เทมเพลต SharePoint สำหรับไลบรารีเอกสาร

เทมเพลตคือการออกแบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งเราสามารถใช้เพื่อสร้างมาตรฐานให้กับเลย์เอาต์บางอย่าง ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงวิธีการเพิ่มและใช้เทมเพลต SharePoint แบบกำหนดเองในไลบรารี  เอกสาร

เทมเพลตเอกสารสามารถจัดเก็บและนำกลับมาใช้ใหม่เพื่อสร้างมาตรฐานกระบวนการและทำให้เกิดความสอดคล้องกันภายในองค์กร โดยทั่วไปจะมีการจัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าในลักษณะที่แจ้งการใช้เอกสาร

สารบัญ

• ความสำคัญของการใช้เทมเพลตเอกสารใน SharePoint
• การอัปโหลดเทมเพลตเอกสารบน SharePoint
• การใช้เทมเพลต SharePoint สำหรับเอกสาร
• บทสรุป

ความสำคัญของการใช้เทมเพลตเอกสารใน SharePoint

เหตุผลหลักในการใช้เทมเพลตเอกสารใน SharePoint คือช่วยประหยัดเวลาสำหรับผู้ใช้ แทนที่จะต้องเสียเวลาจัดรูปแบบเอกสารแต่ละประเภททุกครั้งที่ใช้งาน เราสามารถบันทึกเทมเพลตเอกสารแล้วนำกลับมาใช้ใหม่ได้ นอกจากนี้ การใช้เทมเพลตสามารถรับประกันความสม่ำเสมอได้เนื่องจากทำให้ทุกอย่างมีรูปแบบที่เหมาะสม 

ตัวอย่างเช่น หากเราเป็นบริษัทรถยนต์ เรามักจะมีไฟล์ Excel ใบเสนอราคาสำหรับพนักงานขาย ในตัวอย่างนี้ เรามีโฟลเดอร์Quotes

ภายในโฟลเดอร์นี้ เรามีไฟล์ใบเสนอราคา Excel ตัวอย่างสำหรับ  HondaและFord

เมื่อเราเปิดไฟล์ใบเสนอราคาเหล่านี้ เราจะเห็นว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจทำให้ผู้ที่ต้องการตรวจสอบหรือสร้างไฟล์ใบเสนอราคาใหม่สำหรับบริษัทรถยนต์อื่นเกิดความสับสนได้ 

นอกจากนี้ หากผู้ใช้รายอื่นต้องการสร้างไฟล์ใบเสนอราคา พวกเขาอาจมีวิธีอื่นในการสร้าง 

เราสามารถจัดเตรียมเทมเพลตที่ผู้ใช้ฝ่ายขายสามารถใช้ได้ทุกครั้งที่ต้องการสร้างใบเสนอราคา จากนั้น เราสามารถอัปโหลดสิ่งนั้นบน SharePoint ของเราได้ 

การอัปโหลดเทมเพลตเอกสารบน SharePoint

สำหรับบทช่วยสอนนี้ ฉันได้สร้างตัวอย่างเทมเพลตใบเสนอราคาที่ฉันต้องการให้ผู้ใช้ใช้ทุกครั้งที่พวกเขาสร้างใบเสนอราคา ในเทมเพลตนี้ ฉันได้เพิ่มชื่อบริษัท สโลแกน ใบเสนอราคา วันที่ และอื่นๆ 

หากต้องการอัป โหลดเทมเพลตบน SharePoint เพียงคลิก ปุ่ม ใหม่จากนั้นคลิกเพิ่มเทมเพลต

หลังจากนั้น เลือกเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้น สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันได้สร้างเทมเพลตชื่อเป็นเทมเพลตใบเสนอราคา

เราจะเห็นการแจ้งเตือนว่าเทมเพลตของเราถูกอัปโหลดแล้ว

ผู้ใช้สามารถใช้เทมเพลตนี้ได้แล้ว พวกเขาเพียงแค่ต้องคลิกปุ่มใหม่

จากนั้น เราจะเห็นว่าเทมเพลตใบเสนอราคาที่เราอัปโหลดถูกเพิ่มลงในรายการแล้ว อีกครั้ง สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะหากผู้ใช้กำลังเพิ่มเครื่องหมายคำพูด เราสามารถบอกพวกเขาว่าอย่าสร้างไฟล์อ้างอิง Excel ด้วยวิธีของตนเอง แต่เพียงใช้เทมเพลตนี้ที่เราจัดเตรียมไว้ให้แทน 

สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันจะลบไฟล์ตัวอย่างใบเสนอราคาสองไฟล์ที่ไม่มีรูปแบบเดียวกัน 

การใช้เทมเพลต SharePoint สำหรับเอกสาร

หากต้องการใช้เทมเพลตที่เราเพิ่ม เพียงคลิก ปุ่ม ใหม่จากนั้นคลิกบนเทมเพลตนั้น 

อย่างที่เราเห็น แทนที่จะมีไฟล์ excel เปล่าๆ และสร้างใบเสนอราคาตั้งแต่เริ่มต้น ตอนนี้เรามีเทมเพลตใบเสนอราคาที่เราเพียงแค่ต้องกรอกข้อมูล

หลังจากป้อนรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับใบเสนอราคานี้แล้ว เราสามารถเปลี่ยนชื่อได้ นี่คือตัวอย่างคำพูดของฟอร์ดดังนั้นฉันจึงตั้งชื่อมันว่าฟอร์ด

ทุกครั้งที่ผู้ใช้ต้องการสร้างใบเสนอราคา พวกเขาสามารถใช้เทมเพลตใบเสนอราคาของเราได้ ด้วยสิ่งนี้ เรายังสามารถมีเทมเพลตสำหรับใบเสนอราคา บันทึกการโทร บันทึกการประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย โปรดทราบว่าเราสามารถทำได้กับไฟล์ Word หรือ PowerPoint

แต่ถ้าเราไม่ต้องการให้ผู้ใช้สร้างสมุดงาน Excel หรือเอกสาร Word ของตนเองอีกต่อไป เราสามารถทำได้เช่นกัน ขั้น แรก  คลิก ปุ่ม ใหม่จากนั้นคลิกเมนูแก้ไขใหม่

ยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่ผู้ใช้สามารถใช้เมื่อเพิ่มไฟล์ใหม่ ตัวอย่างเช่น หากเรามีเทมเพลตสำหรับสมุดงาน Excel เราสามารถยกเลิกการเลือกสมุดงาน Excel ได้ที่นี่ 

เรายังสามารถจัดเรียงตัวเลือกของเรา ตัวอย่างเช่น เราสามารถลากเทมเพลตใบเสนอราคาของเราและวางไว้ด้านบนสุดได้หากต้องการ

หากต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง เพียงคลิกบันทึก

จากนั้น หากเราคลิกที่ ปุ่ม ใหม่อีกครั้ง เราจะเห็นว่าสมุดงาน Excel ไม่ได้อยู่ในรายการ และตอนนี้เทมเพลตใบเสนอราคาของเราอยู่ที่ด้านบนสุด 

เราสามารถนำสมุดงาน Excel กลับมาได้อย่างง่ายดายหากต้องการ เพียงไปที่ เมนู แก้ไขอีกครั้งแล้วทำเครื่องหมายในช่องสมุดงาน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง

หากเราต้องการลบเทมเพลตบางรายการ เพียงคลิกที่จุดไข่ปลา จากนั้นคลิกลบ

การเพิ่มไฟล์ SharePoint ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ไซต์ SharePoint: ภาพรวมโดยย่อ
ไซต์ SharePoint | คำแนะนำแบบเลย์เอาต์และเมนู

บทสรุป

โดยสรุป เทมเพลต SharePoint มอบโอกาสที่ดีในการปรับปรุงงานของเรา โดยเฉพาะกระบวนการสร้างเอกสาร ในบทช่วยสอนนี้ คุณสามารถเรียนรู้วิธีการอัปโหลดและใช้เทมเพลตเอกสารแบบกำหนดเองบน SharePoint

การมีคุณลักษณะนี้บน SharePoint นั้นมีประสิทธิภาพมาก เนื่องจากเป็นการบังคับให้ผู้ใช้ของเราต้องจัดระเบียบและสร้างรูปแบบเอกสารที่สอดคล้องกัน หวังว่าคุณจะเข้าใจการใช้งานและความสำคัญของมัน

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่