Smartsheet 9.1.1
Smartsheet é uma plataforma de trabalho dinâmica que permite gerenciar projetos, criar fluxos de trabalho e colaborar com sua equipe.
Como marcar no SharePoint
Tags são palavras-chave que você atribui ao conteúdo. Marcar páginas para compartilhar com outras pessoas é um marcador social , muito popular na web e fácil no SharePoint. Se você já usou um site como o Delicious , já sabe como funciona o bookmarking social.
À medida que mais pessoas atribuem as mesmas tags, as tags se tornam uma forma de navegar para conteúdo semelhante. O grupo Marcas e notas na faixa de opções permite que você digite suas próprias palavras-chave de marca, para que possa marcar o conteúdo com termos que sejam significativos para você. Este botão também permite acessar o Bloco de Anotações , que pode ser usado para deixar comentários visíveis ao público em um documento ou página.
A ênfase está na palavra - chave na marcação. O SharePoint não impede que você digite marcas mais longas, mas é melhor usar palavras únicas ou frases muito curtas como marcas. Caso contrário, você frustrará o propósito de usar a marcação como uma forma rápida e concisa de categorizar as informações. Se você precisar fazer comentários mais longos, use o Quadro de notas.
Para marcar conteúdo no SharePoint, siga estas etapas:
Navegue até a página que deseja marcar.
Para marcar itens ou documentos individuais, você deve navegar até o aplicativo e clicar na linha que deseja marcar. As Marcas e Notas para itens ou documentos individuais estão na guia Itens da Faixa de Opções.
Localize o grupo Marcas e notas na guia Lista ou Biblioteca da faixa de opções para ver suas opções de marcação.
Clique no botão Tags e notas.
A janela Marcas e quadro de notas aparece preenchida com as marcas recentes que você aplicou.
Na área de texto Minhas tags, clique em uma tag existente e / ou digite as tags que deseja aplicar ao conteúdo.
Use um ponto-e-vírgula para separar as tags.
(Opcional) Para marcar suas tags como privadas para que outras pessoas não possam vê-las, marque a caixa de seleção Privado.
Clique no botão Salvar para salvar suas tags.
Quando você salva suas tags, elas aparecem na seção Tags sugeridas da página. Você pode clicar em qualquer uma das marcas nesta seção para visualizar a página Perfil de marcas.
Para adicionar uma nota a um item, siga estas etapas:
Clique na guia Quadro de Anotações e digite sua anotação na caixa de texto.
Ao contrário das marcas, as notas inseridas com o Bloco de Anotações não podem ser marcadas como privadas e, portanto, podem ser visualizadas por qualquer outra pessoa com o mesmo acesso. Escolha suas palavras com cuidado.
Clique no botão Postar para postar a nota.
A nota aparece na janela, junto com quaisquer outras notas que foram inseridas. Você pode percorrer todas as postagens inseridas para este conteúdo usando os botões Próximo e Anterior.
Para fechar a janela, clique no X no canto superior direito da janela.
Benefícios da marcação ativa
A marcação ativa aumenta significativamente a velocidade e a precisão da pesquisa, tornando-a excelente também para o sistema de gerenciamento de documentos.
Aqui estão alguns deles:
| Categoria | Beneficiar | Descrição |
| Capacidade de pesquisa e recuperação aprimoradas | Pesquisas mais rápidas | A marcação ativa melhora muito a velocidade e a precisão dos resultados da pesquisa. |
| Precisão nos resultados da pesquisa | As tags atuam como sinalizações específicas, levando os usuários diretamente ao conteúdo de que precisam, reduzindo o tempo de pesquisa. | |
| Gerenciamento de conteúdo aprimorado | Organização mais fácil | A marcação ativa torna a organização do conteúdo mais gerenciável, categorizando os itens. |
| Recuperação simplificada de documentos | Documentos devidamente marcados são fáceis de recuperar para referência, relatórios ou auditorias. | |
| Colaboração aprimorada | Facilita o trabalho em equipe | As tags ajudam os membros da equipe a encontrar rapidamente documentos para projetos colaborativos, especialmente em equipes grandes. |
| Consistência nos fluxos de trabalho | A marcação ativa garante classificação consistente de conteúdo, simplificando os fluxos de trabalho. | |
| Melhor conformidade e governança | Ajuda na conformidade | As tags categorizam os documentos em conformidade com os requisitos legais e regulamentares para uma melhor gestão. |
| Governança melhorada | A marcação ativa impõe políticas de governança de conteúdo e padroniza o acesso ao conteúdo categorizado. | |
| Experiência de usuário personalizada | Visualizações personalizadas | Os usuários podem criar visualizações personalizadas com base em tags para acesso rápido ao conteúdo relevante. |
| Adaptabilidade às necessidades do usuário | A marcação ativa se adapta às mudanças nas necessidades organizacionais, permitindo a criação de novas tags conforme necessário. |
Convenções de nomenclatura
Convenções de nomenclatura eficazes são importantes para uma marcação eficiente e fácil de usar no SharePoint.
Convenções de nomenclatura adequadas melhoram a localização do conteúdo e contribuem para a organização geral do sistema.
Aqui estão algumas diretrizes essenciais a serem consideradas ao criar convenções de nomenclatura:
- Seja descritivo, mas conciso: os nomes devem ser autoexplicativos, fornecendo informações suficientes para entender o arquivo ou item rapidamente. No entanto, evite nomes excessivamente longos que possam ser difíceis de ler ou gerenciar.
- Use formatos padronizados: estabeleça um formato padrão para nomes, como começar com a data (em um formato consistente como AAAA-MM-DD para arquivos que exigem classificação por data), seguido por uma descrição clara. A consistência facilita a classificação e localização de arquivos.
- Incorpore elementos de categorização: inclua elementos no nome que categorizam o arquivo ou item, como nomes de projetos, números de versão ou códigos de departamento. Essa prática é especialmente útil em ambientes colaborativos.
- Evite caracteres especiais e espaços: use sublinhados (_) ou hifens (-) em vez de espaços nos nomes de arquivos, pois alguns sistemas podem não lidar bem com espaços. Evite usar caracteres especiais como /, , ?, %, *, :, |, “, <, > e ., que podem causar problemas em muitos sistemas operacionais.
- Use CamelCase ou Snake_case: para codificação e ativos digitais, CamelCase (onde a primeira letra de cada palavra é maiúscula, por exemplo, ProjectReport) ou Snake_case (palavras separadas por sublinhados, por exemplo, , project_report) pode ser usado para facilitar a leitura e compatibilidade do sistema.
- Mantenha-a escalonável e flexível: a convenção de nomenclatura deve ser escalonável e flexível o suficiente para acomodar adições ou alterações futuras sem se tornar obsoleta.
- Documente e comunique a convenção: documente claramente a convenção de nomenclatura e garanta que ela seja comunicada a todos os membros da equipe. A aplicação consistente é fundamental para sua eficácia.
- Revise e revise conforme necessário: Revise periodicamente a convenção de nomenclatura para garantir que ela ainda atenda às necessidades de sua equipe ou projeto. Esteja aberto para fazer ajustes à medida que sua organização ou projeto evolui.
Erros comuns de marcação
Ao implementar e gerenciar um sistema de marcação no SharePoint, erros comuns podem prejudicar sua eficácia.
Identificar e compreender esses erros é importante para manter uma estratégia de inclusão de tags funcional e eficiente.
Aqui estão alguns dos erros de marcação mais comuns e dicas sobre como evitá-los:
| Erro | Emitir | Estratégia |
| Marcação excessiva | Adicionar muitas tags, causando desordem e confusão. | Estabeleça diretrizes para o número ideal de tags e treine os usuários para serem seletivos. |
| Marcação inconsistente | Falta de uniformidade no uso de tags, levando à ineficiência. | Desenvolva e aplique um protocolo de marcação padronizado em toda a organização. Treinamentos e auditorias regulares ajudam a manter a consistência. |
| Usando tags não descritivas ou ambíguas | Tags vagas ou genéricas que não agregam valor na categorização ou localização de conteúdo. | Incentive tags claras, específicas e descritivas. Forneça exemplos de tags eficazes em treinamento. |
| Negligenciando a estrutura hierárquica | Não utilizar uma abordagem estruturada na etiquetagem, que é crucial para conjuntos de informações complexos. | Implemente marcação hierárquica e eduque os usuários sobre seus benefícios. |
| Ignorando o feedback e a participação do usuário | Não envolver os usuários no desenvolvimento e refinamento do sistema de etiquetagem. | Estabeleça canais de feedback e envolva os usuários no desenvolvimento contínuo do sistema de etiquetagem. |
| Deixar de revisar e atualizar tags regularmente | Tags desatualizadas ou irrelevantes ao longo do tempo, levando à ineficiência. | Agende revisões regulares do sistema de etiquetagem e atualize as etiquetas para alinhá-las às necessidades atuais. |
| Falta de integração com outros recursos do SharePoint | Não utilizar todos os recursos do SharePoint, como tipos de conteúdo e fluxos de trabalho. | Eduque os usuários sobre como a marcação interage com outros recursos do SharePoint e seus benefícios. |
SharePoint
SharePoint é um sistema de colaboração baseado na web que usa uma variedade de aplicativos de fluxo de trabalho, bancos de dados de “lista” e outros componentes da web, bem como recursos de segurança para dar controle ao trabalho conjunto de grupos empresariais.
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O Microsoft Outlook é um aplicativo comercial e de produtividade desenvolvido pela Microsoft Corporation.
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PDF se tornou um formato comumente usado para leitura, criação e envio de documentos de texto. Por sua vez, tem havido um aumento no número de programas utilizados para este tipo de documentação. PDF-XChange Viewer está entre um número crescente de visualizadores de PDF.
Apache Open Office
Apache OpenOffice oferece um conjunto completo de aplicativos Office que rivalizam com o Microsoft 365, especialmente em Excel, PowerPoint e Word. Ele permite que você gerencie seus projetos de forma mais eficaz e suporta diversos formatos de arquivo.
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Foxit Reader é principalmente um leitor de PDF e também permite criar arquivos PDF, assiná-los, editá-los e adicionar anotações. Funciona em sistemas operacionais, existem plugins para diversos programas do pacote Microsoft Office.