Migrando arquivos para o SharePoint Online com a ferramenta de migração do SharePoint da Microsoft

Sua assinatura de uma licença do Microsoft 365 Business inclui 1 TB de armazenamento em nuvem no OneDrive for Business por usuário licenciado. Além disso, sua organização obtém 1 TB de armazenamento no SharePoint Online mais 10 GB por usuário licenciado.

Digamos, por exemplo, que você tenha 10 usuários, cada um com uma licença do Microsoft 365 Business. Esta é a aparência do seu armazenamento em nuvem gratuito:

10 usuários x 1 TB por usuário no OneDrive for Business = 10 TB

1 TB no SharePoint Online

10 usuários x 10 GB por usuário no SharePoint Online = 100 GB (0,1 TB)

Armazenamento total na nuvem: 11,1 TB

Se você está se perguntando quantos dados você pode armazenar em 1 TB de armazenamento, considere o infográfico da Escola Primária de TI . Nele, o autor afirma que você teria 60 pilhas de papel datilografado empilhadas da altura da Torre Eiffel para consumir 1 TB de dados.

Com tanto armazenamento, você pode se perguntar por que as SMBs ainda estão usando compartilhamentos de arquivos e aplicativos SaaS de terceiros, como o Dropbox . Para a maioria das pequenas empresas, o desafio é mover seus dados existentes para o SharePoint Online ou OneDrive for Business.

Tradicionalmente, a migração de dados para o SharePoint Online exigia ferramentas complicadas que exigiam engenheiros seniores. Se uma empresa não tivesse um orçamento para essas ferramentas ou experiência, um administrador de TI teria que gastar muito tempo movendo arquivos manualmente e lidando com problemas de sincronização.

A boa notícia é que o Office 365 foi projetado para quebrar tradições. O que era desafiador há alguns anos agora é uma ferramenta simples e gratuita de autoatendimento. Com alguns cliques, um administrador de TI agora pode migrar arquivos com segurança para bibliotecas de documentos no SharePoint Online ou OneDrive for Business .

Microsoft 365 Business: A ferramenta de migração do SharePoint

A ferramenta de migração do SharePoint é um aplicativo útil que elimina as suposições ao mover arquivos para o Office 365 de seu disco rígido, provedor de armazenamento SaaS terceirizado ou ambiente do SharePoint local. Você basicamente só precisa baixar a ferramenta e, com alguns cliques, a ferramenta fará sua mágica enquanto você, dependendo do tamanho dos dados que está movendo, pega uma xícara de café ou liga a Netflix para assistir seu programa favorito enquanto você espere a ferramenta terminar seu trabalho.

Veja como funciona a ferramenta de migração do SharePoint.

Baixe a ferramenta de migração do SharePoint da Microsoft .

Clique duas vezes no arquivo baixado para executar a ferramenta e clique no botão Sign In.

Tela de entrada da Ferramenta de migração do SharePoint.

A página Onde estão seus dados? aparece a tela.

Selecione a fonte de seus dados (para este exercício, escolha a opção Compartilhamento de arquivos):

• Se você estiver movendo arquivos de um ambiente do SharePoint local, escolha SharePoint local.
• Se você deseja mover arquivos do seu disco rígido ou compartilhamentos de arquivos, escolha Compartilhamento de Arquivos. Se você deseja mover arquivos do Dropbox, certifique-se de que o aplicativo Dropbox esteja em execução na sua área de trabalho e selecione a opção Compartilhamento de arquivos.
• Se você tiver várias fontes de dados, escolha o arquivo JSON ou CSV para a migração em massa. Observe que você precisará de algumas habilidades de programação para criar um arquivo JSON.

Na tela Selecionar uma fonte e um destino, clique no botão Escolher pasta.

Na janela Procurar pasta, escolha a pasta que deseja migrar e clique em OK.

A tela Selecionar uma fonte e um destino reaparece.

Clique no botão Avançar.

Uma nova caixa aparece na mesma tela para que você possa colar o URL do SharePoint Online ou OneDrive for Document.

Na caixa Insira um URL, insira ou cole o URL da biblioteca de destino.

No menu suspenso Escolha uma biblioteca de documentos, escolha a biblioteca de documentos apropriada. Em seguida, clique no botão Adicionar.

Na próxima tela, revise as entradas de Origem e Destino e clique no botão Migrar para iniciar o processo de migração.

A ferramenta exibe o status da migração. Se você precisar alterar a entrada de Origem ou Destino, deverá reiniciar o processo.

Quando a migração do SharePoint for concluída, clique no botão Fechar.

A ferramenta captura logs do trabalho de migração, que você pode ver após a migração do SharePoint. Ver os logs pode ser útil para solucionar problemas.

Se você tiver que fechar ou fechar acidentalmente a ferramenta antes que o trabalho de migração do SharePoint seja concluído, você pode retomar o trabalho de qualquer computador, desde que o trabalho tenha sido executado por pelo menos 5 minutos.

Outro recurso interessante da ferramenta é sua capacidade de realizar futuras migrações incrementais do SharePoint. Se alguém em sua equipe não recebeu o memorando e continua a salvar arquivos em seu compartilhamento de arquivos, você pode executar a ferramenta novamente e mover apenas os arquivos novos ou atualizados do local de origem. Para aproveitar este recurso, clique em Sim quando a ferramenta perguntar se você deseja manter as configurações de migração para futuras execuções incrementais após o término da migração.

Microsoft 365 Business: Sincronizando arquivos com o cliente OneDrive

Outra forma de migrar arquivos para o SharePoint Online ou OneDrive for Business é por meio do cliente de sincronização OneDrive. Depois que o cliente de sincronização estiver em execução, você pode simplesmente arrastar os arquivos do local de origem para a biblioteca apropriada no OneDrive for Business ou no SharePoint Online.

Se o Windows 10 foi implantado com a licença do Microsoft 365 Business, o cliente de sincronização OneDrive for Business é automaticamente configurado para a conta que usa o dispositivo. Assim, as pastas do OneDrive for Business estarão disponíveis no File Explorer.

Se você estiver migrando arquivos para uma biblioteca de documentos do SharePoint Online usando o cliente de sincronização OneDrive, primeiro você precisa sincronizar a biblioteca de documentos do SharePoint com sua área de trabalho. Faça isso navegando até a biblioteca de documentos do SharePoint Online e clicando no ícone Sincronizar na barra de comando. O cliente de sincronização irá guiá-lo através do restante das etapas, que são diretas.

Ícone de sincronização na barra de comando do SharePoint Online.