O que é o Microsoft SharePoint: um breve tour

SharePoint na solução baseada em nuvem da Microsoft para colaboração. O Microsoft SharePoint é um excelente exemplo de quão longe avançamos com o uso da tecnologia para melhorar o trabalho em equipe e as comunicações. Em 1971, o engenheiro de computação Ray Tomlinson enviou o primeiro e-mail entre dois computadores colocados lado a lado. Quando questionado sobre o que o levou a desenvolver essa tecnologia inovadora, a resposta de Tomlinson foi: "principalmente porque parecia uma ideia legal".

Mais de 40 anos depois, e mais de 269 bilhões de e-mails enviados e recebidos por dia somente em 2017, essa ideia bacana está para ser atualizada. No mundo de hoje, onde os profissionais da informação não estão mais sentados lado a lado, mas espalhados por várias geografias e fusos horários, o e-mail simplesmente não é suficiente para garantir colaboração em tempo real, coleta de informações por autoatendimento e solução robusta de gerenciamento de conhecimento.

Embora o e-mail continue atendendo às necessidades de comunicação e calendário um a um, o SharePoint Online serve como a plataforma para as necessidades de colaboração com foco na equipe e no projeto . Os recursos da intranet no SharePoint fornecem recursos de colaboração de uma forma que aproveita o conhecimento coletivo das pessoas na organização não apenas para informar e envolver os funcionários, mas também para transformar os processos de negócios.

Visitando o cenário do SharePoint

O SharePoint Online conecta as pessoas em seu local de trabalho com uma solução inteligente de gerenciamento de conteúdo que aumenta a produtividade e, ao mesmo tempo, mantém seus dados protegidos. É uma solução baseada em nuvem que é um dos serviços do Office 365. Também sob o guarda-chuva do SharePoint está o SharePoint Server, que é uma solução semelhante ao SharePoint Online, mas requer a compra e manutenção de hardware de servidor, instalação de software, manutenção de software ou sistema operacional atualizado e contratando pessoas para gerenciar a tecnologia e solucionar problemas. No SharePoint Online, essas tarefas são realizadas pela Microsoft.

Conhecendo as personas do SharePoint

Embora o SharePoint forneça uma plataforma para que todos na organização compartilhem e trabalhem juntos, existem quatro tipos de personas que usam, interagem e se beneficiam do SharePoint.

• Usuários finais: se você acessar o portal ou intranet da sua organização no SharePoint para ler anúncios ou qualquer tipo de comunicação, você é um usuário final. O mesmo é verdade se sua equipe de projeto usa o SharePoint para colaboração.
• Administradores: conforme você se familiariza com os recursos e funcionalidades do SharePoint, pode se tornar um superusuário final e assumir responsabilidades de administração, como as seguintes:
  • Administrador do conjunto de sites: esta função é responsável por todo um conjunto de sites, que pode ter muitos sites do SharePoint. Um administrador de conjunto de sites pode controlar quais recursos estão disponíveis para o conjunto de sites, incluindo fluxos de trabalho, identidade visual personalizada e configurações de pesquisa.
  • Proprietário do site: ao criar um novo site na página Sites, você se torna automaticamente o proprietário do site. Como proprietário de site, você pode provisionar subsites, gerenciar permissões para o site, alterar a aparência e habilitar ou desabilitar recursos do site de acordo com o que está disponível no conjunto de sites e muito mais.

• Profissionais de TI: o SharePoint possui recursos integrados que atendem a profissionais em um departamento de TI ou consultores de TI que atendem às necessidades de seus clientes. Normalmente, esses profissionais de TI administram o SharePoint Online para garantir que a tecnologia atenda às necessidades de negócios. Eles podem atuar como o sistema ou administrador do SharePoint com acesso ao Centro de administração do SharePoint no Office 365, onde definem as configurações do SharePoint, como
  • Ativando / desativando o Yammer como a solução de colaboração social corporativa
  • Permitindo o compartilhamento externo de sites do SharePoint
  • Configurando políticas de conformidade e prevenção contra perda de dados
  • Restaurando sites excluídos

• Desenvolvedores: são os técnicos que criam aplicativos e personalizações para estender as funcionalidades do SharePoint além do que a Microsoft oferece. O SharePoint possui recursos avançados para centenas de milhares de desenvolvedores focados nesta plataforma. Existe até um mercado para esses desenvolvedores publicarem e venderem seus aplicativos e soluções: o Repositório do SharePoint.

Acessando a página inicial do SharePoint Online

O SharePoint Online permite que você compartilhe conhecimento , conteúdo, aplicativos e notícias ricas e interativas para um amplo público em sua organização. No cerne da capacidade de informar e envolver os funcionários está a tecnologia fundamental que oferece sites e páginas bonitos, modernos e amigáveis ​​para dispositivos móveis.

A página inicial do SharePoint Online oferece uma lista rápida de todos os sites aos quais você pertence e está seguindo no painel esquerdo. O painel do meio exibe uma lista em estilo de cartão com as notícias mais recentes em sua organização, selecionadas de todos os sites aos quais você tem acesso, bem como uma lista dos sites que você visita com frequência.

A página inicial do SharePoint Online.

Para acessar a página inicial do SharePoint Online, siga estas etapas:

Faça logon no Office 365 .

Clique no inicializador de aplicativos (o ícone que se parece com um waffle no canto superior esquerdo).

Clique em SharePoint na lista de blocos.

Cuidado com o que você compartilha no SharePoint!

Os sites do SharePoint e seu conteúdo podem ser compartilhados com usuários fora de sua organização por meio de uma funcionalidade chamada compartilhamento externo. Por padrão, o compartilhamento externo está habilitado no SharePoint Online. Isso significa que todos os sites criados na página Sites podem ser compartilhados com usuários externos. O Administrador Global do Office 365 pode desabilitar esse recurso globalmente para todo o ambiente do SharePoint Online ou habilitar / desabilitar qualquer conjunto de sites individual.

O compartilhamento externo é útil quando você deseja que as pessoas com quem trabalha e que não têm uma licença do Office 365 (chamados de usuários externos ) em sua organização colaborem com você. Por exemplo, se você está executando uma campanha de marketing e está trabalhando com uma agência de publicidade, convém conceder a seus contatos na agência de publicidade acesso ao site do seu projeto no SharePoint para que você possa ser coautor dos documentos.

O compartilhamento externo também pode representar um potencial de vazamento de dados, portanto, tome cuidado com o que você compartilha!