Excel 2019 (часть 2): создание и открытие книг

Файлы Excel называются рабочими книгами. Каждый раз, когда вы начинаете новый проект в Microsoft Excel , вам нужно будет создать новую книгу. Существует несколько способов начать работу с книгами в Excel. Вы можете создать новую книгу (с пустой книгой или заранее созданным шаблоном) или открыть существующую книгу.

Как создать новую пустую книгу

1. Выберите вкладку «Файл». Появится представление Backstage .

Выберите вкладку «Файл».

2. Выберите «Создать» , затем нажмите «Пустая книга».

Нажмите «Пустая книга».

3. Появится новая пустая книга.

Как открыть существующую книгу

Помимо создания новой книги, вам часто необходимо открыть ранее сохраненную книгу.

1. Перейдите в представление Backstage и нажмите «Открыть».

Нажмите Открыть

2. Выберите «Компьютер» , затем нажмите «Браузер». Вы также можете выбрать OneDrive , чтобы открывать файлы, хранящиеся на вашем OneDrive.

Нажмите Браузер

3. Появится диалоговое окно Открыть . Найдите и выберите свою книгу, затем нажмите «Открыть».

Нажмите Открыть

Если вы недавно открыли нужную книгу, вы можете просмотреть ее вместо поиска файла.

Выберите недавно открытую книгу

Как закрепить книги

Если вы часто работаете с одной и той же книгой, вы можете закрепить ее в представлении Backstage для более быстрого доступа.

1. Перейдите в представление Backstage и нажмите «Открыть». Появятся недавно отредактированные книги.

Недавно измененные книги

2. Наведите курсор на книгу, которую хотите закрепить. Рядом с книгой появится значок булавки. Нажмите на этот значок булавки.

Нажмите значок канцелярской кнопки

3. Рабочая книга будет находиться в списке «Последние рабочие книги». Чтобы открепить книгу, просто щелкните значок закрепления еще раз.

Рабочая книга будет в разделе «Последние рабочие книги».

Используйте шаблоны

Шаблон — это заранее созданная электронная таблица, которую можно использовать для быстрого создания новых книг. Шаблоны часто включают настраиваемое форматирование и предопределенные формулы, поэтому они могут сэкономить вам много времени и усилий при запуске нового проекта.

Как создать новую книгу из шаблона

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

Откройте вкладку «Файл».

2. Выберите Создать. Некоторые шаблоны появятся под опцией пустой книги.

3. Выберите шаблон, чтобы просмотреть его.

Выберите шаблон

4. Появится предварительный просмотр шаблона вместе с дополнительной информацией о том, как его можно использовать.

5. Нажмите «Создать» , чтобы использовать выбранный шаблон.

Нажмите «Создать», чтобы использовать шаблон.

6. Появится новая книга с выбранным шаблоном.

Вы также можете просматривать шаблоны по категориям или использовать панель поиска, чтобы найти что-то более конкретное.

Просмотрите шаблоны по категориям или воспользуйтесь строкой поиска.

Важно отметить, что не все шаблоны созданы Microsoft. Многие шаблоны создаются сторонними поставщиками и даже отдельными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше, чем другие.

Режим совместимости

Иногда вам может потребоваться работать с книгами, созданными в предыдущих версиях Microsoft Excel, например Excel 2010 или Excel 2007. Когда вы открываете эти типы книг, они отображаются в режиме совместимости.

В режиме совместимости будут отключены некоторые функции, поэтому вы сможете получить доступ только к командам, найденным в программе, использованной для создания книги. Например, если вы откроете книгу, созданную в Excel 2003, вы сможете использовать только вкладки и команды, имеющиеся в Excel 2003.

На изображении ниже вы можете видеть, что книга находится в режиме совместимости, указанном в верхней части окна справа от имени файла. Это отключит некоторые функции Excel, которые будут выделены серым цветом на ленте.

Книга в режиме совместимости

Чтобы выйти из режима совместимости, вам необходимо преобразовать книгу в текущий тип версии. Однако если вы сотрудничаете с другими людьми, у которых есть доступ только к более старой версии Excel, лучше всего оставить книгу в режиме совместимости, чтобы форматирование не изменилось.

Как конвертировать книги

Если вам нужен доступ к новым функциям, вы можете преобразовать таблицу в текущий формат файла.

Обратите внимание, что преобразование файлов может привести к некоторым изменениям в исходном макете книги.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage .

Доступ к представлению Backstage

2. Найдите и выберите команду «Преобразовать».

Выберите команду «Преобразовать».

3. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, где вы хотите сохранить книгу, введите имя файла книги и нажмите «Сохранить».

Выберите подходящее место и название

4. Книга будет преобразована в файл последнего типа.