Excel 2019 (часть 19): фильтрация данных

В Excel , если ваш лист содержит много содержимого, может быть сложно быстро найти информацию. Фильтры можно использовать для сужения данных на листе, позволяя видеть только ту информацию, которая вам нужна.

Как фильтровать данные

В примере к листу журнала устройств будет применен фильтр, чтобы отображать только доступные ноутбуки и проекторы.

1. Чтобы фильтрация работала правильно, ваш лист должен содержать строку заголовка, которая используется для определения имени каждого столбца. В этом примере рабочий лист организован в различные столбцы, определяемые ячейками заголовков в строке 1: ID#, Тип, Сведения об оборудовании и т. д.

2. Выберите вкладку «Данные» и нажмите команду «Фильтр».

3. В поле заголовка каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка.

4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка для столбца, который вы хотите отфильтровать. В примере столбец B будет фильтроваться, чтобы отображались только определенные типы устройств.

5. Появится меню Фильтр .

6. Снимите флажок рядом с «Выбрать все» , чтобы быстро отменить выбор всех данных.

7. Установите флажок рядом с данными, которые вы хотите отфильтровать, затем нажмите «ОК». В этом примере будут выбраны Ноутбук и Проектор , чтобы увидеть только эти типы устройств.

8. Данные будут фильтроваться, временно скрывая любой контент, не соответствующий критериям. В примере показаны только ноутбук и проектор.

Доступ к параметрам фильтрации также можно получить с помощью команды «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная».

Как применить несколько фильтров

Вы можете применить несколько фильтров, чтобы сузить результаты. В этом примере лист отфильтрован, чтобы отображались только ноутбуки и проекторы. Однако автор хотел еще больше сузить круг, чтобы показывать только ноутбуки и проекторы, протестированные в августе.

1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца, который вы хотите отфильтровать. В этом примере в столбец D будет добавлен фильтр для просмотра информации по дате.

2. Появится меню Фильтр .

3. Установите или снимите флажки в зависимости от данных, которые вы хотите фильтровать, затем нажмите «ОК». В примере будет отменено выделение всего, кроме августа.

4. Новый фильтр будет применен. В этом примере лист теперь отфильтрован, чтобы отображать только ноутбуки и проекторы, протестированные в августе.

Как удалить фильтр

После применения фильтра вы можете удалить его с листа, чтобы можно было фильтровать содержимое различными способами.

1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка для фильтра, который вы хотите удалить. В примере будет очищен фильтр в столбце D.

2. Появится меню Фильтр .

3. Выберите «Фильтровать из [ИМЯ СТОЛБЦА]» в меню «Фильтр». Например, выберите «Очистить фильтр из пункта «Извлечено»» .

4. Фильтр будет удален из колонки. Ранее скрытые данные будут отображены.

Чтобы удалить все фильтры с листа, нажмите команду «Фильтр» на вкладке «Данные».

Расширенные функции фильтрации

Если вам нужен фильтр для чего-то конкретного, базовая фильтрация может не дать вам достаточно возможностей. К счастью, Excel включает в себя ряд расширенных инструментов фильтрации, включая фильтрацию поиска, текста, даты и чисел, которые могут сузить результаты и помочь найти именно то, что вам нужно.

Как фильтровать по поиску

Excel позволяет искать данные, содержащие точную фразу, число, дату и т. д. Примером может быть использование этой функции для отображения в журнале устройства только продуктов бренда Saris.

1. Выберите вкладку «Данные» и нажмите команду «Фильтр». В поле заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка.

Примечание . Если вы уже добавили фильтр в свою таблицу, вы можете пропустить этот шаг.

2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца, который вы хотите отфильтровать. В примере будет фильтроваться столбец C.

3. Появится меню Фильтр . Введите поисковый запрос в поле поиска. Результаты поиска будут автоматически появляться под полем «Текстовые фильтры» по мере ввода. Например, мы введем Saris , чтобы найти все устройства марки Saris. Когда вы закончите, нажмите ОК.

4. Лист будет отфильтрован по критерию поиска. В этом примере лист теперь отфильтрован и показывает только устройства марки Saris.

Как использовать расширенные текстовые фильтры

Расширенные текстовые фильтры можно использовать для отображения более конкретной информации, например ячеек, содержащих определенные символы или данные, исключая определенное слово или число. Например, вы хотите исключить любые элементы, содержащие слово «ноутбук».

1. Выберите вкладку «Данные» и нажмите команду «Фильтр». В поле заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка.

Примечание . Если вы уже добавили фильтр на свой лист, вы можете пропустить этот шаг.

2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца, который вы хотите отфильтровать. В примере будет фильтроваться столбец C.

3. Появится меню Фильтр . Наведите указатель мыши на Текстовые фильтры , затем выберите нужный текстовый фильтр в раскрывающемся меню. Например, выберите «Не содержит...» , чтобы просмотреть данные, не содержащие определенного текста.

4. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр . Введите нужный текст справа от фильтра, затем нажмите «ОК». В примере будет введено слово «ноутбук», чтобы исключить любые элементы, содержащие это слово.

5. Данные будут отфильтрованы выбранным текстовым фильтром. В этом примере на листе в настоящее время отображаются элементы, не содержащие слова «ноутбук».

Как использовать усовершенствованные цифровые фильтры

Расширенные числовые фильтры позволяют манипулировать числовыми данными различными способами. В примере будут показаны только определенные типы устройств в зависимости от диапазона идентификационных номеров.

1. Выберите вкладку «Данные» на ленте, затем нажмите команду «Фильтр». В поле заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка.

Примечание . Если вы уже добавили фильтр на свой лист, вы можете пропустить этот шаг.

2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца, который вы хотите отфильтровать. В примере будет фильтроваться столбец A, чтобы видеть только определенные идентификаторы.

3. Появится меню Фильтр . Наведите указатель мыши на «Числовые фильтры» , затем выберите нужный числовой фильтр в раскрывающемся меню. Например, выберите «Между», чтобы увидеть идентификационные номера в определенном диапазоне чисел.

4. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр . Введите нужные числа справа от каждого фильтра, затем нажмите «ОК». Например, если вы хотите отфильтровать идентификационные номера, большие или равные 3000, но меньше или равные 6000, вы отобразите идентификационные номера в диапазоне 3000–6000.

5. Данные будут отфильтрованы с помощью выбранного числового фильтра. В этом примере отображаются только элементы с идентификационными номерами от 3000 до 6000.

Как использовать расширенный фильтр даты

Расширенные фильтры дат можно использовать для просмотра информации за определенный период времени, например, за прошлый год, следующий квартал или между двумя датами. В этом примере будет использоваться расширенный фильтр по дате, чтобы видеть только те устройства, которые были проверены в период с 15 июля по 15 августа.

1. Выберите вкладку «Данные» и нажмите команду «Фильтр». В поле заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка.

Примечание . Если вы уже добавили фильтр на свой лист, вы можете пропустить этот шаг.

2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца, который вы хотите отфильтровать. В этом примере столбец D будет фильтроваться для просмотра только определенного диапазона дат.

3. Появится меню Фильтр . Наведите указатель мыши на «Фильтры даты» и выберите нужный фильтр даты в раскрывающемся меню. Например, выберите « Между...» , чтобы просмотреть устройства, протестированные с 15 июля по 15 августа.

4. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр . Введите желаемую дату справа от каждого фильтра, затем нажмите «ОК». Например, если вы хотите отфильтровать даты после или 15 июля 2015 г. и до или 15 августа 2015 г., будет отображаться диапазон между этими датами.

5. Лист будет отфильтрован по выбранному фильтру даты. Теперь можно увидеть, какие предметы были проверены в период с 15 июля по 15 августа.