Como compartilhar e seguir sites do SharePoint

É fácil seguir um site do SharePoint e receber atualizações sobre o que acontece nesse site. Com a versão mais recente do SharePoint, a opção é tão simples quanto clicar em um ícone de estrela na página principal de um site do SharePoint, conforme mostrado.

Clique na estrela em um site do SharePoint para seguir o site.

Se você estiver usando o SharePoint Mobile App, a estrela está a apenas um toque de distância, conforme mostrado na figura a seguir.

Toque na estrela no SharePoint Mobile App para seguir um site.

Depois de seguir um site do SharePoint, ele aparecerá no seu painel principal do SharePoint - o painel principal que você vê quando entra no Microsoft Office 365 e clica no aplicativo do SharePoint. Você sempre pode voltar ao painel clicando no menu do aplicativo (o ícone de waffle no canto superior esquerdo da tela) e clicando em SharePoint.

Ao seguir um site, você receberá todas as notícias, atualizações e atividades em seu painel principal do SharePoint. Na figura a seguir, você pode ver que estamos seguindo o site SharePoint For LuckyTemplates e, em “Notícias dos sites”, vemos que um novo artigo de notícias foi postado.

Notícias e atividades de sites que você segue aparecem no painel do SharePoint.

Se você estiver usando o SharePoint Mobile App, verá uma guia Notícias na tela principal. Esta guia mostra todas as notícias e atividades dos sites que você está seguindo. A guia Notícias é mostrada aqui.

Notícias e atividades de sites que você segue aparecem na guia Notícias no aplicativo SharePoint Mobile.

O mesmo artigo de notícias que foi mostrado no navegador da web anteriormente também é mostrado aqui no aplicativo SharePoint Mobile. Este é um tema recorrente. O SharePoint Mobile App exibe o mesmo conteúdo que você encontrará ao usar o SharePoint em seu navegador da web. É apenas uma versão móvel projetada para ser mais fácil de usar em dispositivos pequenos.

O painel do Office 365 SharePoint só estará disponível se você estiver usando o SharePoint como parte do Office 365. Se você estiver usando o SharePoint On-Premises, verifique com seu departamento de TI para descobrir se há um site consolidado que eles possuem para notificações e atividades.

Como configurar alertas para o SharePoint

Além de seguir um site, você também pode configurar alertas para outras áreas do SharePoint. Por exemplo, os documentos são armazenados em um aplicativo de contêiner especial do SharePoint denominado Biblioteca. O aplicativo Documentos que aparece na navegação à esquerda de seu site de equipe padrão é um exemplo. Os alertas são uma ótima maneira de acompanhar as alterações que seus colegas de equipe fazem em documentos e itens.

Você deve ter um endereço de e-mail configurado em seu perfil do SharePoint para receber alertas. Se o servidor do SharePoint estiver localizado na rede, isso geralmente não é um problema. No entanto, o Office 365 pode não estar integrado à sua rede e às informações de email. Nessas situações, o administrador pode configurar manualmente seu endereço de e-mail ou conceder permissão para fazê-lo.

Para configurar um alerta para conteúdo no aplicativo Documentos, siga estas etapas:

Abra seu navegador da web e navegue até o site do Microsoft Office .

Faça login se for solicitado.

Selecione seu site do SharePoint para abri-lo.

Selecione o aplicativo Documentos que aparece no painel de navegação esquerdo.

Na parte superior do aplicativo Documentos, clique nas reticências e, em seguida, clique em Alertar-me, conforme mostrado.
A caixa de diálogo Alerte-me quando os itens mudarem é aberta.

Selecionando a opção Alerte-me em um aplicativo de documentos do SharePoint.

Se você estiver usando o SharePoint On-Premises e não vir o botão Alert Me, é provável que seu administrador não tenha definido as configurações de envio de e-mail. Se as configurações de email de saída não estiverem definidas na Administração Central, o botão Alerte-me simplesmente não aparecerá para os usuários. Se você estiver usando o SharePoint Online, no entanto, o email de saída já foi configurado pela Microsoft e você está pronto para prosseguir.

Na caixa de texto Título do alerta, digite um nome para o alerta.
Sugerimos dar ao nome algo significativo para você em sua caixa de entrada, como Documentos modificados hoje - Site da equipe de orçamento. Caso contrário, você não terá uma maneira significativa de diferenciar um alerta de outro.

Na caixa de texto Enviar alertas para, digite os nomes das pessoas, além de você, que devem receber o alerta.
Isso mesmo, você pode inscrever outras pessoas para receber um alerta! Você deve ter a permissão Gerenciar Alertas, que é concedida por padrão aos Proprietários do Site.

Organizações e proprietários de sites podem inscrever vários usuários em um alerta para garantir que eles recebam atualizações importantes, bem como incentivá-los a contribuir para um quadro de discussão, blog ou wiki. Os usuários ainda podem optar por sair, modificando as configurações em suas configurações de alerta.

Na seção Método de entrega, selecione se deseja receber alertas por e-mail ou mensagem de texto no seu telefone celular.
As mensagens de texto requerem que o administrador do SharePoint configure este serviço por meio de um terceiro, portanto, você não poderá enviar alertas para o seu telefone.

Na seção Tipo de mudança, selecione a opção que corresponde ao tipo de notificação que você deseja receber - Todas as mudanças, Novos itens são adicionados, itens existentes são modificados ou itens são excluídos.
Se você for responsável por gerenciar um aplicativo, recomendamos receber um alerta sempre que um item for excluído.

Na seção Enviar alertas para essas alterações, escolha quando receber alertas.
As opções que você vê aqui variam de acordo com o tipo de aplicativo com o qual você está trabalhando. Por exemplo, um aplicativo Tarefas permite que você receba um alerta quando uma tarefa for marcada como Concluída ou a qualquer momento em que o status de uma tarefa de alta prioridade for alterado.

Na seção Quando enviar alertas, escolha a frequência de entrega do alerta.
Você pode recebê-los imediatamente, uma vez por dia ou uma vez por semana. Gostamos de receber um resumo diário; caso contrário, recebemos muitos e-mails.

Clique em OK para criar seu alerta, conforme mostrado.

Criação de um novo alerta para um aplicativo de documentos do SharePoint.

Você precisa da permissão Criar Alertas para criar alertas. Essa permissão é concedida geralmente com a configuração pronta para uso do grupo Membros do Site do SharePoint.

Sempre que os usuários disserem que precisam de um fluxo de trabalho para receber notificações de alterações feitas nos arquivos do projeto, tente primeiro um alerta. Você ficaria surpreso com a frequência com que os alertas fornecem as opções necessárias.

Se seu aplicativo tiver uma exibição pessoal ou pública que inclua um filtro, você poderá se inscrever para receber alterações apenas nessa exibição. Por exemplo, digamos que você deseja ser notificado por mensagem de texto quando um item em um aplicativo de Rastreamento de Problemas tiver sua prioridade definida como Alta. Você criaria uma exibição que filtra o aplicativo em busca de problemas de alta prioridade. Selecione a exibição filtrada na seção Enviar alertas para essas alterações ao criar o alerta e receberá alertas quando os itens atenderem aos critérios do filtro.

Como gerenciar alertas para sites do SharePoint

Você sempre pode voltar e ajustar os alertas. Ao clicar nas reticências (mostradas anteriormente na Figura 10-5), você pode escolher Gerenciar Alertas e editar todos os alertas já criados. Este botão leva você a uma única página em vez de navegar para cada aplicativo onde você definiu um alerta. A figura a seguir mostra a página Meus Alertas.

Gerenciando seus alertas para um site inteiro do SharePoint.

Para gerenciar todos os alertas que você tem em um determinado site e modificá-los ou excluí-los, siga estas etapas:

Navegue até um aplicativo onde você atualmente assina um alerta.

Na lista suspensa de reticências, escolha Gerenciar meus alertas.
A página Meus alertas neste site é exibida.

Selecione o link do nome do alerta adequado.
A página Editar alerta neste site é exibida com todas as opções que você visualizou ao criar o alerta pela primeira vez. Altere as configurações conforme desejado.
Não definiu o alerta para começar? Você ainda pode ler as configurações e alterar as opções (consulte as etapas anteriores). Suas alterações não afetam as configurações de alerta para outras pessoas se o alerta foi criado para vários usuários ao mesmo tempo.

Clique em OK para modificar o alerta com suas novas configurações ou em Excluir para excluir o alerta.
Excluir um alerta que foi criado para você não exclui o alerta de outros usuários que estão no grupo para o qual o alerta foi criado.

Se você for o administrador do site, poderá gerenciar os alertas de todos no site clicando no link Alertas do usuário na seção Administração do site da página Configurações do site.

Quando ocorre o evento que corresponde ao seu alerta - por exemplo, a hora ou local de uma mudança de evento do calendário - você recebe um e-mail em sua caixa de entrada. A notificação por e-mail que você recebe é baseada em um modelo. Esses modelos podem ser modificados pelo seu administrador, para que possam fornecer mais detalhes.