Excel 2019 (часть 7): Узнайте о числовых форматах

Каков числовой формат?

Всякий раз, когда вы работаете с электронными таблицами в Microsoft Excel , вам следует использовать для своих данных соответствующие числовые форматы. Числовые форматы сообщают электронной таблице, какой именно тип данных вы используете, например, проценты (%), валюта ($), время, дата и т. д.

Зачем использовать числовые форматы?

Числовые форматы не только облегчают чтение электронных таблиц, но и упрощают их использование. Применяя числовой формат, вы точно сообщаете своей электронной таблице, какой тип значения хранится в ячейке. Например, форматирование даты сообщает электронной таблице, что вы вводите определенные календарные даты. Это позволяет электронной таблице лучше понимать ваши данные, помогая гарантировать их согласованность и точность расчета формул.

Если вам не нужно использовать определенный числовой формат, в электронной таблице обычно по умолчанию применяется общий числовой формат. Однако глобальный формат может внести некоторые незначительные изменения в форматирование ваших данных.

Применение числовых форматов

Как и в случае с другими стилями форматирования, такими как изменение цвета шрифта, числовые форматы можно применить, выбрав ячейку и щелкнув нужный параметр форматирования. Существует два основных способа выбора числового формата:

1. Перейдите на вкладку «Главная» , щелкните раскрывающееся меню «Формат числа» в группе «Число » и выберите нужный формат.

2. Нажмите одну из команд быстрого формата чисел под раскрывающимся меню.

Вы также можете выбрать нужные ячейки и нажать Ctrl + 1 на клавиатуре, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам форматирования чисел.

В примере применен формат валюты , который добавляет символы валюты ( $ ) и отображает два десятичных знака для любого числового значения.

Если вы выберете любую ячейку с числовым форматом, вы увидите фактическое значение этой ячейки в строке формул. Электронная таблица будет использовать это значение для формул и других вычислений.

Правильно используйте числовые форматы

Речь идет не только о простом выборе ячеек и применении форматирования. Электронные таблицы фактически могут автоматически применять форматирование чисел в зависимости от того, как вы вводите данные. Это означает, что вам нужно будет ввести данные так, чтобы программа могла их понять, а затем убедиться, что ячейки используют соответствующий числовой формат. Например, на изображении ниже показано, как правильно использовать числовые форматы для дат, процентов и времени:

Теперь вы знаете больше о том, как работают числовые форматы. Далее давайте рассмотрим некоторые конкретные числовые форматы.

Процентный формат

Одним из наиболее полезных числовых форматов является процентный формат (%). Он отображает значения в процентах, например 20% или 55%. Это особенно полезно при расчете таких вещей, как расходы на налог с продаж или чаевые. Когда вы вводите знак процента (%) после числа, к этой ячейке автоматически применяется процентный формат.

Проценты также можно записать в виде десятичных чисел. Так, 15% равно 0,15, 7,5% — 0,075, 20% — 0,20, 55% — 0,55 и т. д. Процентный формат полезен во многих случаях. Например, на изображениях ниже обратите внимание, как ставка налога с продаж форматируется по-разному для каждой таблицы (5, 5% и 0,05):

Как видите, расчет в таблице слева работает неправильно. Без процентного форматирования таблица будет предполагать, что вы хотите умножить 22,50 доллара США на 5, а не на 5%. Таблица справа по-прежнему работает без процентного форматирования, а таблицу посередине легче читать.

Формат даты

Всякий раз, когда вы работаете с датами, вам нужно будет использовать форматы дат, чтобы сообщить электронной таблице, что вы имеете в виду определенные календарные даты, например, 15 июля 2014 г. Форматы дат также позволяют вам работать с мощным набором инструментов, который включает в себя функции, которые используют информацию о дате и времени для расчета ответов.

Электронные таблицы не могут понимать информацию так же, как люди. Например, если вы введете в ячейку октябрь, электронная таблица не будет знать, что вы вводите дату, поэтому будет обрабатывать это содержимое как любой другой текст. Вместо этого при вводе дат вам нужно будет использовать определенный формат, понятный электронной таблице, например месяц/день/год (или день/месяц/год в зависимости от страны, в которой вы находитесь). В приведенном ниже примере будет указано 10.12.2014, что эквивалентно 12 октября 2014 г. Затем электронная таблица автоматически применит формат даты к ячейке.

Теперь, когда вы правильно отформатировали дату, вы можете делать с этими данными разные вещи. Например, вы можете использовать дескриптор заполнения , чтобы продолжить заполнение последующих дат в столбце:

Если формат даты не применяется автоматически, это означает, что электронная таблица не распознает введенные вами данные. Пример ниже вступил в силу 15 марта . Таблица не понимает, что автор имеет в виду дату, поэтому ячейка по-прежнему использует общий числовой формат.

С другой стороны, если вы введете 15 марта (без «th»), таблица распознает это как день. Поскольку год не указан, в электронную таблицу автоматически будет добавлен текущий год, чтобы в разделе даты была вся необходимая информация. Дату также можно ввести другим способом, например 15 марта, 15 марта 2014 г. или 15 марта 2014 г., и электронная таблица все равно распознает ее как дату.

Если вы хотите добавить текущую дату в ячейку, вы можете использовать Ctrl + ; как на видео ниже.

Дополнительные параметры формата даты

Чтобы получить доступ к другим параметрам формата даты, выберите раскрывающееся меню «Числовой формат» и выберите «Дополнительные числовые форматы» . Это варианты отображения дат по-разному, например, включая день недели или опуская год.

Появится диалоговое окно «Формат ячеек» . Отсюда вы можете выбрать желаемый вариант формата даты.

Как вы можете видеть в строке формул, пользовательский формат даты меняет не только фактическую дату в ячейке, но и способ ее отображения.

Советы по форматированию чисел

Вот несколько советов для получения наилучших результатов при форматировании чисел:

Применить форматирование чисел ко всему столбцу . Если вы планируете использовать столбец для определенного типа данных, например дат или процентов, самый простой способ выделить весь столбец — щелкнуть букву столбца и применить нужный числовой формат. Таким образом, любые данные, которые вы добавите в этот столбец в будущем, будут иметь правильный числовой формат. Обратите внимание, что форматирование чисел обычно не влияет на строки заголовков.

Дважды проверьте свои значения после применения форматирования чисел . Если вы примените форматирование чисел к существующим данным, вы можете получить неожиданные результаты. Например, применение процентного формата (%) к ячейке со значением 5 даст вам 500%, а не 5%. В этом случае вам необходимо заново правильно ввести значения в каждую ячейку.

Если вы ссылаетесь на ячейку числового формата в формуле, электронная таблица может автоматически применить тот же числовой формат к новой ячейке. Например, если вы используете в формуле значение в формате валюты, вычисленное значение также будет использовать формат валюты.

Если вы хотите, чтобы ваши данные отображались точно так, как они были введены, вам необходимо использовать форматирование текста. Этот формат особенно хорош для чисел, для которых вы не хотите выполнять вычисления, например номеров телефонов, почтовых индексов или чисел, которые начинаются с 0, например 02415. Для достижения наилучших результатов вы можете применить формат текстового номера перед вводом данные в эти ячейки.

Команды увеличения десятичной дроби и уменьшения десятичной дроби

Команды «Увеличить десятичное число» и «Уменьшить десятичное число» позволяют контролировать количество десятичных знаков, отображаемых в ячейке. Эти команды не меняют значение ячейки; вместо этого они отображают значение с заданным количеством десятичных знаков.

Параметр «Уменьшить десятичное число» отобразит значение, округленное до этого десятичного знака, но фактическое значение в ячейке по-прежнему будет отображаться в строке формул.

Команды «Увеличить десятичное число» и «Уменьшить десятичное число» не работают с некоторыми числовыми форматами, такими как «Дата » и «Дробь» .