Como compartilhar um arquivo do Microsoft Teams em emails e reuniões do Outlook?

Aqui está uma pergunta de Stephie:

Recentemente, fui encarregado de assumir a manutenção de vários Microsoft Teams de um colega que deixou a empresa. Um desafio que encontrei ultimamente é como compartilhar arquivos do Word, PDF e Excel armazenados no Microsoft Teams com usuários internos e externos usando o Outlook 365. Quaisquer dicas / práticas recomendadas que você possa recomendar?

Obrigado pela sua pergunta. Em nossa resposta, gostaríamos de fornecer um processo passo a passo simples que você pode usar para facilitar o compartilhamento de arquivos via Outlook. Se você estiver interessado em compartilhar mais de um arquivo, confira nosso tutorial de compartilhamento de pastas do Teams .

Compartilhando arquivos do Teams no Outlook

Copiar link do arquivo do Teams

A maneira mais fácil de compartilhar o acesso a um arquivo armazenado no Teams com partes internas e externas é simplesmente incorporar o link a ele em seu email do Outlook.

• No seu computador Windows ou MacOS, abra o Microsoft Teams e navegue até o seu canal.
• Vá para a guia Arquivos e navegue até o arquivo ao qual você está interessado para permitir o acesso.
• Clique na marca de seleção no lado esquerdo do nome do arquivo (etapa 1).
• Agora clique no menu Mostrar ações (…) no lado direito do nome do seu arquivo. (passo 2)
• Selecione o menu Copiar link (etapa 3).

• Agora você verá uma caixa de diálogo mostrando o caminho para o seu arquivo. O arquivo está localizado em uma biblioteca do SharePoint que hospeda seus arquivos de canal do Teams.
• Agora, vá em frente e defina as permissões de acesso ao seu arquivo do Teams. Na parte inferior da caixa de diálogo, você verá as permissões de acesso padrão ao arquivo (marcadas abaixo).

Definir permissões de arquivo do Teams

• Se estiver interessado, você pode modificar a permissão de acesso conforme necessário usando a caixa de diálogo Configurações de link.
• O Teams permite escolher entre diferentes opções de permissão de compartilhamento. Observe que as configurações de compartilhamento são regidas pela política de administração do Teams e, portanto, podem não estar disponíveis para você.
  1. Permitir que qualquer pessoa com o link acesse/edite o arquivo.
  2. Pessoas em sua organização
  3. Pessoas que têm acesso ao seu canal (podem ser internas ou externas à sua organização).
  4. Pessoas especificas. Você precisará fornecer os endereços de e-mail desses indivíduos.

• Marque a opção Permitir edição conforme necessário.
• Uma vez feito - clique em Aplicar .
• O Teams agora gerará um link para seu arquivo do Teams de acordo com as permissões de acesso que você acabou de definir.
• Agora clique em Copiar .

Observação importante: a permissão de compartilhamento padrão geralmente é definida por sua equipe de TI. Você pode querer discutir com eles se eles não forem adequados às suas necessidades de negócios.

Adicionar seu link a um email ou reunião do Outlook

• A última etapa é abrir a área de trabalho do Microsoft Outlook ou o Office 365 Outlook.
• Crie um novo e-mail ou solicitação de reunião.
• Defina seus destinatários de e-mail e texto de e-mail/reunião.
• Cole o link para o arquivo do Teams que você gerou na etapa anterior.
• Envie seu e-mail ou reunião.

Observação: você pode aplicar o mesmo processo com qualquer cliente de e-mail de terceiros, como o GMail.

Compartilhando link para arquivos do Teams com membros do canal

Uma maneira alternativa de compartilhar arquivos do Teams com os membros do seu canal (internos ou externos) é por meio da guia Postagens.

• Abra o Teams e navegue até o seu canal.
• Abra a guia Postagens para iniciar uma nova conversa.
• Clique no arquivo anexado e selecione Browse from Teams and Channels .
• Navegue pelos arquivos do seu canal e selecione aquele que você está interessado em compartilhar.
• Clique em Compartilhar um Link .
• O link será postado na guia Postagens do seu canal.
• Passe o mouse na área superior direita de sua postagem e pressione o botão Mostrar ações (…).
• Clique em Compartilhar no Outlook . Isso compartilhará a conversa como um email do Outlook 365.

Compartilhamento de arquivos para o Outlook não está funcionando

O compartilhamento de arquivos no Teams é bastante simples. Conforme mencionado acima, as opções de compartilhamento de permissão de arquivo são regidas por seus departamentos de TI ou administradores de equipes. Caso partes externas não consigam abrir ou editar seus arquivos, convém descobrir se as configurações de organização/canal do seu Teams permitem que partes externas interajam com os arquivos que você compartilha.