การตรวจสอบคอลัมน์ SharePoint ในสองวิธี

ในบล็อกนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint ผ่านตรรกะแบบมีเงื่อนไขและคำอธิบาย ตัวอย่างเช่น คุณต้องการจำกัดไม่ให้ผู้ใช้เข้าถึงฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง เว้นแต่พวกเขาจะป้อนค่าที่ถูกต้อง

ด้วยการใช้สูตรและคำอธิบายที่ถูกต้องสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint คุณสามารถจำกัดและตรวจสอบการป้อนข้อมูลจากผู้ใช้ของคุณได้อย่างง่ายดาย

สารบัญ

• การเพิ่มรายการในรายการ SharePoint ของคุณ
• การเพิ่มคอลัมน์ SharePoint
• การเพิ่มคอลัมน์อื่นในรายการ SharePoint
• การตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint โดยใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไข
• การแก้ไขสูตรแบบมีเงื่อนไขสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint
• การเพิ่มคอลัมน์อื่นในรายการ SharePoint
• การตรวจสอบคอลัมน์ SharePoint โดยใช้คำอธิบาย
• บทสรุป

การเพิ่มรายการในรายการ SharePoint ของคุณ

ก่อนอื่นมาเพิ่มรายการในรายการ SharePoint ของคุณ ดังนั้นคลิกใหม่

จากนั้นกรอกรายละเอียดบนแผงรายการใหม่

ในตัวอย่างของเรา คุณจะเห็นว่า ฟิลด์ ชื่อระบุว่า " คุณไม่สามารถเว้นว่างไว้ได้ ”

หากต้องการเปลี่ยน เพียงคลิก คอลัมน์ ชื่อและคลิกการตั้งค่าคอลัมน์

จากนั้นคลิกแก้ไข

จากนั้นคลิกตัวเลือกเพิ่มเติมบนแผงแก้ไขคอลัมน์

ถัดไป สลับไม่บนฟิลด์ “ กำหนดให้คอลัมน์นี้ประกอบด้วยข้อมูล ”

สุดท้ายคลิกบันทึก

ตอนนี้ หากคุณเพิ่มรายการใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลสำหรับคอลัมน์ชื่อ

การเพิ่มคอลัมน์ SharePoint

โปรดทราบว่าเราจะใช้คอลัมน์เหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบความถูกต้อง ในตัวอย่างของเรา เราจะใช้รายการที่เราสร้างไว้ก่อนหน้า นี้ซึ่งเรียกว่าแบรนด์

เริ่มจากการเพิ่มคอลัมน์โดยคลิกเพิ่มคอลัมน์

จากนั้นคลิกข้อความบรรทัดเดียว

ใน แผง สร้างคอลัมน์เราจะป้อนรายละเอียดของคอลัมน์

ใน ช่อง Nameให้พิมพ์ “ Repair Shop Type ”

จากนั้นสำหรับTypeเราจะเลือกChoice

สำหรับตัวเลือก แรก เราจะพิมพ์ “ อิสระ ” จากนั้นเราจะพิมพ์ “ Affiliated ”สำหรับตัวเลือก ที่สอง

สุดท้ายคลิกบันทึก

ต่อไป มาแก้ไขโดยคลิกแก้ไขในมุมมองกริด

ภายใต้Repair Shop Typeเราจะตั้งค่าBMWและHondaเป็นIndependent ในทางกลับกันMazdaและMercedesจะเป็น บริษัท ในเครือ

สุดท้าย คลิกออกจากมุมมองกริด

การเพิ่มคอลัมน์อื่นในรายการ SharePoint

ตอนนี้ขอเพิ่มคอลัมน์อื่นในรายการนี้ เราจะตั้งชื่อว่า “ Affiliate Shop Name ” เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นประเภทข้อความบรรทัดเดียว

จาก นั้นคลิกบันทึก

เนื่องจากเรามี " อิสระ " สองรายการสำหรับประเภทร้านซ่อมในตัวอย่างของเรา เราจึงสามารถเว้นว่างชื่อร้านในเครือ ได้ อย่างไรก็ตาม อีกสองคนคือMazdaและMercedesเป็น บริษัท ในเครือ ดังนั้น เราจะพิมพ์ “ Mr. Lube ” สำหรับMazdaและ “ Oil True ” สำหรับMercedes

จากนั้นให้คลิกแก้ไขในมุมมองกริดและนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกออกจากมุมมองตารางเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ

ต่อไปเราจะเพิ่มรายการชื่อ “ Ford ” และสำหรับBrand Ambassadorเราจะพิมพ์ว่า “ Luke ”

ต่อไปเราจะเพิ่มรูปภาพ

 ตัวอย่างเช่น เราได้บันทึกรูปภาพไว้ ดังนั้นเราจะใช้รูปภาพฟอร์ดของเรา

และสำหรับร้านซ่อมเราจะพิมพ์ว่า “ Ford's Repair ”

จากนั้นประเภทร้านซ่อมคือ " อิสระ"

สำหรับชื่อร้าน Affiliateเราจะพิมพ์ “ ?? ฟอร์ด ”.

สุดท้ายคลิกบันทึก

การตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint โดยใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไข

อย่างที่คุณเห็น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรก็ได้แม้ว่าจะไม่มีตัวเลือกให้ทำก็ตาม ตัวอย่างเช่น แม้ว่าจะ ตั้ง ค่าประเภทร้านซ่อมเป็น " อิสระ " คุณจะยังสามารถพิมพ์อะไรก็ได้ แต่ด้วยการตรวจสอบ เราสามารถแก้ไขได้

เมื่อคุณเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการ SharePoint ของคุณ บน แผง รายการใหม่คุณสามารถเพิ่มสูตรที่ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลสำหรับ คอลัมน์ ชื่อร้านในเครือ ได้เท่านั้น เมื่อ ตั้งค่าคอลัมน์ ประเภทร้านซ่อมเป็น " บริษัทในเครือ "

ในการทำเช่นนั้น ให้คลิกใหม่เพื่อเพิ่มรายการ แล้วคลิก ไอคอน แก้ไขฟอร์มที่ด้านบนขวา

จากนั้นคลิกแก้ไขคอลัมน์

หลังจากนั้น คุณจะเห็นคอลัมน์ที่มีอยู่ในรายการของคุณ

ต่อไป เราจะคลิกจุด 3 จุดข้างคอลัมน์ที่เราต้องการแก้ไข ในตัวอย่างของเรา เราจะแก้ไข คอลัมน์ Affiliate Shop Nameเนื่องจากเราไม่ต้องการให้ปรากฏเมื่อตั้งค่าคอลัมน์Repair Shop Type เป็น " Independent "

จากนั้นคลิก  แก้ไขสูตรตามเงื่อนไข

สิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับรายการ SharePoint ก็คือ คุณยังสามารถป้อนสูตรในคอลัมน์ SharePoint ได้อีกด้วย

การแก้ไขสูตรแบบมีเงื่อนไขสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint

กล่องข้อความ แก้ไขสูตรเงื่อนไขสำหรับชื่อร้านในเครือคือที่ที่คุณจะพิมพ์เงื่อนไขที่คุณต้องการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์

โปรดทราบว่าหากคุณต้องการล้างเงื่อนไข คุณเพียงแค่เว้นช่องข้อความว่างไว้ คลิก ลิงก์ เรียนรู้การใช้สูตรตามเงื่อนไขในแบบฟอร์มรายการในกล่อง 

สิ่งนี้จะนำเราไปยังเอกสารประกอบสูตรของ Microsoft โปรดทราบว่าคุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อทราบสูตรเพิ่มเติมที่สามารถทำให้รายการ SharePoint ของคุณใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น

ในตัวอย่างของเรา วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้สูตร “ =if ( [$Category] == 'Product Management', 'true', 'false') ”

ซึ่งหมายความว่าหากฟิลด์มีค่าเท่ากับค่าหนึ่ง ให้แสดงฟิลด์นั้นแก่ผู้ใช้ ถ้านิพจน์เป็นจริง มันจะแสดงฟิลด์ให้เราเห็น แต่ถ้าเป็นเท็จ ฟิลด์นี้จะไม่แสดง

ดังนั้น กลับไปที่กล่องข้อความบน SharePoint ของคุณ แล้วเราจะพิมพ์สูตร “ =if([$RepairShopType] == 'Affiliated', 'true', 'false') ” โดยทั่วไปหมายความว่า ถ้า ค่า Repair Shop Typeเป็นAffiliatedนิพจน์จะคืนค่าจริง มิฉะนั้นจะเป็นเท็จ 

โปรดจำไว้เสมอว่าหากชื่อคอลัมน์ของคุณมีช่องว่าง Microsoft จะย่อให้สั้นลง นั่นเป็นเหตุผลที่เราไม่เว้นวรรคระหว่างคำ

ถัดไป คลิกบันทึก

จากนั้นคลิกบันทึกที่ด้านขวาบนของคอลัมน์แก้ไขในแผง ฟอร์ม

หลังจากนั้นเราจะคลิกยกเลิก

สุดท้าย เราจะรีเฟรชหน้านี้

การเพิ่มคอลัมน์อื่นในรายการ SharePoint

ต่อไปเราจะเพิ่มคอลัมน์ใหม่เพื่อทดลองใช้ ขั้น แรกคลิกใหม่

และคุณจะเห็นว่า คอลัมน์ Affiliate Shop Nameยังไม่ปรากฏให้เห็น

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเลือก " ในเครือ " ใน ฟิลด์ ประเภทร้านซ่อม ...

… ช่อง ชื่อร้านค้าพันธมิตรจะปรากฏขึ้น

และเมื่อเราเปลี่ยน ฟิลด์ Repair Shop Typeเป็นIndependentฟิลด์Affiliate Shop Nameจะหายไป

แต่โปรดจำไว้ว่าสูตรนี้ไม่ได้หยุดคุณจากการสร้างสูตรเงื่อนไขที่ซับซ้อน หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสูตรอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ เพียงคลิกลิงก์ที่ระบุว่าเรียนรู้การใช้สูตรแบบมีเงื่อนไขในฟอร์มรายการในกล่องเมื่อคุณกำหนดเงื่อนไขในคอลัมน์

และสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการเพิ่มสูตรก็คือ คุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำเนื่องจากใช้กับทุกรายการในรายการ SharePoint ไม่ว่าคุณกำลังแก้ไขรายการหรือเพิ่มรายการใหม่ ชุดเงื่อนไขจะยังคงมีผล

การตรวจสอบคอลัมน์ SharePoint โดยใช้คำอธิบาย

อีกวิธีหนึ่งในการแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าควรใส่อะไรในแต่ละเขตข้อมูลในรายการ SharePoint ของคุณคือการเพิ่มคำอธิบาย มันจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าฟิลด์นี้แสดงถึงอะไร

ในตัวอย่างของเรา เราจะใส่คำอธิบายในคอลัมน์Affiliate Shop Name คลิกคอลัมน์ เลือก การ ตั้งค่าคอลัมน์แล้วคลิกแก้ไข

ใน ช่องคำ อธิบายเราจะพิมพ์ “ สิ่งนี้หมายถึงเป้าหมายของพันธมิตรที่เชื่อมโยงกับร้านซ่อม โปรดเติมข้อมูลในฟิลด์นี้หากประเภทร้านซ่อมเป็น "พันธมิตร" ”

จากนั้นคลิกบันทึก

หลังจากนั้นให้รีเฟรชหน้า

ตอนนี้ หากคุณเพิ่มสินค้าในรายการ คุณจะสังเกตเห็นว่าคำอธิบายที่เราตั้งไว้ใต้ ช่องข้อความ ชื่อร้านค้าพันธมิตรอยู่ที่นั่น

การเพิ่มคำอธิบายสามารถช่วยผู้ใช้ระบุสิ่งที่ต้องใส่ในช่องข้อความ อาจเป็นวิธีที่ง่ายแต่ได้ผลแน่นอน โปรดทราบว่าคำอธิบายจะไม่หยุดพวกเขาจากการพิมพ์ค่าอื่นๆ แต่จะช่วยชี้แนะผู้ใช้ได้อย่างแน่นอน

คอลัมน์จากการคำนวณใน SharePoint | ภาพรวม
รายการ SharePoint: ภาพรวมการ
เพิ่มการนำทางรายการ SharePoint

บทสรุป

สรุป คุณได้เรียนรู้วิธีใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไขสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของคอลัมน์ SharePoint คุณสามารถใช้สูตรพื้นฐานไปจนถึงสูตรที่ซับซ้อนเพื่อทำให้คอลัมน์ของคุณมีประสิทธิภาพและสะดวกในการใช้งานมากขึ้น นอกจากนี้ คุณยังได้เรียนรู้วิธีเพิ่มคำอธิบายเพื่อแนะนำผู้ใช้ว่าช่องนี้มีไว้เพื่ออะไร

เพียงจำไว้ว่าคุณสามารถค้นหาสูตรอื่นๆ จาก Microsoft ซึ่งสามารถทำงานได้ดีกับคอลัมน์รายการ SharePoint ของคุณ หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้และเนื้อหาที่เกี่ยวข้องอื่นๆ คุณสามารถดูรายการลิงก์ที่เกี่ยวข้องด้านล่างได้อย่างแน่นอน

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่