Importe uma nova taxonomia personalizada para o repositório de termos do SharePoint Online

Como um sistema de gerenciamento de conteúdo, o SharePoint Online oferece excelentes recursos de gerenciamento de metadados prontos para uso por meio do Repositório de Termos. Se sua organização usa taxonomia para organizar dados, então você pode simplesmente usar o que possui importando sua taxonomia customizada para o repositório de termos.

Se você for uma pequena empresa, usar a taxonomia para marcar o conteúdo pode significar uma melhor governança de como as coisas são descritas em sua empresa, bem como ajudar a construir o tecido social de sua organização.

Por exemplo, digamos que você exija que os usuários do SharePoint insiram certas informações sobre os arquivos que carregam na biblioteca de documentos. Eles precisam inserir o título, o autor, a unidade de negócios, o público e o assunto de cada arquivo. Você pode aproveitar a taxonomia para que, quando um usuário inserir metadados no campo Público, ele possa escolher entre as palavras-chave que já estão no Repositório de termos, como Interno ou Externo.

Se o usuário selecionar Interno, opções adicionais serão exibidas para escolher, dependendo se o público interno é para executivos ou gerentes. Em Assunto, os usuários podem selecionar palavras-chave, como RH, Jurídico ou TI. Você também pode permitir que os usuários insiram suas próprias palavras-chave para descrever o assunto.

Ao ver um padrão emergente de palavras-chave usadas com frequência, isso pode indicar a você, como Administrador do SharePoint Online, para mover essas palavras-chave para o conjunto de termos principal. Não apenas isso, mas pode levar sua organização a começar a pensar em criar um novo nome para um produto de acordo com as palavras que melhor o descrevem para seu pessoal e o que essas palavras significam para eles.

Para importar uma taxonomia personalizada para o armazenamento de termos, siga estas etapas:

Clique em Repositório de Termos na navegação à esquerda no Centro de Administração do SharePoint Online.

Certifique-se de que seu nome esteja listado em Administradores de repositório de termos.

Em Importação de amostra no painel direito, clique em Exibir arquivo de importação de amostra.

Baixe o arquivo de valores separados por vírgula (.csv) e edite-o no Excel para se ajustar à sua taxonomia.

No Excel, organize os termos em hierarquias de até sete níveis de profundidade.

Salve o arquivo em seu formato original .csv.

De volta ao repositório de termos do Centro de administração do SharePoint Online, passe o mouse sobre o grupo onde deseja carregar o conjunto de termos e clique na seta que aparece à direita para exibir comandos adicionais.

Selecione Importar novo conjunto de termos.

Na janela de importação de conjunto de termos, clique em Navegar.

Navegue até o arquivo .csv que você salvou na Etapa 5, selecione o arquivo e clique em Abrir.

Você será levado de volta à janela de importação do conjunto de termos.

Clique OK.

Você será levado de volta ao portal do Centro de Administração do SharePoint Online, onde verá o conjunto de termos que acabou de importar listado no grupo selecionado na Etapa 6.