Excel 2019 (часть 3): сохранение книг и обмен ими

Всякий раз, когда вы создаете новую книгу в Excel, вам необходимо знать, как сохранить ее, чтобы получить к ней доступ и редактировать ее позже. Как и в предыдущих версиях Excel, вы можете сохранять файлы локально на своем компьютере или в облаке с помощью OneDrive , а также экспортировать книги и делиться ими с другими непосредственно из Microsoft Excel .

Функция «Сохранить и сохранить как»

Excel предоставляет два способа сохранения файлов: «Сохранить» и «Сохранить как» . Эти параметры работают схожим образом, но с некоторыми важными отличиями:

Функция «Сохранить и сохранить как»

Сохранить : при создании или редактировании книги вы будете использовать команду «Сохранить», чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду практически в каждой ситуации. При сохранении файла вам нужно будет выбрать имя и местоположение файла только в первый раз. Затем вы можете просто нажать команду «Сохранить» , чтобы сохранить ее с тем же именем и в том же месте.

Сохранить как : вы будете использовать эту команду для создания копии книги, сохраняя оригинал. При использовании «Сохранить как» вам нужно будет выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

Как сохранить книгу

Важно сохранять книгу каждый раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий проект. Своевременное и частое сохранение документов может помочь предотвратить потерю вашей работы, если что-то пойдет не так. Вам также необходимо обратить внимание на то, где вы сохраняете свою книгу, чтобы вы могли легко найти ее позже.

1. Найдите и выберите команду «Сохранить» на панели быстрого доступа .

Выберите команду Сохранить.

2. Если вы сохраняете файл впервые, в представлении Backstage появится панель управления «Сохранить как» .

3. Затем вам нужно будет выбрать место сохранения и назвать файл. Чтобы сохранить книгу на свой компьютер, выберите «Компьютер» и нажмите «Обзор». Вы также можете нажать OneDrive , чтобы сохранить файлы в OneDrive.

Выберите место сохранения и назовите файл.

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.

5. Введите имя файла книги и нажмите «Сохранить».

Нажмите «Сохранить».

6. Рабочая книга будет сохранена. Вы можете нажать кнопку «Сохранить» еще раз , чтобы сохранить изменения при изменении книги.

Вы также можете получить доступ к команде «Сохранить» , нажав Ctrl + S на клавиатуре.

Используйте «Сохранить как», чтобы сделать копию

Если вы хотите сохранить другую версию книги, сохранив оригинал, вы можете сделать копию. Например, если у вас есть файл с именем « Данные о продажах» , вы можете сохранить его как « Данные о продажах 2» , чтобы иметь возможность редактировать новый файл и при этом возвращаться к исходной версии.

Для этого нажмите команду «Сохранить как» в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно будет выбрать место сохранения и назвать новый файл.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если вы не хотите использовать OneDrive, вас может расстроить тот факт, что OneDrive выбран в качестве местоположения по умолчанию при сохранении. Если вам неудобно каждый раз выбирать «Компьютер» , вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы по умолчанию выбирался « Компьютер» .

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

Откройте вкладку «Файл».

2. Нажмите «Параметры».

Нажмите «Параметры».

3. Появится диалоговое окно «Параметры Excel» . Выберите «Сохранить» , установите флажок « Сохранить на компьютер по умолчанию» , затем нажмите «ОК». Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Диалоговое окно «Параметры Excel»

Функция автоматического восстановления

Excel автоматически сохраняет ваши книги во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой Excel, вы можете восстановить файлы с помощью автовосстановления.

Как использовать автовосстановление

1. Откройте Excel. Если обнаружены автосохраненные версии файлов, появится панель «Восстановление документов» .

2. Нажмите, чтобы открыть существующий файл. Рабочая книга будет восстановлена.

Книга восстановлена.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет данные каждые 10 минут. Если вы планируете редактировать книгу менее чем за 10 минут, Excel может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Просто выберите вкладку «Файл» , нажмите «Управление книгой» , затем выберите «Восстановить несохраненные книги» .

Выберите «Восстановить несохраненные книги».

Экспорт рабочей книги

По умолчанию книги Excel сохраняются в формате .xlsx. Однако иногда вам необходимо использовать другой тип файла, например PDF или Excel 97-2003. Книгу из Excel легко экспортировать в файлы различных типов.

Как экспортировать книгу в PDF-файл

Экспорт книги в виде документа Adobe Acrobat , широко известного как файл PDF, может быть особенно полезен, если вы делитесь книгой с кем-то, у кого нет Excel. PDF поможет получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашей книги.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите «Экспорт» , затем выберите «Создать PDF/XPS» .

Выберите «Создать PDF/XPS».

3. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, куда вы хотите экспортировать книгу, введите имя файла и нажмите «Опубликовать».

Нажмите «Опубликовать».

По умолчанию Excel экспортирует только активный лист. Если у вас есть несколько листов и вы хотите сохранить их все в одном файле PDF, нажмите «Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как» . Появится диалоговое окно «Параметры» . Выберите «Вся книга» и нажмите «ОК».

Выбрать всю книгу

Каждый раз, когда вы экспортируете книгу в формате PDF, вам также необходимо учитывать, как данные вашей книги будут отображаться на каждой странице PDF, как и при печати книги.

Как экспортировать книги в файлы других типов

Вам также может оказаться полезным экспортировать книгу в файлы других типов, например в книгу Excel 97-2003, если вам нужно поделиться ею с людьми, использующими более старую версию Excel, или в файл .CSV, если вам нужна обычная версия. рабочей тетради.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage .

2. Нажмите «Экспорт» , затем выберите «Изменить тип файла» .

Выберите «Изменить тип файла».

3. Выберите общий тип файла и нажмите «Сохранить как».

Нажмите «Сохранить как».

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, куда вы хотите экспортировать книгу, введите имя файла и нажмите «Сохранить».

диалоговое окно «Сохранить как»

Вы также можете использовать раскрывающееся меню «Сохранить как тип:» в диалоговом окне « Сохранить как» , чтобы сохранить книгу в файлах различных типов.

Раскрывающееся меню «Сохранить как тип»:

Поделиться книгами

Excel упрощает обмен книгами и совместную работу над ними с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться с кем-то файлом, вы могли отправить его как вложение к электронному письму. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, которые может быть сложно систематизировать.

Предоставляя общий доступ к книге из Excel, вы фактически предоставляете другим доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь информацией, редактировать одну и ту же книгу без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться книгой, ее сначала необходимо сохранить в OneDrive.

Как поделиться книгами

1. Откройте вкладку «Файл» , чтобы открыть представление Backstage , затем нажмите «Поделиться».

Нажмите «Поделиться»

2. Excel вернется в обычный вид и откроет панель «Поделиться» в правой части окна. Отсюда вы можете пригласить людей поделиться вашим документом, просмотреть список людей, имеющих доступ к документу, и установить разрешения для редактирования или просто просмотра документа.

Выберите, с кем поделиться