Excel 2019 (часть 18): сортировка данных

В Excel , когда вы добавляете на лист больше содержимого, организация этой информации становится особенно важной. Вы можете быстро реорганизовать свой рабочий лист, отсортировав данные. Например, вы можете отсортировать список контактов по фамилии. Содержимое можно располагать в алфавитном, числовом и ряде других способов.

Оглавление статьи

• Методы классификации
• Как организовать рабочий лист
• Как отсортировать диапазон ячеек
• Пользовательская таксономия
  • Как создавать собственные таксономии
  • Уровни сортировки

Методы классификации

При сортировке данных важно сначала решить, хотите ли вы применить их ко всему листу (1) или только к диапазону ячеек (2).

• В случае (1) все данные на листе будут организованы в один столбец. Связанная информация в каждой строке сохраняется вместе при применении сортировки. В приведенном ниже примере столбец «Имя контакта» (столбец A) отсортирован для отображения имен в алфавитном порядке.

• В случае (2) сортируются только данные в диапазоне ячеек, что может быть полезно при работе с листом, содержащим несколько таблиц. Сортировка диапазона не повлияет на другое содержимое листа.

Как организовать рабочий лист

В примере заказы на футболки будут сортироваться в алфавитном порядке по фамилии (столбец C).

1. Выберите ячейку в столбце, который вы хотите отсортировать. Например, мы выберем ячейку C2.

2. Выберите вкладку «Данные» на ленте, затем нажмите команду AZ для сортировки от А до Я или команду ZA для сортировки от Я до А. В примере будет выбрана сортировка от А до Я.

3. Лист будет отсортирован по выбранному столбцу. В этом примере лист в настоящее время отсортирован по фамилии.

Как отсортировать диапазон ячеек

В примере будет выбрана отдельная таблица в форме заказа футболок, чтобы упорядочить количество заказанных рубашек в каждом классе.

1. Выберите диапазон ячеек, который вы хотите отсортировать. Например, мы выберем диапазон ячеек G2:H6.

2. Выберите вкладку «Данные» на ленте, затем нажмите команду «Сортировать» .

3. Появится диалоговое окно Сортировка . Выберите столбец, который хотите отсортировать. Например, мы хотим отсортировать данные по количеству заказов футболок, поэтому будет выбран столбец «Заказы» .

4. Определите порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). В примере будет использоваться вариант «От самого большого до самого маленького» .

5. Когда вы будете удовлетворены своим выбором, нажмите «ОК».

6. Диапазон ячеек будет отсортирован в соответствии с выбранным столбцом. В этом примере столбец «Заказы» будет отсортирован от большего к меньшему. Обратите внимание, что такое расположение не влияет на другое содержимое листа.

Если ваши данные не отсортированы должным образом, дважды проверьте значения ячеек, чтобы убедиться, что они правильно введены в рабочий лист. Даже небольшая опечатка может вызвать проблемы при организации большого листа. В приведенном ниже примере забыли добавить тире в ячейку A18, что сделало сортировку немного неточной.

Пользовательская таксономия

Иногда вы можете обнаружить, что параметры сортировки по умолчанию не могут сортировать данные в нужном вам порядке. К счастью, Excel позволяет вам создать собственный список и определить собственный порядок сортировки.

Как создавать собственные таксономии

Например, вы хотите отсортировать лист по размеру футболки (столбец D). Обычная сортировка будет сортировать размеры в алфавитном порядке, что не имеет смысла. Вместо этого необходимо создать собственный список для сортировки от меньшего к большему.

1. Выберите ячейку в столбце, который вы хотите отсортировать. Например, мы выберем ячейку D2.

2. Выберите вкладку «Данные» и нажмите команду «Сортировать».

3. Появится диалоговое окно Сортировка . Выберите столбец, который хотите отсортировать, затем выберите « Пользовательский список...» в поле «Порядок». Например, мы выберем сортировку по размеру футболки.

4. Появится диалоговое окно «Пользовательские списки» . Выберите НОВЫЙ СПИСОК в поле Пользовательские списки:.

5. Введите записи в нужном порядке в поле Список записей:. Например, вы хотите отсортировать данные по размеру футболки от самого маленького до самого большого, чтобы вводить значения «Маленький», «Средний», «Большой » и «X-Large» , нажимая Enter на клавиатуре после каждого элемента.

6. Нажмите «Добавить» , чтобы сохранить новый порядок сортировки. Новый список будет добавлен в поле Пользовательские списки:. Убедитесь, что новый список выбран, затем нажмите «ОК».

7. Диалоговое окно «Пользовательские списки» закроется. Нажмите «ОК» в диалоговом окне «Сортировка» , чтобы выполнить пользовательскую сортировку.

8. Листы будут отсортированы в индивидуальном порядке. В этом примере таблица теперь отсортирована по размеру футболки от самого маленького к самому большому.

Уровни сортировки

Если вам нужен больший контроль над организацией ваших данных, вы можете добавить дополнительные уровни в любую категорию. Это позволяет вам организовать данные в несколько столбцов.

Как добавить уровень

В приведенном ниже примере лист сортируется по размеру футболки (столбец D), а затем по номеру комнаты (столбец A).

1. Выберите ячейку в столбце, который вы хотите отсортировать. Например, мы выберем ячейку A2.

2. Откройте вкладку «Данные» и выберите команду «Сортировать».

3. Появится диалоговое окно Сортировка . Выберите первый столбец, который вы хотите отсортировать. В этом примере будет выполнена сортировка по размеру футболки (столбец D) с использованием настраиваемого списка, созданного ранее для поля «Заказ».

4. Нажмите «Добавить уровень» , чтобы добавить еще один столбец для сортировки.

5. Выберите следующий столбец, который хотите отсортировать, затем нажмите «ОК». В примере будет сортировка по номеру класса (столбец A).

6. Лист будет отсортирован в выбранном порядке. В примере заказы сортируются по размеру футболки. Внутри аждой группы по размеру футболок учащиеся сортируются по номеру класса.

Если вам нужно изменить порядок сортировки на нескольких уровнях, можно легко указать, какие столбцы будут сортироваться первыми. Просто выберите нужный столбец, затем нажмите стрелку «Вверх» или «Вниз» , чтобы настроить его приоритет.