Excel 2019 (часть 25): проверка и защита книг

Прежде чем поделиться своей книгой, убедитесь, что в ней нет опечаток или информации, которую вы хотите сохранить в тайне. К счастью, Excel предоставляет ряд инструментов, которые помогут усовершенствовать и защитить вашу книгу, включая функции «Инспектор документов» и «Защита книги» .

Инспектор документов

Всякий раз, когда вы создаете или редактируете книгу, в файл может автоматически добавляться определенная личная информация. Вы можете использовать Инспектор документов, чтобы удалить эту информацию, прежде чем поделиться книгой с другими.

Поскольку некоторые изменения могут оказаться постоянными, вам следует сохранить дополнительную копию книги, прежде чем использовать Инспектор документов для удаления информации.

Чтобы использовать Инспектор документов:

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. На панели «Информация» нажмите «Проверить наличие проблем » и выберите «Проверить документ» в раскрывающемся меню.

3. Перед запуском Инспектора документов вам может быть предложено сохранить файл.

4. Появится Инспектор документов. Установите или снимите флажки в зависимости от того, что вы хотите просмотреть, затем нажмите «Проверить». В примере останется все выбранным.

5. Появятся результаты теста. В примере видно, что книга содержит комментарии и некоторую личную информацию, поэтому необходимо нажать « Удалить все» на обоих элементах, чтобы удалить эту информацию из книги.

6. Когда все будет готово, нажмите «Закрыть».

Защита книг

По умолчанию любой, у кого есть доступ к вашей книге, сможет открывать, копировать и редактировать ее содержимое, если вы не защитите его. Существует несколько способов защиты книг в зависимости от ваших потребностей.

Чтобы защитить книги:

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. На панели «Информация» выберите команду «Защитить книгу».

3. В раскрывающемся меню выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Например, выберите «Отметить как окончательный».  Пометка вашей книги как окончательной — это хороший способ отговорить других от ее редактирования, в то время как другие варианты дают вам больше контроля, если это необходимо.

4. Появится диалоговое окно с предложением сохранить. Нажмите ОК.

5. Появится другое диалоговое окно. Нажмите ОК.

6. Рабочая книга будет помечена как окончательная версия.

Отметка книги как окончательной не помешает другим редактировать ее. Если вы хотите запретить людям редактировать его, вместо этого вы можете использовать опцию «Ограничить доступ» .