Como visualizar contatos no Microsoft Outlook 2019

Depois de inserir suas informações de contato, o Microsoft Outlook 2019 permite que você veja as informações organizadas de muitas maneiras diferentes e úteis, chamadas de visualizações . Visualizar suas informações de contato e classificar as visualizações são maneiras rápidas de obter uma visão geral dos dados inseridos. O Outlook vem com vários modos de exibição predefinidos em cada módulo. Você pode alterar facilmente qualquer visualização predefinida, nomear e salvar sua visualização alterada e usá-la da mesma forma que faria com as visualizações predefinidas.

Para alterar a visualização da sua lista de contatos, siga estas etapas:

No módulo Pessoas, clique na guia Página inicial na faixa de opções.

Clique na visualização desejada no grupo Visualização Atual.

A exibição muda para usar essa visão. Se você escolher a visualização Cartões de visita, obterá algo parecido com o que é mostrado aqui. Você também pode escolher visualização de cartão, visualização do telefone, visualização de lista ou quaisquer outras visualizações listadas.

Visualização de cartões de visita.

Você pode alternar as exibições da mesma forma que alterna os canais de televisão, portanto, não se preocupe em mudar para frente e para trás. Quando você altera as visualizações, está apenas vendo maneiras diferentes de organizar as mesmas informações.

Como classificar uma visualização no Microsoft Outlook 2019

Algumas visualizações são organizadas como listas simples, como a visualização Telefone do módulo Pessoas. Esta figura mostra a visualização do telefone: uma coluna de nomes à esquerda, seguida por uma coluna de nomes de empresas e assim por diante.

Visualização do telefone.

Se você não conseguir encontrar um determinado contato em uma visualização organizada em colunas, clique no título da coluna uma vez para classificar por essa coluna. Por exemplo, suponha que você queira ver os nomes das pessoas que trabalham para a IBM que foram inseridas em sua lista de Contatos. Uma maneira fácil de ver todos os seus nomes simultaneamente é classificar a coluna EMPRESA.

Para classificar por nome de coluna, siga estas etapas:

No módulo Pessoas, escolha a visualização Telefone no grupo Visualização Atual na Faixa de Opções. Sua lista de contatos aparece na visualização do telefone.

Clique no título na parte superior da coluna EMPRESA. Seus contatos aparecem em ordem alfabética de A a Z (também conhecida como ordem crescente) de acordo com o nome na coluna EMPRESA. Agora é mais fácil encontrar alguém: role para baixo até aquela parte do alfabeto. Se você classificar por empresa, todos os contatos serão alinhados em ordem de nome da empresa. Se você clicar no título uma segunda vez, seus contatos aparecerão em ordem alfabética reversa (também conhecida como ordem decrescente).

Como reorganizar visualizações no Outlook 2019

Você pode reorganizar a aparência de uma visualização simplesmente arrastando o título da coluna e soltando o título onde desejar. Aqui está um exemplo que move a coluna PAÍS / REGIÃO para a esquerda da coluna ARQUIVAR COMO:

Se a lista de contatos ainda não estiver exibida na visualização Telefone, clique no botão Telefone no grupo Visualização Atual na guia Página Inicial. Ele já pode estar na visualização Telefone do conjunto de etapas anterior.

Clique no título PAÍS / REGIÃO e arraste-o na parte superior da coluna ARQUIVAR COMO à sua esquerda. Você verá um par de setas vermelhas apontando para a borda entre as duas colunas à esquerda da coluna em que você clicou. As setas vermelhas indicam onde o Outlook deixará a coluna quando você soltar o botão do mouse.

Solte o botão do mouse. A coluna que você arrastou agora está à esquerda da outra coluna. Você pode usar o mesmo processo para mover qualquer coluna em qualquer exibição do Outlook.

Como a tela não é tão larga quanto a lista, pode ser necessário rolar para a direita para ver colunas adicionais. Você pode reordenar as colunas conforme desejado para que as que você usa com mais frequência apareçam à esquerda, para que você não precise rolar sempre que quiser vê-las.

Como usar visualizações agrupadas no Outlook 2019

Às vezes, a classificação não é suficiente. As listas de contatos podem ficar bem longas depois de um tempo; você pode coletar facilmente alguns milhares de contatos em alguns anos. Classificar uma lista tão longa significa que se você estiver procurando por algo começando com a letra M , por exemplo, o item que deseja encontrar estará cerca de um metro abaixo da parte inferior do monitor - não importa o que você faça.

Os grupos são a resposta - e não me refiro ao Outlook Anônimo. O Outlook já oferece várias listas predefinidas que usam agrupamento.

Você pode visualizar vários tipos de listas no Outlook: Uma lista classificada é como um baralho de cartas disposto em ordem numérica, começando com os duques, depois os três, depois os quatros e assim por diante - até as cartas com figuras. Uma visão agrupada é como ver as cartas organizadas com todos os copas em uma linha, depois todas as espadas, depois os ouros e depois os paus.

Reunir itens de tipos semelhantes em grupos é útil para tarefas como localizar todas as pessoas em sua lista que trabalham para uma determinada empresa, quando você deseja enviar parabéns por um novo negócio. Como o agrupamento por empresa é frequentemente útil, a exibição em Lista classifica seus contatos por empresa e é configurada como uma exibição predefinida no Outlook.

Para usar a visualização em Lista e ver o agrupamento por empresa, siga estas etapas:

No módulo Pessoas, clique na guia Página inicial.

Escolha Lista no grupo Visualização Atual na guia Página Inicial.

Cada título tem um prefixo Company: e representa uma empresa diferente. Cada título informa quantos itens estão incluídos naquele título. Na figura a seguir, por exemplo, você pode ver que duas pessoas trabalham para o Schmoe Unlimited.

O símbolo de triângulo à esquerda do título expande ou reduz o grupo de contatos sob esse título.

A visualização de lista aplica o agrupamento por empresa por padrão.

Se as visualizações de grupo predefinidas não atenderem às suas necessidades, você pode agrupar itens de acordo com praticamente qualquer coisa que desejar, assumindo que você inseriu os dados. Para agrupar por outro campo, siga estas etapas:

No módulo Pessoas, clique na guia Exibir e selecione Configurações de exibição. A caixa de diálogo Configurações do Advanced View: Lista é aberta. Observe que Agrupar por está definido como Empresa.

Clique em Agrupar por. A caixa de diálogo Agrupar por é aberta. Observe que Agrupar itens por está definido como Empresa. Veja a figura a seguir.

Abra a lista de empresas e selecione um campo diferente.

Clique em Crescente ou Decrescente para especificar a ordem de classificação. A a Z é ascendente e Z a A é descendente.

Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Agrupar por.

Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configurações do Advanced View: Lista.

Agrupe por algum outro campo, se desejar.