Excel 2016 – Урок 8. Как форматировать числа в Excel (Числовые форматы)

• Полное руководство по Excel 2016 (часть 5): основные понятия о ячейках и диапазонах
• Полное руководство по Excel 2016 (часть 6): изменение размера столбцов, строк и ячеек
• Полное руководство по Excel 2016 (часть 7): форматирование данных электронной таблицы

Когда вы импортируете данные в электронную таблицу Excel, по умолчанию всегда используется общий формат , чтобы форматы Excel могли отображать и вычислять правильный формат фактических данных. Для этого необходимо установить формат. Давайте узнаем о числовых форматах с помощью LuckyTemplates в Excel 2016!

Оглавление статьи

• Форматирование чисел в Excel
  • Зачем использовать числовой формат?
  • Применить форматирование чисел
• Используйте правильный числовой формат
  • Процентные форматы
  • Форматы даты
  • Дополнительные параметры формата даты
• Советы по форматированию чисел
  • Увеличение и уменьшение количества цифр после запятой

Форматирование чисел в Excel

При работе с электронными таблицами лучше использовать числовые форматы, подходящие для ваших данных. Числовые форматы указывают точный тип данных, который вы используете в электронной таблице, например проценты (%), валюта ($), временные метки, даты и т. д.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о числовых форматах в Excel:

Зачем использовать числовой формат?

Форматирование чисел в Excel не только облегчает чтение таблицы, но и упрощает ее использование. Применяя числовой формат, вы сообщаете электронной таблице, какой именно тип значения хранится в ячейке. (Например, формат даты сообщает электронной таблице, что вы вводите определенную календарную дату .) Это позволяет электронной таблице лучше понять данные, помогая обеспечить согласованность данных и формул. Ваша дата рассчитана правильно.

Если вам не нужно использовать определенный числовой формат, в электронной таблице обычно по умолчанию применяется общий числовой формат. Однако глобальный формат может внести некоторые незначительные изменения в форматирование ваших данных.

Применить форматирование чисел

Как и другие типы форматирования, например изменение цвета шрифта, числовые форматы применяются путем выделения ячеек и выбора нужных параметров форматирования. Существует два основных способа выбора числового формата:

• Перейдите на вкладку «Главная» , щелкните раскрывающееся меню «Числовой формат» в группе «Числовой» и выберите нужный формат.

• Вы можете нажать одну из команд быстрого форматирования чисел под раскрывающимся меню.

Кроме того, вы также можете выбрать нужные ячейки и нажать Ctrl + 1 на клавиатуре, чтобы получить доступ к другим параметрам форматирования чисел.

В этом примере мы применили формат номера валюты , чтобы добавить символ валюты ($) и отобразить два десятичных знака для любого числового значения.

Если вы выберете любую ячейку с числовым форматом, вы увидите фактическое значение ячейки в строке формул. Электронная таблица будет использовать это значение для формул и других вычислений.

Используйте правильный числовой формат

Существует больше способов форматирования чисел, чем выбор ячеек и применение формата. Электронные таблицы могут автоматически применять различные числовые форматы в зависимости от того, как вы вводите данные. Это означает, что вам нужно будет ввести данные так, чтобы программа могла их понять, а затем убедиться, что в ячейках используется соответствующий числовой формат.

Например, на изображении ниже показано, как использовать числовые форматы для дат , процентов и времени :

Теперь, когда вы знаете больше о том, как работают числовые форматы, мы рассмотрим некоторые различные числовые форматы.

Процентные форматы

Одним из наиболее полезных числовых форматов является процентный формат (%). Он отображает значения в процентах, например 20% или 55%. Это особенно полезно при расчетах, таких как налог с продаж или проценты. Когда вы вводите знак процента (%) после числа, к этой ячейке автоматически применяется процентный формат числа.

В математической теории процент также можно записать в виде десятичной дроби. Итак, 15% равняется 0,15; 7,5% — 0,075; 20% — 0,20; 55% – это 0,55 и более.

Во многих случаях процентное форматирование оказывается полезным. Например, на изображениях ниже обратите внимание, как ставка налога с продаж форматируется по-разному для каждой таблицы (5, 5% и 0,05):

Как видите, расчет в таблице слева работает неправильно. Без процентного формата таблица считает, что мы хотим умножить 22,50 доллара на 5, а не на 5%. И хотя таблица справа по-прежнему работает без процентного форматирования, таблицу посередине читать легче.

Форматы даты

Всякий раз, когда вы работаете с датами, вам нужно будет использовать форматы дат, чтобы сообщить электронной таблице, что вы ссылаетесь на определенные календарные даты, например, 15 июля 2014 года. Форматы дат также позволяют вам работать с набором функций даты, которые используют время и информация о дате для расчета ответа.

Электронные таблицы не понимают информацию так же, как люди. Например, если вы введете в ячейку октябрь, электронная таблица не будет знать, что вы вводите дату, поэтому будет обрабатывать ее как любой другой текст. Вместо этого при вводе даты вам нужно будет использовать определенный формат, понятный вашей электронной таблице, например месяц/день/год (или день/месяц/год в зависимости от страны, в которой вы находитесь). В приведенном ниже примере мы введем 10.12.2014 как 12 октября 2014 г. Затем электронная таблица автоматически применит формат числа даты к этой ячейке.

Теперь, когда у нас есть правильно отформатированная дата, мы можем делать с этими данными многое другое. Например, мы могли бы использовать дескриптор для продолжения дат по столбцу, чтобы в каждой ячейке отображалась другая дата:

Если формат даты не применяется автоматически, это означает, что электронная таблица не распознает введенные вами данные. В приведенном ниже примере мы ввели 15 марта. Таблица не понимает, что мы имеем в виду дату, поэтому ячейка по-прежнему использует общий числовой формат.

С другой стороны, если мы введем 15 марта (без «th»), электронная таблица распознает это как дату. Поскольку год не указан, в электронную таблицу автоматически будет добавлен текущий год, поэтому дата будет содержать всю необходимую информацию. Мы также можем ввести дату другими способами, например, 15 марта; 15 марта 2014 г. или 15 июля 2014 г., и таблица по-прежнему будет распознавать эту дату.

Попробуйте ввести приведенные ниже даты в электронную таблицу и посмотрите, применяется ли форматирование даты автоматически:

• 12/10
• Октябрь
• 12 октября
• Октябрь 2016 г.
• 10 декабря 2016 г.
• 12 октября 2016 г.
• 2016 год
• 12 октября

Если вы хотите добавить текущую дату в ячейку, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl +; как на видео ниже:

Дополнительные параметры формата даты

Чтобы получить доступ к другим параметрам формата даты, выберите раскрывающееся меню «Числовой формат» и выберите «Дополнительные числовые форматы» . Это различные варианты отображения даты, например включение дня недели или отсутствие года.

Появится диалоговое окно «Формат ячеек» . Отсюда вы можете выбрать желаемый вариант формата даты.

Как вы можете видеть в строке формул, пользовательское форматирование даты не меняет фактическую дату в ячейке — оно просто меняет способ ее отображения.

Советы по форматированию чисел

Вот несколько советов для получения наилучших результатов при форматировании чисел:

Применить форматирование чисел ко всем столбцам . Если вы планируете использовать каждый столбец для определенного типа данных, например дат или процентов, возможно, вам будет проще выбрать весь столбец, щелкнув буквы столбца, и применить нужный числовой формат. Таким образом, любые данные, которые вы добавите в этот столбец в будущем, будут иметь правильный числовой формат. Обратите внимание, что форматирование чисел обычно не влияет на строки заголовков.

Повторно проверьте значения после применения числового форматирования . Если вы примените числовое форматирование к существующим данным, вы можете получить неожиданные результаты. Например, применение процентного форматирования (%) к ячейке со значением 5 даст вам 500%, а не 5%. В этом случае вам необходимо повторно правильно ввести значение в каждую ячейку.

Если вы ссылаетесь на ячейку числового формата в формуле, электронная таблица может автоматически применить тот же числовой формат к новой ячейке. Например, если вы используете в формуле значение в формате валюты, вычисленное значение также будет использовать формат валюты.

Если вы хотите, чтобы данные отображались точно так, как они были введены, вам придется использовать форматирование текста. Этот формат особенно хорош для чисел, над которыми вы не хотите выполнять вычисления, таких как номера телефонов, почтовые индексы или числа, начинающиеся с 0, например 02415. Для достижения наилучших результатов вы можете применять форматированные текстовые числа перед вводом данных в эти клетки.

Увеличение и уменьшение количества цифр после запятой

Команды «Увеличить десятичное число» и «Уменьшить десятичное число» позволяют управлять количеством десятичных знаков, отображаемых в ячейке. Эти команды не меняют значение ячейки; вместо этого они отображают значения для набора десятичных чисел.

Параметр «Уменьшить десятичное число» отобразит значение, округленное до этого десятичного знака, но фактическое значение в ячейке по-прежнему будет отображаться в строке формул.

Команда «Увеличить/Уменьшить десятичное число» не работает с некоторыми числовыми форматами, такими как «Дата» и «Дробь».

Обратитесь к еще нескольким статьям:

• Excel 2016 – Урок 1. Знакомство с Microsoft Excel
• Excel 2016 – Урок 2. Узнайте больше о OneDrive
• Excel 2016 – Урок 3. Как создавать новые и открывать существующие таблицы

Следующий урок Excel: Excel 2016 — Урок 9. Работа с несколькими электронными таблицами

Веселиться!