Power Automate Flow Types และเมื่อใดควรใช้

สับสนเกี่ยวกับประเภทโฟลว์ของ Power Automate ใช่ไหม ในบล็อกนี้ เราจะกล่าวถึงความเหมือนและความแตกต่างระหว่างโฟลว์ประเภทต่างๆ และกำหนดว่าจะใช้แต่ละโฟลว์เมื่อใด เราผ่านกระบวนการตัดสินใจง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ นี่เป็นขั้นตอนแรกที่คุณต้องดำเนินการเมื่อสร้างโฟลว์ คุณสามารถดูวิดีโอทั้งหมดของบทช่วยสอนนี้ได้ที่ด้านล่างของบล็อกนี้

Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Power Platform ใช้เพื่อทำให้โฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นเพียงการนำเสนองานด้วยภาพ ที่ฉันพบกับผู้เริ่มต้นจำนวนมากใช้ Power Automate คือพวกเขาไม่รู้ว่าจะใช้โฟลว์ใดสำหรับสถานการณ์ของพวกเขา

มี 5 โฟลว์ทางด้านขวา และเมื่อคุณเริ่มใช้งานครั้งแรก Power Automate จะถามคุณว่าคุณต้องการสร้างโฟลว์ประเภทใด คุณสามารถเลือก Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud และ Scheduled Cloud นั่นเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับผู้เริ่มต้น เพราะคุณอาจเลือกโฟลว์เดสก์ท็อปหรือคุณอาจเลือกระบบคลาวด์ตามกำหนดการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานที่คุณมี

ดังนั้น ในบทช่วยสอนนี้ ฉันได้เพียงแค่วาดกระบวนการตัดสินใจหรือไดอะแกรมเพื่อให้คุณดำเนินการโดยคำนึงถึงงานที่จะบอกคุณเสมอว่าโฟลว์ใดที่จะใช้สำหรับงานของคุณ

ลองนึกถึงงานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ อาจเป็นอะไรก็ได้ที่ทำซ้ำได้และไม่สร้างสรรค์ที่คุณทำแบบวันต่อวัน หรือแบบสัปดาห์ต่อสัปดาห์ หรือแบบเดือนต่อเดือน มันไม่สำคัญ ด้วยเหตุนี้ คุณต้องตอบคำถามสามข้อ

สารบัญ

• วิธีการเลือก Power Automate Flow Types ที่จะสร้าง
• บทสรุป

วิธีการเลือก Power Automate Flow Types ที่จะสร้าง

คำถามแรกคืองานต้องการจุดสัมผัสที่ซับซ้อนหลายจุด และข้อมูลเกี่ยวข้องกับงานในตารางเริ่มต้นใน Dataverse หรือไม่

หากคุณไม่รู้ว่า Dataverse คืออะไร คุณจะไปที่วงเล็บ NO โดยอัตโนมัติ และคุณสามารถไปต่อได้ แต่ถ้าบริษัทของคุณใช้ Dataverse และถ้างานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัตินั้นเชื่อมโยงกับตารางใดตารางหนึ่งใน Dataverse คุณก็สามารถทำให้การทำงานอัตโนมัติทั่ว ทั้งระบบเป็นเรื่องง่ายมากโดยใช้โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจใช้ร่วมกับตาราง Dataverse เพื่อแนะนำผู้ใช้ผ่านกระบวนการหลายขั้นตอน

สิ่งต่อไปที่คุณต้องถาม สมมติว่าคุณได้ตอบว่าไม่ที่นี่ (ซึ่งฉันรู้สึกว่าผู้คนมากกว่า 99% น่าจะตอบ) คือการกระทำประเภทใดที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ

มีสองคำตอบที่นี่ ไม่ว่าคุณเพียงแค่ต้องการดำเนินการโดยอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับตัวเชื่อมต่อPower Automateหรือคุณต้องการ นอกจากนี้ ยัง ดำเนินการโดยอัตโนมัติบนเด สก์ท็อปของคุณหรือบนเว็บ

ตัวเชื่อมต่อ Power Automate คืออะไร พวกเขาเป็นเพียงตัวเชื่อมต่อของบริษัทอื่นที่ Power Automate ใช้เพื่อดำเนินการโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น ตัวเชื่อมต่อ Power Automate คือ Outlook การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับตัวเชื่อมต่อ Outlook ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลได้ ช่วยให้คุณสร้างกลุ่ม ช่วยให้คุณสามารถตอบกลับอีเมล ส่งต่ออีเมล เอ่อ ตรวจสอบว่าได้รับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณหรือไม่

ดังนั้น การกระทำทั้งหมดเหล่านี้จึงเป็นส่วนหนึ่งของตัวเชื่อมต่อ Outlook ถ้าการกระทำทั้งหมดของคุณเกี่ยวข้องกับการกระทำที่มีอยู่แล้วกับ Power Automate Connector คุณสามารถดำเนินการตามเส้นทางนี้และจะง่ายกว่ามาก อย่างไรก็ตาม หากคุณมีการดำเนินการที่ไม่ใช่ Power Automate Connector คุณต้องเลือกโฟลว์เดสก์ ท็อปเนื่องจากการดำเนินการนั้นจะถูกครอบคลุมผ่านเดสก์ท็อปหรือเว็บ

Power Automate มีตัวเชื่อมต่อนับพันที่ติดตั้งไว้ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่คนทั่วไปทำ หากมีการดำเนินการใดๆ ที่คุณต้องการทำบนเซิร์ฟเวอร์ SQL หรือบน Twitter หรือบน 12 Trello หรือบน Slack แสดงว่ามีตัวเชื่อมต่อ Power Automate ที่สร้างไว้สำหรับคุณแล้ว

มากกว่า 90% ของงานที่คุณต้องการทำ มีเครื่องมือเชื่อมต่อสำหรับคุณ คุณเพียงแค่ต้องค้นหามัน และวิธีที่ดีที่สุดคือไปที่ URL นี้และค้นหาตัวเชื่อมต่อที่นั่น

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการย้ายโฟลเดอร์จากไฟล์หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่งโดยอัตโนมัติบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือสมมติว่าถ้าคุณมีซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ในคอมพิวเตอร์ของคุณที่ไม่มี Power Automate Connector คุณก็ต้องใช้โฟลว์เดสก์ท็อปสำหรับซอฟต์แวร์ดังกล่าว

คำถามสุดท้ายที่คุณต้องการตอบคือคุณจะกระตุ้นโฟลว์ได้อย่างไร กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าโฟลว์เริ่มจริงเมื่อใด

มีสามประเภทที่แตกต่างกัน ได้แก่ เหตุการณ์ การคลิก และเวลา

อันแรกคือเหตุการณ์ ( โฟลว์ระบบคลาวด์อัตโนมัติ ) คุณต้องการให้โฟลว์ทำงานตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหรือไม่ สมมติว่า งานของคุณคือสร้างสิ่งที่ต้องทำให้ตัวเองทุกครั้งที่ได้รับอีเมลจากเจ้านาย นั่นถือว่ามีความสำคัญสูง การดำเนินการจริงคือการตั้งค่าสิ่งที่ต้องทำให้ถูกต้อง แต่ทริกเกอร์นั้นขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ มันขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและกิจกรรมคือคุณได้รับอีเมลนั้น ดังนั้นคุณควรเลือกเหตุการณ์

จากนั้น เรามีClick ( Instant Cloud flow ) ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการให้การดำเนินการเกิดขึ้นเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ดังนั้น หากคุณคลิกปุ่ม การกระทำนั้นจะเกิดขึ้นจริง บางวิธีที่ฉันเห็นว่าสิ่งนี้ใช้ เช่น สมมติว่าคุณต้องการสร้างโฟลว์ใน Slack ที่ชุดนั้นส่งข้อความแสดงความยินดีถึงทุกคนหลังการประชุมคณะกรรมการขับเคลื่อนครั้งใหญ่ที่คุณมี

แทนที่จะไปที่ Slack และส่งข้อความถึงทุกคนเป็นรายบุคคลและทั้งหมดนั้น คุณสามารถสร้างโฟลว์ที่ขึ้นอยู่กับการคลิกปุ่ม คุณสามารถเข้าสู่ Power Automate คลิกปุ่ม และส่งข้อความแสดงความยินดีไปยังทุกคนในกลุ่ม Slack หรือทุกคนในการประชุมหรือทุกคนที่คุณระบุ แต่ทริกเกอร์คือการคลิกปุ่มตามเวลาที่คุณต้องการทำ

สุดท้าย คุณสามารถมีโฟลว์ตามเวลา ( โฟลว์ Cloud ที่กำหนดเวลาไว้ ) นี่คือประเภทของโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้ ตัวอย่างเช่น ทุกสัปดาห์ ทุกวัน ทุกชั่วโมง ทุกเดือน เดือนละสองครั้ง สามครั้งต่อเดือน สี่ครั้งในหนึ่งปี รายไตรมาส เป็นต้น

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการส่งอีเมลทุกสิ้นสัปดาห์เพื่อสรุปลูกค้าทั้งหมดที่คุณเข้าร่วมในช่วง 10 วันที่ผ่านมา ดังนั้น คุณจะใช้ตัวเชื่อมต่ออีเมลและคุณจะใช้ตัวเชื่อมต่อ SharePoint ด้วย เพราะบางทีข้อมูลของคุณจะอยู่ใน SharePoint ในเวลานั้น

บทสรุป

นั่นคือวิธีที่คุณกำหนดโฟลว์ที่จะใช้ตามงานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ คุณถามตัวเองอีกครั้งว่าโฟลว์ต้องการจุดสัมผัสที่ซับซ้อนหลายจุด หรือข้อมูลของคุณอยู่ในตารางเริ่มต้นหรือไม่ และ Dataverse คุณต้องการทำให้การดำเนินการใดเป็นไปโดยอัตโนมัติ และคุณต้องการเรียกกระแสอย่างไร?

โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจสร้างยากที่สุด ตามด้วยโฟลว์เดสก์ท็อป ตามด้วยโฟลว์ที่เหลืออีกสามโฟลว์

ฉันหวังว่าทุกอย่างสมเหตุสมผล ถ้าไม่โปรดแสดงความคิดเห็นและถามคำถามฉัน ดูวิดีโอแบบเต็มด้านล่างของบทช่วยสอนนี้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

ดีที่สุด!

เฮนรี่

การรวมโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจใน Power Automate
Power Automate UI Flows: การสร้างและตั้งค่า
Power Automate Flow: อธิบายการใช้งานและประเภท