuniões de equipes da Microsoft

As reuniões acontecem em todos os formatos e tamanhos, com a única constante de que preencham nossa agenda. Com tantas reuniões em nossos pratos, é importante ser o mais eficiente possível na organização, agendamento e condução de uma reunião. Felizmente, o Microsoft Teams inclui vários recursos que são particularmente úteis para a eficiência de reuniões.

Conversando durante uma reunião de equipes

A atividade mais comum que faço no Microsoft Teams é bater um papo com outras pessoas. E acho especialmente útil poder conversar com colegas durante uma reunião das equipes. Um bate-papo em grupo é criado automaticamente no início de cada reunião do Teams que inclui todos os participantes da reunião. A janela de bate-papo é exibida no lado direito da tela. Enquanto uma reunião está acontecendo e as pessoas estão apresentando e conversando com áudio, outras pessoas podem estar conversando na janela de bate-papo. Este mecanismo simples prova ser incrivelmente poderoso. Por exemplo, suponha que você tenha perdido algo que o apresentador disse. Em vez de interromper a reunião inteira e pedir ao apresentador que se repita, você pode simplesmente digitar no chat e pedir a alguém no chat um esclarecimento ou para preencher uma lacuna. Acho que faço isso o tempo todo em grandes reuniões.

Depois que uma reunião termina, o bate-papo continua ativo e qualquer pessoa pode continuar postando mensagens. Para reuniões recorrentes, o bate-papo será transferido de reunião para reunião, portanto, sempre há um registro das reuniões anteriores e qualquer pessoa no convite da reunião pode pular para o bate-papo nas próximas reuniões. Já vi empresas maiores usarem isso para controlar os itens da agenda das próximas reuniões. As pessoas postarão no bate-papo das reuniões recorrentes durante a semana e, durante a reunião, a equipe analisará o bate-papo e discutirá os itens durante a reunião.

Gosto de desligar as notificações de mensagens durante uma reunião quando muitas pessoas estão conversando enquanto alguém está falando em áudio. Uma notificação soará com cada nova mensagem e acho que pode ser uma distração. Você pode encontrar a opção de desligar o som das mensagens recebidas na seção de notificações de suas configurações. Clique na imagem do seu perfil que aparece no canto superior direito da tela Equipes e selecione Configurações. No menu suspenso que aparece, selecione Notificações e procure a seção chamada Outro. Lá você encontrará uma configuração para sons de notificação que pode ser definida como Desligado.

Capturando uma reunião de equipes com uma gravação

Não sei quantas vezes a gravação de uma reunião salvou minha equipe de muitas dores de cabeça. Uma gravação captura tudo o que aconteceu na reunião. Uma gravação pode ser compartilhada com outras pessoas que não participaram da reunião e revisada por aqueles que fizeram parte da reunião. Se todos entenderem e concordarem que as reuniões serão gravadas, recomendo fortemente que as gravem.

As equipes não permitem que você grave uma chamada com duas pessoas ou menos devido a questões de privacidade. Quando uma chamada tem mais de duas pessoas, ela se torna uma reunião e você pode gravá-la.

As equipes notificam os participantes da reunião quando uma gravação começa. No entanto, gosto de garantir que todos estejam completamente claros e confortáveis ​​ao gravar a reunião com antecedência, para que não haja problemas no futuro, mencionando no início que pretendo gravar a reunião.

Gravar uma reunião é fácil de fazer no Teams. Para começar a gravação:

Participe de uma reunião existente ou inicie uma nova.

Abra os controles da reunião selecionando as reticências na barra de ferramentas.

Selecione Iniciar Gravação no menu pop-up que aparece, conforme mostrado.

Iniciando uma gravação de uma reunião de equipes.

Assim que a gravação começar, todos na reunião serão informados.

Para encerrar a gravação, clique nas reticências novamente e selecione Parar Gravação.
Você também pode encerrar a gravação encerrando a reunião.
A gravação será disponibilizada ao canal do encontro, conforme mostrado. Qualquer pessoa no canal pode clicar na gravação para ver a reunião.

Visualizando a gravação de uma reunião em um canal.

A gravação de uma reunião é algo incrivelmente poderoso. Você pode compartilhá-lo com outras pessoas que não puderam comparecer à reunião ou usá-lo posteriormente como um lembrete do que foi discutido e / ou decidido. A gravação em si está em um serviço chamado Microsoft Stream. Você pode obter um link direto para a reunião selecionando as reticências da gravação no canal e, em seguida, selecionando Obter Link, conforme mostrado. Além disso, você pode abrir a gravação diretamente no Stream ou até mesmo fazer da gravação uma aba própria no canal.

Obtendo o link direto para a gravação de uma reunião.

Mantendo o ruído sob controle com mudo

Quando estou em uma reunião, gosto de manter meu microfone sem som, a menos que esteja falando. Dessa forma, os outros participantes não ouvirão nenhum ruído de fundo que possa estar acontecendo ao meu redor. A maioria das pessoas segue essa mesma etiqueta de reunião, mas todo mundo se esquece de vez em quando. Alguém pode perguntar se todos poderiam silenciar o microfone, mas isso pode atrapalhar a reunião.

Quando você está em uma reunião do Teams, pode silenciar o microfone dos outros participantes. Já usei isso muitas vezes quando o microfone de alguém está captando ruídos de fundo, como um cachorro latindo, mas não quero interromper a reunião pedindo à pessoa para silenciar o microfone.

Para silenciar um dos participantes da reunião, vá para a lista de reuniões que aparece no lado direito da janela da reunião, selecione o nome da pessoa e escolha Silenciar Participante. Para silenciar todos, selecione Silenciar todos na lista. Ambas as opções são mostradas aqui. Os participantes que você desativar serão notificados de que você os desativou e eles podem reativar o som a qualquer momento.

Silenciando o microfone de um participante da reunião no Teams.

Depois de silenciar alguém, é uma boa ideia enviar a essa pessoa uma mensagem de bate-papo particular para que ela saiba que você fez isso. Quase todas as vezes que faço isso, a pessoa me agradece e me diz que acabou de correr para tomar um café ou usar o banheiro e se esqueceu de silenciar o microfone.

Desfocando seu fundo

Adoro a flexibilidade de poder fazer uma reunião com membros da equipe em qualquer lugar que tenha uma conexão com a Internet. E o uso de vídeo agrega um valor tremendo à reunião; no entanto, também apresenta um desafio. E se você estiver trabalhando em um lugar que não quer que todos vejam? Por exemplo, costumo fazer uma reunião em casa, em vez de entrar no escritório. Quando estou sentado à mesa da cozinha, você pode ver nossa despensa improvisada aberta ao fundo. Seria um ótimo pano de fundo se eu estivesse em uma reunião com chefs, mas pode ser uma distração para qualquer outro tipo de reunião.

Teams has a cool feature that lets you blur your background but keep your face in focus when on a video call. Everyone in the meeting can see you clearly, even when you move your head around while you are talking, but whatever is behind you and in the background is blurred. No more worrying about any dirty laundry, literally, that might be making an appearance without your knowledge!

Before you join a meeting, you are presented with toggles to turn on your camera and microphone. In between those toggles is a blur toggle, as shown, that you can use to blur your background. When you toggle on the blur option, your background will be become blurry, but your face will stay in focus. If you have already joined the meeting, you can find the blur option in the More Actions pop-up menu, as shown.

Blurring the background before joining a Teams meeting.

Blurring the background after joining a Teams meeting.

If you don’t have a video camera that supports the blur option connected to Teams, you won’t see the toggle to turn on your camera and blur your background. This is a common theme in Teams and Microsoft products in general. Elements of the user interface will appear and disappear if a required component (like a camera that supports the blur feature) is not attached.

Taking notes

Recording a meeting is ideal for capturing the meeting in its entirety, but as a practical matter, what you usually need at the completion of a meeting are meeting notes. You can use the notes, also called meeting minutes, to capture a record of key decisions and action items.

Teams has a feature designed for capturing meeting notes. The notes are shared so that everyone in the meeting can contribute and view notes as they are added. I can’t tell you how many times I have been in a meeting and someone took down notes incorrectly. A simple miscommunication can have ripple effects down the road. When everyone is reviewing and adding to the meeting notes in real time during the meeting, the possibility of miscommunication is greatly reduced.

You can add notes about a meeting before the meeting starts or during the meeting. If a meeting was set up and tied to a Teams channel, you can go into the channel and discuss the meeting there. If the meeting did not have a channel, you can still add notes.

To add pre-meeting notes, follow these steps:

Open your calendar and select the meeting you want to add notes to.

Choose to chat with participants, as shown.

Teams will create a chat for the meeting, and all meeting participants are automatically added to it. When the meeting takes place, the chat will be part of the meeting.

Adding pre-meeting notes to a meeting.

Once a meeting starts, you can add official notes to the meeting beyond chat. To open the meeting notes or to start taking notes, follow these steps:

From the meeting options menu, select the Show Meeting Notes option.
If you have already created notes for the meeting, the meeting notes will open on the right side of the screen, as shown. Or, if notes haven’t been added to the meeting yet, will have the option to create notes for the meeting once the meeting has started, as shown. To create new meeting notes, continue to Step 2.

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.

There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.

Para compartilhar sua área de trabalho, uma janela ou uma apresentação do PowerPoint, siga estas etapas:

Participe de uma reunião do Teams existente ou inicie uma nova.

Nos controles da reunião, expanda a caixa de diálogo Compartilhar selecionando o ícone que se parece com um monitor de computador com uma seta passando por ele.
A parte inferior da tela se expandirá e você verá opções para compartilhar sua tela, uma janela em sua tela ou um arquivo PowerPoint.

Selecione a opção que deseja compartilhar com a reunião.
Uma caixa vermelha delineará o que está sendo compartilhado com outras pessoas para que você saiba exatamente o que elas podem ver.

Para interromper a apresentação, selecione o botão Parar apresentação na parte superior da janela de exibição, conforme mostrado.

Compartilhando uma apresentação do PowerPoint durante uma reunião de equipes.

Assumindo o controle da tela de outra pessoa

Na seção anterior, você descobriu como compartilhar sua tela com outras pessoas. Você também pode permitir que outra pessoa assuma o controle da sua tela ou peça para assumir o controle da tela de outra pessoa. Quando você assume o controle da tela de outra pessoa por meio do Teams, pode mover o mouse dessa pessoa e digitar em sua tela usando seu próprio mouse e teclado. Eu uso isso com frequência quando quero mostrar a alguém como fazer algo em seu computador.

Alguém não pode controlar sua tela sem sua permissão. Se alguém solicitar o controle da sua tela, você verá uma mensagem perguntando se deseja permitir que a pessoa assuma o controle da sua tela ou não. Se você aprovar a solicitação, essa pessoa poderá controlar o mouse na tela; no entanto, se você negar a solicitação, essa pessoa não poderá assumir o controle.

Para fornecer o controle de uma tela compartilhada, selecione o botão Dar Controle que aparece na parte superior da área de compartilhamento. Quando você seleciona este botão, um menu suspenso aparece listando todos os participantes da reunião. Você pode escolher a quem conceder o controle de sua tela. Você pode retomar o controle usando o mesmo método.

Organização de equipes para atender às suas necessidades de reunião

Costumo gostar dos padrões de como as equipes são dispostas para a maioria das reuniões. As equipes geralmente tomam decisões inteligentes e alternam entre mostrar as pessoas na tela principal e mostrar uma apresentação na tela principal. As equipes também detectarão quem está falando e ampliarão o vídeo dessa pessoa para que você possa se concentrar na pessoa que está falando.

No entanto, você pode querer assumir o controle e mudar a forma como vê as coisas. Você pode alternar entre pessoas e apresentações clicando nos vídeos dos participantes ou nas apresentações. Você também pode pegar o vídeo de um participante e fixá-lo para que seja sempre exibido. Às vezes, gosto de tirar um vídeo do Teams e arrastá-lo para outro monitor. Toda essa flexibilidade garante que você possa ajustar uma reunião para atender às suas necessidades.

Usar equipes durante uma reunião

Durante uma reunião, a maioria das telas das equipes é dedicada à reunião. Isso é valioso quando você deseja se concentrar na reunião. No entanto, você ainda pode usar outras partes do Teams quando uma reunião está em andamento. Por exemplo, se houver uma grande reunião que eu preciso ouvir, mas não focalizar toda a minha atenção, minimizarei a reunião e usarei outras partes das equipes. Minimizar a reunião é tão simples quanto clicar em outra parte das equipes, como outro canal ou chat. Quando você clica fora da reunião, o Teams minimiza automaticamente a reunião em uma pequena janela na parte superior do painel de navegação esquerdo, conforme mostrado. Para voltar à reunião e maximizar a janela na tela, basta clicar dentro da janela da reunião.

Uma reunião de equipes que foi minimizada.