Como criar tarefas resumidas e subtarefas no projeto 2016

Ao observar a estrutura analítica do trabalho do projeto no Project 2016, também conhecida como WBS, ou uma lista de tarefas do projeto, como a mostrada na figura a seguir, você verá que ela organiza as tarefas em níveis. Os níveis superiores são da EAP. O nível inferior consiste em tarefas que foram decompostas da EAP.

Uma tarefa que possui outras tarefas recuadas abaixo dela nesta estrutura de esboço é uma tarefa de resumo ou tarefa pai. As tarefas recuadas abaixo da tarefa de resumo são subtarefas ou tarefas filho. As tarefas de resumo são indicadas em negrito no esboço do projeto.

Você pode dizer quando uma tarefa de resumo tem uma família de subtarefas agarrada a suas saias: Quando uma subtarefa está oculta, um pequeno triângulo claro é exibido à esquerda da tarefa de resumo. Quando você clica no triângulo com a ponta do ponteiro, a tarefa se expande para mostrar todo o seu clã de subtarefas e a tarefa de resumo adiciona um triângulo preto à sua esquerda.

Esboço do projeto, mostrando tarefas resumidas e subtarefas.

Na figura, você pode ver que as tarefas de resumo do Banco de Dados e da Interface do Usuário têm subtarefas ocultas. As tarefas de resumo de Pagamento e Confirmação mostram todas as suas subtarefas.

Todas as informações sobre uma família de tarefas são agrupadas em sua tarefa de resumo de nível mais alto. Portanto, qualquer tarefa com subtarefas não tem informações de tempo ou custo próprias: ela reúne sua duração total e custo da soma de suas partes.

Essa funcionalidade de acumulação é cumulativa: A tarefa de nível mais baixo acumula para seu pai, que pode acumular em outra tarefa de resumo, que acumula (por exemplo) em uma tarefa de resumo do projeto. Qualquer tarefa com tarefas abaixo dela obtém suas informações de duração e custo de uma rolagem de suas subtarefas, não importa o quão profundamente aninhada ela possa estar na hierarquia.

A estrutura de famílias em um esboço também é útil quando você precisa reorganizar um esboço: quando você move uma tarefa de resumo, todas as suas subtarefas vêm junto com o passeio, independentemente de estar expandido!

Se uma tarefa de resumo for agendada manualmente, a funcionalidade de acumulação não funcionará e o Project exibirá avisos informando isso. A barra de Gantt para a tarefa de resumo tem uma barra de aviso vermelha que mostra a duração calculada das subtarefas quando elas não correspondem à duração da tarefa de resumo. A entrada do campo Concluir da tarefa de resumo também tem um sublinhado vermelho e ondulado para indicar um possível problema de agendamento.

Para lidar com essa situação, você pode alterar a tarefa de resumo para usar o agendamento automático, caso em que calcula os dados acumulados corretamente. Se quiser que a tarefa de resumo continue a ser agendada manualmente, você pode editar sua data de término ou usar o Inspetor de tarefas para corrigir a agenda de tarefas de resumo.

Quantos níveis você pode ir na WBS?

Você não tem limite prático para quantos níveis de tarefas você pode criar em um esboço. O projeto permite que você recue para mais níveis de detalhes do que você precisa para todos, exceto os cronogramas mais complexos.

Lembre-se, porém: em algum ponto, você terá que lidar com a atribuição de tempo e recursos para cada uma dessas tarefas e, em seguida, controlar seu progresso. Muitos detalhes podem tornar seu plano de projeto difícil de gerenciar. Por exemplo, se o seu projeto dura alguns meses, você não quer chegar a um nível em que as atividades durem apenas algumas horas. As melhores práticas sugerem que você sempre configure sua programação no nível em que deseja gerenciar sua equipe - normalmente, dias úteis (úteis) ou semanas.

Para projetos mais longos, você pode programar usando o planejamento em ondas sucessivas, um método de elaborar progressivamente a quantidade de detalhes para o trabalho de curto prazo e manter em um nível superior qualquer trabalho que esteja mais adiante. Por exemplo, se você tem um projeto de dois anos, pode ter os primeiros três meses planejados em detalhes, os próximos três meses em um nível superior e o restante do cronograma do projeto mostrando apenas marcos e principais resultados. À medida que avança no projeto, você começa a adicionar mais detalhes por seis meses e além. Uma boa regra é manter uma boa quantidade de detalhes por 90 dias fora.

O planejamento em ondas sucessivas não é uma desculpa para aumentar o escopo; é apenas a elaboração do escopo existente.

A tarefa de resumo do projeto

Assim como um navio tem apenas um capitão, apenas uma tarefa resume todas as outras tarefas em um projeto. Exiba a tarefa de resumo do projeto, que representa o nível mais alto (menos detalhado) de informações e geralmente é simplesmente o título do projeto, como Lançamento de novo produto. Quando você diz ao Project para exibir a tarefa de resumo do projeto, todas as tarefas do projeto se enquadram na estrutura de tópicos, conforme mostrado aqui.

A tarefa de resumo do projeto.

Conforme você constrói seu projeto, você mesmo pode criar facilmente uma tarefa de resumo do projeto (indente outras tarefas abaixo dela) ou usar um recurso de Projeto para gerar uma automaticamente a qualquer momento - mesmo depois de construir todas as fases do seu projeto. Para que o Project exiba automaticamente uma tarefa de resumo do projeto, siga estas etapas:

Na visualização Gantt Chart, selecione a guia de contexto Gantt Chart Tools Format.

No grupo Mostrar / Ocultar, marque a caixa de seleção Tarefa de Resumo do Projeto.

Como você pode ver, a Tarefa 0, Corrida / Caminhada de 10 km no Centro Juvenil, é a tarefa de resumo do projeto. Observe que a barra para a tarefa de resumo do projeto no gráfico está cinza e que as barras para outras tarefas de resumo estão pretas.

Quando você pensa sobre isso, um título de nível superior em um esboço é a soma de suas partes: o título reflete o tópico geral de todos os itens abaixo dele. A tarefa de resumo do projeto avança este conceito um passo adiante: Esta tarefa acumula todos os dados reais de outras tarefas em um item de linha. Portanto, a duração da tarefa de resumo do projeto reflete a duração de todo o projeto. Do ponto de vista monetário, o custo total da tarefa de resumo do projeto reflete os custos totais de todo o projeto. Figuras como essas podem ser úteis para ter ao seu alcance - e esse é um valor de uma tarefa de resumo.

Se você estiver confuso sobre a duração de sua tarefa de resumo, lembre-se de que a duração da tarefa de resumo é a diferença entre a data de início da tarefa mais antiga e a data de término da tarefa mais recente. No entanto, os dias não úteis não são contados na duração da tarefa de resumo. A duração da tarefa de resumo, portanto, é igual ao número de dias de trabalho no decorrer das subtarefas, não ao número de dias corridos entre o início da primeira tarefa e o final da última.

Nem todo mundo usa tarefas de resumo do projeto. Você pode simplesmente criar, no nível mais alto de sua estrutura de tópicos, tarefas que representam as principais entregas ou fases do projeto - com subfases e subtarefas abaixo delas - e não criar uma tarefa que está mais acima na ordem do que todas as outras. No entanto, ter uma tarefa de resumo do projeto tem alguns benefícios:

• Você pode ver rapidamente os totais do projeto nas colunas de dados na exibição Gráfico de Gantt e em outras exibições.
• Você pode colocar um link para sua tarefa de resumo do projeto em outro projeto para que todos os dados de um projeto sejam refletidos em outro. Por exemplo, se você criar cinco cronogramas para lançamentos de novos produtos em sua empresa, poderá criar facilmente um cronograma mestre para todos os lançamentos de produtos da empresa vinculando às tarefas de resumo do projeto em cada um dos projetos.