Como criar alertas de e-mail para um grupo do SharePoint

Se RSS não é sua praia, você pode optar por receber notificações por email quando os aplicativos do SharePoint forem alterados, criando um alerta. Os alertas são uma ótima maneira de acompanhar as alterações que seus colegas de equipe fazem em documentos e itens.

Você precisa da permissão Criar Alertas para criar alertas. Essa permissão é concedida geralmente com a configuração pronta para uso do grupo Membros do Site do SharePoint.

Para criar um alerta para um aplicativo, siga estas etapas:

Navegue até o aplicativo em que deseja assinar um alerta e clique no botão suspenso Alertar-me na seção Compartilhar e rastrear da guia Biblioteca da Faixa de Opções (para um aplicativo baseado em biblioteca) ou na guia Lista da Faixa de Opções (para um aplicativo baseado em lista).
Se você não vir o botão Alertar-me, é provável que seu administrador não tenha definido as configurações de envio de e-mail. Se as configurações de email de saída não estiverem definidas na Administração Central, o botão Alerte-me simplesmente não aparecerá para os usuários. Se você estiver usando o SharePoint Online, no entanto, o email de saída já foi configurado pela Microsoft e você está pronto para prosseguir.

Escolha Definir alerta nesta biblioteca na lista suspensa.
A janela Novo alerta é exibida.
Você pode se inscrever para receber um alerta de um item ou documento selecionando o item ou documento e escolhendo Alertar-me na guia Itens da Faixa de Opções.

Na caixa de texto Título do alerta, digite um nome para o alerta.
Torne o nome algo significativo para você em sua caixa de entrada, como Documentos modificados hoje - Site da equipe de orçamento . Caso contrário, você não terá uma maneira significativa de diferenciar um alerta de outro.

Na caixa de texto Enviar alertas para, digite os nomes das pessoas, além de você, que devem receber o alerta.
Isso mesmo, você pode inscrever outras pessoas para receber um alerta! Você deve ter a permissão Gerenciar Alertas, que é concedida por padrão aos Proprietários do Site.
Organizações e proprietários de sites podem inscrever vários usuários em um alerta para garantir que eles recebam atualizações importantes, bem como incentivá-los a contribuir para um quadro de discussão, blog ou wiki. Os usuários ainda podem optar por sair, modificando as configurações em suas configurações de alerta.

Na seção Método de entrega, selecione se deseja receber alertas por e-mail ou mensagem de texto no seu telefone celular.
As mensagens de texto requerem que o administrador do SharePoint configure este serviço por meio de um terceiro, portanto, você não poderá enviar alertas para o seu telefone.

Na seção Tipo de mudança, selecione a opção que corresponde ao tipo de notificação que você deseja receber - Todas as mudanças, Novos itens são adicionados, itens existentes são modificados ou itens são excluídos.
Se você for responsável pelo gerenciamento de um aplicativo, deverá receber um alerta sempre que um item for excluído.

Na seção Enviar alertas para essas alterações, escolha quando receber alertas.
As opções que você vê aqui variam de acordo com o tipo de aplicativo com o qual você está trabalhando. Por exemplo, um aplicativo Tarefas permite que você receba um alerta quando uma tarefa for marcada como Concluída ou sempre que uma tarefa de alta prioridade for alterada.

Na seção Quando enviar alertas, escolha a frequência de entrega do alerta.
Você pode recebê-los imediatamente, uma vez por dia ou uma vez por semana. Resumos diários são bons; caso contrário, você provavelmente receberá muitos e-mails.

Clique em OK para criar seu alerta.

Confira este exemplo de configuração de um alerta.

Receba um e-mail quando uma lista ou biblioteca mudar.

Sempre que os usuários disserem que precisam de um fluxo de trabalho para receber notificações, tente primeiro um alerta. Você ficaria surpreso com a frequência com que os alertas fornecem as opções necessárias.

Se seu aplicativo tiver uma exibição pessoal ou pública que inclua um filtro, você poderá se inscrever para receber alterações apenas nessa exibição. Por exemplo, digamos que você deseja ser notificado por mensagem de texto quando um item em um aplicativo de Rastreamento de Problemas tiver sua prioridade definida como Alta. Você criaria uma exibição que filtra o aplicativo em busca de problemas de alta prioridade. Selecione a exibição filtrada na seção Enviar alertas para essas alterações ao criar o alerta e receberá alertas quando os itens atenderem aos critérios do filtro.

Você deve ter um endereço de e-mail configurado em seu perfil do SharePoint para receber alertas. Se o servidor do SharePoint estiver localizado na rede, isso geralmente não é um problema. No entanto, o Office 365 pode não estar integrado à sua rede e às informações de email. Nessas situações, o administrador pode configurar manualmente seu endereço de e-mail ou conceder permissão para fazê-lo.

Você pode gerenciar todos os seus alertas de uma única página, em vez de navegar para cada lista. Para gerenciar todos os alertas que você tem em um determinado site e modificá-los ou excluí-los, siga estas etapas:

Navegue até um aplicativo onde você atualmente assina um alerta.

Na guia Lista da Faixa de Opções, na seção Compartilhar e Rastrear, escolha Alerte-me → Gerenciar Meus Alertas.

Selecione o link do nome do alerta adequado.
A página Gerenciar meus alertas neste site é exibida com todas as opções que você visualizou quando criou o alerta pela primeira vez. Altere as configurações conforme desejado.
Não definiu o alerta para começar? Você ainda pode ler as configurações e alterar as opções (consulte a lista de etapas anteriores). Suas alterações não afetam as configurações de Alerta para outras pessoas se o alerta foi criado para vários usuários ao mesmo tempo.

Clique em OK para modificar o alerta com suas novas configurações ou em Excluir para excluir o alerta.
Excluir um alerta que foi criado para você não exclui o alerta de outros usuários que estão no grupo para o qual o alerta foi criado.

Se você for o administrador do site, poderá gerenciar os alertas de todos no site clicando no link Alertas do usuário na seção Administração do site da página Configurações do site.