Tipos de campo e usos em bancos de dados do Access 2019

Um campo no Access 2019, você deve se lembrar, é onde seus dados residem. Cada campo contém um dado, como Sobrenome ou Média de rebatidas. Como existem tantos tipos diferentes de informações no mundo, o Access oferece uma variedade de tipos de campos para armazená-las . Na verdade, o Access coloca os seguintes tipos de campo à sua disposição:

• Pequeno texto
• Texto Longo
• Número
• Moeda
• AutoNumeração (este tipo de dados é aplicado, por padrão, ao campo de ID inicial em qualquer nova tabela)
• Data hora
• Sim não
• Pesquisa e relacionamento
• Rich Text
• Anexo
• Hiperlink
• Objeto OLE
• Calculado
• Assistente de pesquisa

Os tipos listados apenas são aqueles disponíveis para os campos que você cria além do primeiro campo - aqueles que irão conter seus dados.

Por enquanto, basta dizer que o campo AutoNumeração acima mencionado é um campo que contém um número gerado automaticamente para que cada registro seja único por ter uma AutoNumeração ou ID exclusiva .

Por enquanto, não se preocupe em descobrir o que é cada tipo de campo ou o que ele faz com base em seu nome - examinarei cada um em breve. Como você pode ver, porém, a lista cobre praticamente qualquer tipo de dados que você possa imaginar. E lembre-se de que cada um pode ser amplamente personalizado, resultando em campos que atendem exatamente às suas necessidades.

A próxima lista com marcadores apresenta os tipos de campo disponíveis e como eles são usados. Você também descobrirá um pouco sobre como pode ajustá-los para atender às suas necessidades específicas:

• Texto curto: armazena até 255 caracteres de texto - letras, números, pontuação e qualquer combinação dos mesmos.
• Texto longo: substitui o tipo de campo Memorando encontrado nas versões 2010 e anteriores. Um campo de Texto Longo contém até 64.000 caracteres de informação - quase 18 páginas de texto. Este é um campo de texto muito grande . É ótimo para notas gerais, descrições detalhadas e qualquer outra coisa que requeira muito espaço.

Os números em um campo de texto não são números para calcular; eles são apenas um monte de dígitos juntos em um campo. Tenha cuidado com esse fato ao projetar as tabelas em seu banco de dados - você não deseja inserir, digamos, um valor que pretende usar em um campo Calculado ou extrair algum outro tipo de informação de um relatório e ter esse valor armazenado como texto, tornando-o inoperante como um número. Se os dados forem numéricos, armazene-os dessa forma.

Os campos de texto têm uma configuração que você precisa saber sobre: ​​tamanho. Quando você cria um campo de texto, o Access deseja saber quantos caracteres o campo contém. Esse é o tamanho do campo . Se você criar um campo chamado Nome e definir seu tamanho 6, Joseph se ajusta ao campo, mas Jennifer não . Essa restrição pode ser um problema. Uma boa regra geral é tornar o campo um pouco maior do que você acha que precisa. É fácil tornar o campo ainda maior em algum ponto posterior, se necessário, mas é potencialmente perigoso torná-lo menor.

• Número: contém números reais e com certeza. Você pode adicionar, subtrair e calcular seu caminho para a fama e fortuna com campos numéricos. Mas se você estiver trabalhando com dólares e centavos (ou libras e pence), use o campo Moeda.
• Moeda: rastreia dinheiro, preços, valores de fatura e assim por diante. Em um banco de dados do Access, a bola para aqui. Por falar nisso, o mesmo acontece com a lira, o marco e o iene. Se você quiser algum outro tipo de número, verifique o campo Número.
• Data / Hora: armazena a hora, a data ou uma combinação das duas, dependendo do formato usado. Use um campo de data / hora para rastrear os tempos de vida. Muito versátil, hein?
• Sim / Não: retém Sim / Não, Verdadeiro / Falso e Ativado / Desativado, dependendo do formato escolhido. Quando você precisa de um simples sim ou não, este é o campo a ser usado.
• Consulta e relacionamento: se você deseja que um campo em uma tabela exiba realmente o conteúdo de um campo em outra tabela, escolha este como o tipo de campo. Um assistente de pesquisa simples é aberto assim que esse tipo de campo é escolhido, por meio do qual você seleciona a tabela e o campo para pesquisar esse novo campo em sua tabela.
• Rich Text: precisa que o conteúdo de um campo específico seja formatado dessa forma? Escolha este tipo de campo e a formatação aplicada aos dados no campo (usando as ferramentas de Formatação de Texto na guia Página Inicial) será como aparecerá na tela e nos relatórios.
• Objeto OLE: você pode usar o tipo de dados Objeto OLE para vincular ou incorporar um objeto - como uma planilha do Excel ou documento do Word - a uma tabela do Access.
• Anexo: use este tipo de campo para anexar arquivos - documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações do PowerPoint ou qualquer outro tipo de arquivo, incluindo gráficos (uma foto do voluntário, produto ou local, talvez?) - ao registro.
• Hiperlink: Graças a este tipo de campo, o Access entende e armazena a linguagem de link especial que torna a Internet um lugar tão poderoso. Se você usa o Access na rede da sua empresa ou usa a Internet extensivamente, este tipo de campo é para você.
• Calculado: Use este tipo de campo quando quiser preencher o campo em questão com o resultado de uma fórmula que usa um ou mais campos da mesma tabela. Por exemplo, em uma tabela que contém uma lista de seus produtos, outros campos podem incluir Preço e Desconto. Se você também deseja ter um campo que calcula o novo preço (o Preço, menos o Desconto), você deve torná-lo um campo Calculado. Ao escolher este como o tipo de campo, você usa um submenu para escolher que tipo de dados hospedará o resultado e, em seguida, uma caixa de diálogo Construtor de Expressões é exibida, por meio da qual você configura a fórmula.

Para ajudá-lo a começar a pensar sobre seu banco de dados e seus dados e começar a imaginar os campos que você poderia usar para alguns tipos comuns de dados, esta tabela apresenta uma divisão dos tipos de campo e maneiras de usá-los.

Common Fields for Everyday Tables

Todos os tipos de campos listados como exemplos nesta tabela são, na verdade , campos de texto , mesmo aqueles para números de telefone. Isso ocorre porque o Access vê seu conteúdo como texto, e não como um número que poderia ser usado em um cálculo. (Confira a tabela a seguir para nomes de campos proibidos).

Símbolos Proibidos

Obviamente, outro tipo de campo (listado na coluna Tipo) não é um campo Texto curto nem Texto longo - você também verá o campo Hiperlink. Este tipo de dados também é considerado texto, mas o tipo de dados Hyperlink armazena URLs, como URLs - não apenas como uma string de texto e pontuação.

Se toda essa coisa de texto versus números está confundindo você, lembre-se de que os computadores pensam que há uma diferença entre um número (que você usaria em um cálculo) e uma sequência de dígitos, como os dígitos que compõem um número de telefone. Quando se trata de diferentes tipos de campos de texto, é uma questão de quanto texto será armazenado no campo e se ele precisa de alguma formatação especial para funcionar corretamente no banco de dados.