Organizando Seu E-mail do Outlook: Limpando Suas Pastas

Livrar-se de itens desnecessários nas pastas do Outlook é essencial para uma boa saúde mental. Toda aquela bagunça na sua caixa de entrada do Outlook pode ser angustiante. Estas informações explicam mais duas técnicas para organizar seu e-mail do Outlook 2019 e remover detritos das pastas - arquivamento e o comando de limpeza da caixa de correio.

Arquivando o material antigo na caixa de entrada do Outlook

Em alguns casos, o Outlook coloca mensagens de e-mail, tarefas e compromissos com mais de seis meses na pasta Arquivo, uma pasta especial para itens que o Outlook considera obsoletos e que não valem mais a pena guardar. O Outlook chama o envio desses itens para a pasta Arquivo “autoarquivamento”. Os itens que foram arquivados não são perdidos para sempre. Você pode visitá-los abrindo a pasta Pastas de arquivamento e suas subpastas no painel Pasta. Essas pastas e subpastas são criadas automaticamente na primeira vez que você arquiva itens.

O arquivamento é uma forma de remover suas pastas de e-mail, listas de tarefas e calendário de itens que não importam mais. Como e quando os itens são arquivados depende de você. Para arquivar itens, você pode arquivá-los por conta própria, estabelecer um conjunto padrão de regras de arquivamento que se aplicam a todas as pastas ou, se uma pasta precisar de atenção individual e não estiver sujeita às regras de arquivamento padrão, estabeleça regras especiais para isso pasta. Cada pasta pode ter seu próprio conjunto de regras de arquivamento ou estar sujeita às regras padrão.

Para dizer ao Outlook como arquivar coisas antigas:

• Estabelecendo regras de arquivamento padrão: Na guia Arquivo, escolha Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook. Em seguida, na guia Avançado, clique no botão Configurações de AutoArquivar. Você verá a caixa de diálogo AutoArquivar.
• Estabelecendo regras para uma pasta específica: Selecione a pasta, vá para a guia Pasta e clique no botão Configurações de AutoArquivar. Você verá a guia AutoArquivar da caixa de diálogo Propriedades, conforme mostrado em

Fazendo as regras de arquivamento padrão (esquerda) e regras para uma pasta (direita).

Regras de arquivamento padrão no Outlook

Negocie essas opções na caixa de diálogo AutoArquivar para estabelecer regras de arquivamento padrão:

• Executar AutoArquivar a Cada: Digite um número para informar ao Outlook com que freqüência os itens devem ser arquivados.
• Avisar antes da execução do arquivo: Se esta caixa de seleção estiver marcada, você verá uma caixa de mensagem antes de iniciar o arquivamento e poderá recusar o arquivamento, se desejar, selecionando Não na caixa de mensagem.
• Excluir itens expirados (somente pastas de e-mail): marque esta caixa de seleção para excluir todas as mensagens de e-mail quando o período de tempo tiver expirado.
• Arquivar ou excluir itens antigos: desmarque essa opção se não quiser arquivar itens.
• Mostrar pasta de arquivamento na lista de pastas: selecione esta opção se quiser manter a versão arquivada da pasta no painel Pasta. Os itens arquivados são mantidos nesta pasta para que você possa revisá-los.
• Limpar itens anteriores a: Escolha um período de tempo limite após o qual arquivar os itens.
• Mover itens antigos para: Clique no botão Procurar e selecione uma pasta se quiser armazenar o arquivo morto em um determinado local.
• Excluir itens antigos permanentemente: selecione esta opção se quiser excluir, e não arquivar, itens antigos.

Regras de arquivamento para uma pasta do Outlook

Escolha entre essas opções na caixa de diálogo Propriedades para estabelecer regras de arquivamento para uma pasta específica:

• Não arquivar itens nesta pasta: selecione esta opção se os itens na pasta não valerem a pena arquivar.
• Arquivar itens nesta pasta usando as configurações padrão: selecione esta opção para adiar as regras de arquivamento padrão para a pasta.
• Arquivar esta pasta usando estas configurações: Selecione esta opção para estabelecer regras de arquivamento para a pasta.
• Limpar itens anteriores a: Escolha um período de tempo limite após o qual arquivar os itens na pasta.
• Mover itens antigos para a pasta de arquivamento padrão: Selecione esta opção para mover itens para a pasta que você selecionou como padrão.
• Mover itens antigos para: Clique no botão Procurar e selecione uma pasta se quiser armazenar os itens arquivados em um local específico.
• Excluir itens antigos permanentemente: selecione esta opção se desejar excluir, e não arquivar, os itens desta pasta.

Além do arquivamento, outra maneira de remover o bric-a-brac automaticamente é aproveitar as vantagens do Assistente de regras para excluir certos tipos de mensagens de e-mail quando chegam.

Executar o comando de limpeza da caixa de correio do Outlook

O comando Mailbox Cleanup é um comando multifuncional para localizar mensagens de e-mail, arquivar itens, excluir itens e excluir versões alternativas de itens. Para usar o comando, vá para a guia Arquivo, escolha Informações, clique no botão Ferramentas e escolha Limpeza da caixa de correio. Você verá a caixa de diálogo Limpeza da caixa de correio. A caixa de diálogo oferece uma entrada rápida nessas diferentes tarefas do Outlook :

• Ver quanto espaço em disco as pastas ocupam: Clique no botão Exibir tamanho da caixa de correio e anote os tamanhos das pastas na caixa de diálogo Tamanho da pasta.
• Encontrar itens: selecione um botão de opção para encontrar itens mais antigos do que um certo número de dias ou maiores do que um certo número de kilobytes, insira um número de dias ou kilobytes e clique no botão Localizar. Você chega à caixa de diálogo Pesquisa Avançada.
• Arquivando itens: Clique no botão AutoArquivar para arquivar itens em suas pastas.
• Esvaziar a pasta de itens excluídos: Clique no botão Esvaziar para esvaziar a pasta Itens excluídos.
• Exclua todas as versões alternativas de itens: Clique em Excluir se você está enviando emails por meio de uma conta do Exchange Server e deseja excluir versões alternativas de itens que foram criados durante a sincronização.

Limpando as caixas de correio.