Access 2019: como editar e modificar um banco de dados do Access

Depois de criar um banco de dados Access do zero ou de um modelo, você pode precisar modificá-lo dando a cada campo um nome descritivo, definindo o tamanho de cada campo ou adicionando e excluindo um campo. Com o Access 2019, essas tarefas são mais fáceis do que nunca.

Nomeando um campo no Access 2019

Se você criar um banco de dados do zero, o Access exibirá nomes de campo genéricos, como Field1. Se você não modificou esses nomes de campo genéricos ao criar seu banco de dados, poderá alterar os nomes posteriormente. Se você criar um banco de dados a partir de um modelo, verá os nomes descritivos dos campos, mas ainda pode desejar renomear os campos para outros nomes.

Para renomear um campo no Access, siga estas etapas:

No painel All Access Objects à esquerda da tela, clique duas vezes na tabela que contém os campos que você deseja renomear. O Access exibe a visualização Folha de Dados (que se assemelha a uma planilha do Excel) do seu banco de dados.

Clique duas vezes no campo (cabeçalho da coluna) que deseja renomear. O Access destaca o título da coluna.

Digite um novo nome para o seu campo.

Para renomear outros campos, repita as etapas 2 e 3.

Quando terminar, pressione Enter.

Adicionar e excluir um campo no Access

Às vezes, você pode precisar adicionar um campo para abrir espaço para armazenar novas informações. Outras vezes, você pode desejar excluir um campo que, na verdade, não deseja.

Normalmente, é melhor adicionar e excluir campos ao criar e projetar um banco de dados, antes de começar a armazenar dados como nomes e endereços. Se você adicionar campos depois de armazenar os dados, acabará com campos vazios nos registros existentes.

Para adicionar um campo a uma tabela de banco de dados do Access, siga estas etapas:

Clique na seta apontando para baixo que aparece à direita do título Clique para adicionar. Um menu aparece.

Escolha o tipo de campo que deseja adicionar, como Moeda ou Texto Curto. O Access insere seu campo e dá a ele um nome genérico como Field3.

Para excluir um campo de uma tabela de banco de dados do Access, siga estas etapas:

Clique com o botão direito do mouse no campo (cabeçalho da coluna) que deseja excluir. O Access destaca toda a coluna na tabela do banco de dados e exibe um menu pop-up.

Clique com o botão direito em um campo para modificá-lo.

Clique em Excluir campo. Se você tiver armazenado dados nesse campo, uma caixa de diálogo será exibida, perguntando se deseja excluir permanentemente todos os dados do campo.

Se você excluir um campo, também excluirá todos os dados que podem estar armazenados naquele campo. Dependendo da quantidade de dados que você armazenou, você pode apagar muitas informações excluindo um único campo, então tome cuidado.

Clique em Sim (ou Não). Se você clicar em Sim, o Access exclui o campo escolhido.

Definir o tipo e tamanho de um campo no Access

O tipo de dados de um campo define que tipo de dados o campo pode conter (números, texto, datas e assim por diante), e o tamanho de um campo define a quantidade de dados que o campo pode conter (nenhum número maior que 250 dígitos, qualquer sequência de texto com menos de 120 caracteres e assim por diante).

O objetivo de definir o tipo e o tamanho de um campo é garantir que você armazene apenas dados válidos nesse campo. Se um campo se destina a armazenar nomes, você não quer que alguém digite um número. Se um campo se destina a armazenar a idade de uma pessoa, você não deseja que o campo aceite números negativos.

Para definir o tipo e a quantidade de dados que um campo pode armazenar no Access, siga estas etapas:

Clique na guia Página inicial.

No painel All Access Objects à esquerda da tela, clique duas vezes na tabela que contém os campos que você deseja definir. O Access exibe a visualização Datasheet de sua tabela.

Clique no título da coluna do campo que deseja definir. O Access destaca toda a coluna.

Na interface da Faixa de Opções, clique na guia Campos que aparece sob o título Ferramentas de Tabela. A guia Campos exibe opções para modificar seu campo.

No grupo Formatação, clique na seta que aparece à direita da caixa de combinação Tipo de Dados. Um menu suspenso aparece, listando todos os tipos de dados que você pode definir para armazenar em um campo.

Você pode escolher um tipo de dado específico para garantir que um campo armazene as informações corretas.

Escolha um tipo de dados, como Número, Texto ou Data / Hora. Dependendo do tipo de dados escolhido, você pode escolher opções adicionais clicando na caixa de combinação Formato.

Se você alterar o tipo de dados de um campo, poderá perder todos os dados existentes armazenados nesse campo.