40 советов и рекомендаций по Microsoft Teams: от новичка до эксперта [Обновлено в декабре 2021 г.].

С более чем 250 миллионами активных пользователей в месяц Microsoft Teams приобрела большую популярность во время пандемии как стандартный онлайн-инструмент для совместной работы как для бизнеса, так и для потребителей. Скорее всего, Teams уже используется на вашем рабочем месте, в университете или в любимой благотворительной организации, поэтому вы не хотите отставать. Этот довольно полный список советов и рекомендаций призван помочь вам максимально эффективно использовать Teams уже сегодня.

Итак, если вы все еще пытаетесь понять основы или уже являетесь опытным пользователем, давайте начнем с этого основного списка из 40+ советов и приемов, о которых должен знать каждый пользователь Microsoft Teams.

Начало работы с Microsoft Teams

Этот раздел содержит довольно простые советы, если вы более опытный пользователь, вы можете пропустить разделы, выходящие за рамки основ или разделов для экспертов .

1. Измените тему своей команды

Знаете ли вы, что вы можете изменить внешний вид Microsoft Teams?

Просто откройте настройки Teams, перейдите на вкладку «Общие» и выберите, использовать ли традиционный белый фон или в качестве альтернативы применить темный или высококонтрастный режимы.

Темный режим в Teams

2. Отключите звук

Вы иногда опаздываете на встречу и хотите присоединиться к ней незаметно, или вам просто нужно ответить на важный звонок от близкого вам человека во время собрания Teams?

Отключите звук прямо с панели управления персональным совещанием.

Teams позволяет отключить звук микрофона как в элементах управления собранием (показано выше), так и на панели настройки собрания (показано как элемент 1 ниже).

Ключевые функции на панели параметров настройки собрания Teams

3. Выключите камеру

Таким же образом вы можете включать и выключать видеокамеру. Вы можете либо использовать панель настройки встречи (пункт 2 выше), чтобы отключить камеру; или просто используйте панель управления собранием, чтобы снова включить видео.

4. Размытие фона видео встречи

Если вы используете Teams для видеовстреч, это может показаться вам знакомым. В вашем домашнем офисе беспорядок, и вам нужно присоединиться к этому видеозвонку. Два решения для этого: во-первых, вы можете использовать функцию «Настройки фона» (пункт 3 выше), чтобы размыть фон видео прямо из настройки собрания или элементов управления собранием. Второе решение намного элегантнее: используйте виртуальный фон (мы рассмотрим этот процесс позже).

Если по какой-либо причине кнопка настройки фона кажется неактивной на панели настройки собрания; не забудьте сначала включить видеокамеру.

5. Остановите эхо на собраниях Teams

Когда вы и другие участники собрания присоединяетесь к аудио- или видеосовещанию Teams из одной комнаты, вы будете слышать раздражающее эхо. Вы можете легко избавиться от эха, нажав кнопку отключения звука на панели настройки собрания (показана выше как элемент 4).

6. Запишите встречу

Одной из важных возможностей Teams, которую вы, возможно, захотите использовать с самого начала, является возможность записи собрания. Вы можете инициировать запись с панели управления совещанием, как показано ниже. Сама запись затем сохраняется в Microsoft Stream, и вы можете легко поделиться записью в виде ссылки в беседе канала (или по электронной почте, если это необходимо).

Запись собрания Teams

После завершения собрания вы получите электронное письмо со ссылкой на вашу запись в Microsoft Stream.

Если вы инициировали встречу с канала, ссылка на запись также будет доступна в виде публикации на соответствующем канале.

Записи специальных совещаний будут доступны на вкладке «Чат» для самого совещания вместе с файлом, которым обмениваются, заметками о совещании и интерактивной доской, если она используется.

Вы также можете рассмотреть возможность добавления приложения Stream на свой канал, чтобы другие участники могли легко получить доступ ко всем собраниям, относящимся к группе.

7 . Измените значок вашей команды

Microsoft позволяет загружать собственное изображение и устанавливать его в качестве логотипа/аватара вашей команды. Более подробную информацию можно найти в этом руководстве, которое поможет вам установить собственный значок .

8. Создайте частный канал

В некоторых случаях вам придется сотрудничать с другими над задачами, требующими конфиденциальности, такими как подготовка бюджета или отчеты по анализу продаж. Частные каналы позволяют вам создать платформу для совместной работы с выбранными членами команды. Частный канал будет виден только приглашенным и будет отмечен маленьким замком в списке ваших команд.

Создать частный канал очень просто: просто нажмите кнопку « Дополнительные параметры » (…) рядом с вашей командой, а затем нажмите «Добавить канал» . Затем определите информацию о канале, как показано ниже. Наконец, добавьте членов команды в частный канал.

Частный канал в Microsoft Teams

9. Отключить уведомления от шумных каналов

В наши дни мы все, кажется, перегружены огромным количеством входящих уведомлений от платформ для совместной работы и электронной почты. Часто бывает трудно создать что-то значимое, кроме нескончаемой болтовни. К счастью, Teams позволяет нам относительно просто откалибровать приток уведомлений и звуков, которые мы получаем. Вот руководство о том, как отключить оповещения о чате и собрании Teams .

10. Покинуть команду

Если вы не видите никакой выгоды в том, чтобы быть частью команды, вы можете легко выйти из нее. Нажмите кнопку « Дополнительные параметры » рядом с командой, которую вы хотите покинуть, и выберите «Покинуть команду» .

11. Используйте команды на мобильных устройствах

Если вам нужен доступ к Teams в пути, вы можете использовать Teams также на мобильных устройствах. Microsoft выпустила довольно хорошие приложения Teams для Android и iOS. Поговорите со своими коллегами по информационным технологиям, чтобы узнать, потребуется ли вам дополнительное программное обеспечение или процедура проверки подлинности для доступа к содержимому Teams вашей компании на мобильных устройствах.

12. Установите и удалите приложение в Teams

Помимо базовой совместной работы, Teams позволяет улучшить работу вашей команды с помощью приложений Microsoft или сторонних разработчиков. В следующих разделах этого руководства вы увидите несколько вариантов использования приложений в Teams: изображения, погода, отчетность, опросы, ведение заметок и т. д.».

Если вы являетесь владельцем группы, вы можете легко устанавливать и удалять приложения, которые были предоставлены вашими администраторами информационных технологий.

Процесс довольно прост: найдите свою команду, затем нажмите кнопку « Дополнительные параметры » рядом с ней, а затем выберите шестеренку « Управление командой» . Затем на вкладке «Приложения» нажмите кнопку « Дополнительные приложения » , чтобы найти и установить новое приложение. Приложения, специфичные для канала, могут быть добавлены в виде вкладок в канал.

13. Отменить уведомления о прочтении

По умолчанию каждый раз, когда вы читаете сообщение в приложении чата, Teams помещает рядом с сообщением небольшой значок. Это помогает отправителю подтвердить, что вы прочитали его сообщение. Вы можете отменить уведомления о прочтении на вкладке «Конфиденциальность» в настройках Teams.

Отключение уведомлений о прочтении в Teams

14. Использование фильтров для быстрого поиска материала

Хотите ускорить поиск определенных действий в своей ленте, а также определенных чатов, команд и каналов? Используйте фильтр Teams (показан ниже) или сочетание клавиш Ctrl+Shift+F .

Функция фильтра позволяет быстро найти нужную запись по названию; для чатов это также позволяет легко находить отключенные, скрытые и непрочитанные записи.

15. Установите сообщение об отсутствии

Как и в Outlook, Teams позволяет вам составить сообщение об отсутствии на работе, которое будет отправлено, если кто-то отправит вам сообщение в Teams или упомянет вас в чате.

Просто нажмите на свой аватар Teams, нажмите « Установить статусное сообщение », затем напишите свое сообщение и укажите срок его действия. Нажмите «Готово » , и все будет готово.

Выход за рамки основ

16. Используйте команды Teams

По мере того, как вы приобретете опыт работы с Teams, вы, возможно, захотите повысить производительность своих пользователей с помощью команд поля поиска.

Чтобы начать, просто введите символ косой черты (/) в поле поиска Teams и просмотрите список доступных команд:

Список команд команд

Список команд не требует пояснений, и я считаю наиболее полезными следующие:

• /goto : Для быстрого доступа к команде или каналу
• /keys : для доступа к списку ярлыков Teams.
• /chat : чтобы быстро начать чат с одним из ваших коллег

17. Используйте собственный виртуальный фон

Я думаю, вы замечали, что люди, присоединяющиеся к видеозвонкам Teams, используют городские или природные пейзажи в качестве фона для своих видеозвонков. Вы можете использовать почти любое изображение в качестве пользовательского фона в вызовах Teams. Не стесняйтесь заглянуть в наше простое руководство о том, как настроить виртуальные фоны Teams для вашего звонка.

18. Делайте заметки на встрече

В Teams есть несколько способов делать заметки о собрании.

Вы можете легко добавить записные книжки OneNote, хранящиеся в OneDrive или на сетевом диске, и позволить участникам вашего канала делиться заметками и заметками. Я также видел, как люди используют вкладку «Сообщения» и добавляют свои заметки в виде сообщений чата. Я видел, как другие прикрепляли файлы Word к собранию или к вкладке «Файлы канала». Есть также сторонние приложения, которые вы можете использовать.

Тем не менее, правильный метод — использовать вкладку «Заметки», которая автоматически включается для вашей встречи.

• Перейдите в приложение чата .
• Нажмите на вашу встречу.
• Перейдите на вкладку «Заметки» и нажмите кнопку « Заметки ».
• Записывайте туда протокол собрания.
• При необходимости укажите участникам встречи на свои заметки.

19. Доступ к вашей непрочитанной активности

Как и Microsoft Outlook, Teams четко выделяет все непрочитанные сообщения жирным шрифтом. Кроме того, вы можете помечать сообщения Teams как непрочитанные для дальнейшего использования. Но как легко получить доступ к этим непрочитанным сообщениям и действиям? Просто введите команду /unread на панели поиска Teams , и Teams получит только непрочитанные сообщения для обработки.

20. Удалить или скрыть разговоры в чате

Команды позволяют удалять сообщения из цепочки бесед. Это также позволяет вам скрывать полные записи чата в приложении «Чаты» (просто нажмите кнопку … и выберите « Скрыть» ). Тем не менее, в настоящее время Teams не позволяет пользователям полностью удалять целые темы из истории чата.

21. Устранение неполадок с подключением к командам Outlook

Если вы одновременно являетесь пользователем Microsoft Outlook и Teams, вы, скорее всего, планируете собрания Teams прямо из собрания календаря Outlook с помощью надстройки Teams.

Но что, если по какой-то причине кнопка Teams недоступна в Outlook, даже если Teams правильно установлена ​​на вашем компьютере с Windows?

Скорее всего, причина в том, что надстройка Teams отключена. Взгляните на наше руководство о том, как легко включить Teams в Microsoft Outlook .

22. Встраивайте файлы Word и Excel в свой канал

Вы можете легко обмениваться файлами со своими коллегами, загружая их на вкладку «Файлы» в канале. Однако вы можете упростить доступ к файлу, просто встроив его в качестве вкладки в свой канал. Это работает не только для Excel или Word, но и для блокнотов OneNote, презентаций PowerPoint, документов PDF и так далее.

23. Просмотрите линию отчетности вашего коллеги

Если вы работаете в крупных организациях, вам может понадобиться определить организационную линию подчинения коллеги. Поскольку Teams хорошо интегрирован с Azure Active Directory и Exchange, вы можете легко просматривать организационную структуру своих коллег.

Просто перейдите в окно поиска Teams, введите ярлык /org и имя коллеги, и все будет готово.

Поиск организационной диаграммы коллеги в Teams

Примечание. Вы не сможете просматривать организационную диаграмму в Teams для людей, не входящих в вашу компанию.

24. Установите свой статус (/dnd), (/brb), (/доступно)

Хотите вручную установить свой статус, чтобы другие знали, когда с вами связаться. Это можно сделать в настройках Teams, но по мере накопления опыта работы с Teams вы начнете устанавливать свой статус в поле поиска.

Просто используйте /dnd для режима « Не беспокоить» или /brb для «Скоро вернусь» и нажмите Enter . Ваш статус изменится. Просто не забудьте сбросить свой статус по мере необходимости.

25. Ручная настройка вашего онлайн-статуса, чтобы он всегда был доступен/активен

По умолчанию ваше онлайн-присутствие Teams синхронизируется с событиями календаря Microsoft Outlook и отражает фактическое состояние вашей операционной системы (используется она или простаивает). Он также автоматически настроен на режим «Не беспокоить», когда вы делитесь своим экраном или звоните. Это говорит о том, что Teams позволяет вам очень легко вручную устанавливать свой онлайн-статус и устанавливать его на доступный, занятый, отсутствующий или не в сети по мере необходимости. Вот руководство по настройке состояния доступности Teams вручную .

26. Получите доступ к своим данным в SharePoint

Данные вашего канала Teams доступны в виде специальной библиотеки в Microsoft SharePoint, который является широко используемым порталом документов, используемым в качестве инфраструктуры для хранения документов Teams.

Чтобы получить доступ к вашей библиотеке SharePoint, просто перейдите на свой канал, перейдите на вкладку « Файлы » и нажмите « Открыть в SharePoint » .

27. Добавьте погоду в Teams

Подобно Outlook, который позволяет отображать погодные условия в вашем районе, вы можете использовать Teams, чтобы быть в курсе местонахождения погоды.

Если приложение Погода еще не установлено в вашем локальном клиенте Teams, то:

• Откройте Teams, нажмите кнопку « Приложения » на левой боковой панели приложений,
• Найдите и добавьте приложение Погода в Teams.
• Затем в основной строке поиска Teams введите /weather и соответствующее местоположение.

Использование приложения Teams Погода

28. Сделайте Teams вашим приложением для чата по умолчанию

После того, как вы начнете использовать Teams, вы можете обнаружить, что он значительно превосходит Skype для бизнеса. Вы можете сделать Teams приложением для чата по умолчанию для Outlook и других приложений Office. Просто перейдите в настройки Teams, а затем на вкладке « Общие » установите флажок « Зарегистрировать Teams как приложение чата по умолчанию для Office ».

Параметр вступит в силу после перезапуска всех открытых приложений Office.

29. Используйте команды в совместном режиме

Относительно новая возможность Teams — разрешить собрания в режиме «Вместе» . Вместо того, чтобы отображать видео с камер всех участников собрания в виде сетки (галереи), вы можете показать их рядом в виртуальной среде (например, в классе, библиотеке, кинотеатре и т. д.).

Чтобы включить режим «Вместе», вам необходимо сначала обновить Teams (нажмите на свой аватар, затем «Проверить наличие обновлений»). Затем нажмите на свой аватар и нажмите «Настройки». На вкладке «Общие» установите флажок «Новый опыт»:

Включение режима «Вместе»

Затем на панели собрания нажмите кнопку … и выберите режим «Вместе » .

Обратите внимание, что если вы работаете в большом сотрудничестве, вы не сможете вручную обновить Microsoft Teams самостоятельно. Возможно, вам придется обсудить включение режима «Совместная работа» с вашим администратором по информационным технологиям.

Советы экспертов

30. Получите адрес электронной почты для своего канала

После создания канала вы можете публиковать новые сообщения на вкладке «Сообщения» прямо из Outlook. Для этого вам нужно найти адрес электронной почты вашего канала следующим образом:

• Найдите свой канал и нажмите кнопку « Дополнительные параметры » рядом с ним.
• Нажмите Получить адрес электронной почты .
• Скопируйте адрес электронной почты и добавьте его в качестве контакта в Outlook.
• Боковые примечания:
  • Владельцы групп могут определить, кто может отправлять электронные письма на канал (нажав кнопку «Дополнительные параметры»).
  • Ты сможешь

31. Отключить запуск команд при запуске Windows .

Команды абсолютно великолепны, но они могут потреблять значительное количество ресурсов компьютера, в основном оперативную память. Если вы используете бизнес-компьютер, вы не заметите влияния на производительность вашей системы. Тем не менее, если вы работаете с простого планшета, вы можете запускать Teams только при необходимости. После установки Teams настроен на автоматический запуск при каждом запуске компьютера. Вы можете отключить запуск Teams при загрузке компьютера и запускать его только в случае необходимости.

32. Публикуйте опросы и опросы в Teams

Одним из наиболее полезных применений Teams является проведение опросов и опросов. Всего за 10 минут вы можете создать собственный опрос с помощью Microsoft Forms или другого стороннего программного обеспечения, такого как Polly, и опубликовать его в своем канале Teams. В этом руководстве есть все необходимое для создания пользовательских опросов Teams .

33. Встроить отчет в Teams

Если ваша организация использует платформу Microsoft BI, вы можете использовать Teams для распространения своих отчетов. Вы можете легко выбрать и закрепить отчеты Power BI на вкладке канала, чтобы убедиться, что они доступны для ваших обсуждений на основе данных.

34. Найдите любимую цитату прямо в Teams .

Еще один отличный способ использовать Teams для поиска вашего портфеля акций. Вот как это сделать:

• На вкладке «Приложения» найдите и добавьте приложение «Акции» в Teams.
• Затем в поле поиска введите «Акции», а затем соответствующие тикеры акций, как показано ниже.

• Когда приложение «Акции» включено, просто введите команду @Stocks и бегущую строку в строке поиска.

35. Поиск изображений в командах

Еще одна малоизвестная особенность Teams заключается в том, что вы можете использовать ее для поиска изображений в Bing. Прежде всего, включите приложение Microsoft Images в Teams.

Затем в строке поиска просто введите @Images + поисковый запрос , чтобы получить доступ к поиску изображений Bing.

36. Используйте Teams для управления сменами сотрудников

если вы управляете группой сотрудников, работающих посменно в розничной торговле, колл-центре или даже на небольшой фабрике, вы можете использовать Teams для планирования рабочих графиков и обмена ими. Приложение Shifts , которое вы можете легко добавить в Teams, позволяет очень просто управлять графиком смен, получать запросы на расписание отгулов, отпусков по болезни или отпусков от ваших коллег и даже позволять им отслеживать свои смены. Затем вы можете создавать отчеты о посещаемости сотрудников. Прохладный!

37. Добавление календаря

Визуализация общего календаря и управление им, вероятно, является еще одним потенциальным применением Teams. Пока в Teams нет прямой интеграции с Outlook. Тем не менее, вы можете добавить вкладку «Веб-сайт» в свой канал Teams и указать либо свой календарь группы Outlook, либо URL-адрес календаря Google. Скорее всего, пользователям потребуется ввести свои учетные данные для доступа к календарям.

38. Интегрируйте Trello в Teams

Многие команды используют канбан-доски Trello для множества вариантов совместной работы. Они могут охватывать текущее управление задачами, а также более стратегическое планирование проектов, продуктов или программ. Вы можете легко открыть Trello как приложение в Teams, добавив его на вкладке «Приложения», чтобы получить доступ к соответствующим доскам и карточкам. Вы также можете добавить его в качестве сторонней вкладки на свой канал. Оба потребуют предоставить ваши учетные данные пользователя Trello.

39. Запустите Cisco Webex Meetings из Teams

Microsoft и Cisco конкурируют в области командного общения и совместной работы. Тем не менее, ваша компания может использовать оба. Знаете ли вы, что вы можете интегрировать Webex в свой канал Teams? Существует приложение Webex, которое можно легко добавить на вкладку «Канал». После этого члены группы могут легко получать доступ к своим совещаниям Webex и присоединяться к своим совещаниям Webex из Microsoft Teams. Они также могут планировать совещания Webex и уведомлять команду через вкладку «Сообщения».

40. Получите доступ к аналитике вашей команды

Как владелец команды, вы можете иметь возможность отслеживать шаблоны использования вашей команды или канала. Если так:

• На панели приложений слева откройте вкладку Teams .
• Затем найдите свою команду в левой панели.
• Нажмите кнопку « Дополнительные настройки » рядом с вашей командой и нажмите шестеренку « Управление командой» .
• Затем откройте вкладку Аналитика.
• Отсюда вы можете просмотреть шаблоны использования вашей команды и канала, показатели вовлеченности, использование дискового пространства и т. д.».

Надеюсь, вам понравился пост. Если это так, не стесняйтесь поделиться с друзьями и коллегами в социальных сетях. Знаете ли вы дополнительные полезные советы и рекомендации по работе с Teams? Не стесняйтесь публиковать их в комментариях! Огромное спасибо!