วิธีล็อคเซลล์ใน Excel: คำแนะนำทีละขั้นตอน

มีบางครั้งที่คุณต้องการล็อกเซลล์เฉพาะในเวิร์กชีต Excel เพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ

เมื่อล็อกเซลล์ คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้ใช้รายอื่นทำการเปลี่ยนแปลงในส่วนอื่นๆ ของสเปรดชีตได้

บทความนี้แสดงวิธีการล็อกเซลล์ใน Excel ในสี่ขั้นตอนง่ายๆ:

1. ปลดล็อกเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงาน

2. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการล็อค

3. ใช้กล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์เพื่อล็อกเซลล์ที่เลือก

4. ไปที่แท็บรีวิวใน Ribbon ของ Excel และป้องกันแผ่นงาน

สารบัญ

• เหตุใดการล็อคเซลล์จึงมีความสำคัญ
• วิธีล็อคเซลล์ใน Excel
  • ขั้นตอนที่ 1: เลือกเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงาน
  • ขั้นตอนที่ 2: เปิดกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์
  • ขั้นตอนที่ 3: ไปที่แท็บการป้องกัน
  • ขั้นตอนที่ 4: ยกเลิกการเลือกกล่องล็อก
  • ขั้นตอนที่ 5: เลือกเซลล์ที่คุณต้องการล็อค
  • ขั้นตอนที่ 6: เปิดแท็บการป้องกันในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์
  • ขั้นตอนที่ 7: ทำเครื่องหมายที่กล่องล็อค
  • ขั้นตอนที่ 8: ป้องกันแผ่นงาน
• วิธีอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายแก้ไขเซลล์ที่ถูกล็อก
• วิธีล็อคสูตรในแผ่นงาน Excel
  • การระบุเซลล์ที่ปลดล็อกด้วยสูตร
• วิธีล็อค Pivot Table
• วิธีปลดล็อกเซลล์เมื่อคุณลืมรหัสผ่าน

เหตุใดการล็อคเซลล์จึงมีความสำคัญ

เมื่อคุณแชร์เวิร์กบุ๊กของคุณกับผู้อื่น สิ่งสำคัญคือต้องปกป้องบางเซลล์ไม่ให้ถูกแก้ไข ลบ หรือจัดรูปแบบ การล็อกเซลล์ช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูล สูตร หรือการจัดรูปแบบที่สำคัญโดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนา

นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าสมุดงานของคุณยังคงถูกต้องและสอดคล้องกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นที่อาจมีระดับความเชี่ยวชาญหรืออำนาจที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ การล็อคเซลล์ยังสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามในระยะยาว แทนที่จะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดด้วยตนเองหรือกู้คืนข้อมูลที่ถูกลบ คุณสามารถปลดล็อกเซลล์ที่จำเป็น ทำการเปลี่ยนแปลง แล้วล็อกอีกครั้ง

สิ่งนี้สามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลหรือความเสียหาย

เข้าเรื่องกันเลย

วิธีล็อคเซลล์ใน Excel

ก่อนที่คุณจะล็อกเซลล์เฉพาะใน Excelคุณต้องปลดล็อกก่อน ตามค่าเริ่มต้น เซลล์ทั้งหมดใน Excel จะถูกล็อก

ซึ่งอาจดูขัดกับสัญชาตญาณ เนื่องจากคุณสามารถแก้ไข แทรก และลบเซลล์ในเวิร์กชีตใหม่ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติการล็อกจะไม่มีผลจนกว่าเวิร์กชีตจะได้รับการป้องกัน

ซึ่งหมายความว่ามีหลายขั้นตอนในการล็อคเซลล์ที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 1: เลือกเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงาน

คุณสามารถเลือกเซลล์ทั้งหมดได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl-A

หรือคลิกสามเหลี่ยมสีเขียวในช่องซ้ายบนของแผ่นงาน

ขั้นตอนที่ 2: เปิดกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์

คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกแล้วเลือก "จัดรูปแบบเซลล์" จากเมนูแบบเลื่อนลง

หรือคุณสามารถไปที่แท็บ หน้าแรก คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" แล้วเลือก "จัดรูปแบบเซลล์"

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่แท็บการป้องกัน

ในกล่องโต้ตอบ "จัดรูปแบบเซลล์" คลิกที่แท็บ "การป้องกัน" ที่นี่ คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับการล็อกและซ่อนเซลล์

ขั้นตอนที่ 4: ยกเลิกการเลือกกล่องล็อก

หากต้องการยกเลิกการล็อก ให้ยกเลิกการเลือกช่องล็อกแล้ว จากนั้นคลิก "ตกลง" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

ขั้นตอนที่ 5: เลือกเซลล์ที่คุณต้องการล็อค

ตอนนี้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการล็อค

คุณสามารถเลือกเซลล์เดียวหรือหลายเซลล์โดยกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ขณะเลือก

ขั้นตอนที่ 6: เปิดแท็บการป้องกันในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์

ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 และ 3 เพื่อกลับไปที่แท็บการป้องกัน

ขั้นตอนที่ 7: ทำเครื่องหมายที่กล่องล็อค

หากต้องการล็อกเซลล์ที่เลือก ให้ทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมายล็อก จากนั้นคลิก "ตกลง" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

ขั้นตอนที่ 8: ป้องกันแผ่นงาน

สุดท้ายไปที่แท็บ "ตรวจสอบ" และคลิกที่ "ป้องกันแผ่นงาน"

ในกล่องโต้ตอบ "ป้องกันแผ่นงาน" คุณสามารถเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการใช้กับเซลล์ที่มีการป้องกัน

คุณสามารถเลือกที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายแก้ไขเซลล์ในแผ่นงาน Excel หรือคุณสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ตัวเลือกเริ่มต้นมักเป็นสิ่งที่คุณต้องการ ซึ่งจะอนุญาตให้ผู้ใช้ดูและคัดลอกข้อมูลในเซลล์ที่ถูกล็อก แต่จะไม่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขเซลล์

วิธีอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายแก้ไขเซลล์ที่ถูกล็อก

คุณได้เรียนรู้วิธีล็อคเซลล์ใน Excel เพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้สามารถยกเลิกการป้องกันเวิร์กชีตเพื่อเอาการล็อกออกได้

คุณอาจต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ทั้งหมดยกเว้นเพียงไม่กี่คนสามารถทำเช่นนั้นได้ สิ่งนี้ทำได้โดยการตั้งรหัสผ่านที่ผู้ใช้ต้องป้อนเพื่อลบคุณสมบัติที่ได้รับการป้องกัน

ตัวเลือกนี้จะอยู่ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบป้องกันแผ่นงาน

วิธีล็อคสูตรในแผ่นงาน Excel

เมื่อคุณใช้สูตรในเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขเซลล์ข้อมูลได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเซลล์สูตรได้

ทำได้ง่ายเมื่อคุณมีสูตรเพียงไม่กี่สูตร ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อล็อคเซลล์สูตร

งานอาจน่าเบื่อมากขึ้นหากคุณมีสูตรมากมายในเวิร์กชีต ตัวอย่างเช่น การทำงานกับแผนภูมิความถี่และการกระจายอาจต้องใช้สูตรจำนวนมากในแผ่นงาน Excel

โชคดีที่ Excel ให้ทางลัดแก่เรา อีกครั้ง ก่อนที่คุณจะป้องกันเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ให้ปลดล็อกทั้งเวิร์กชีตโดยใช้ขั้นตอนในส่วนก่อนหน้า

ตอนนี้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเลือกสูตรทั้งหมด:

1. ไปที่แท็บหน้าแรก

2. ขยายเมนูแบบเลื่อนลง "ค้นหาและเลือก" ในส่วนการแก้ไข (ขวาสุด)

3. เลือก "ไปที่รายการพิเศษ"

4. ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือกสูตรเพื่อเลือกสูตร

5. คลิกตกลง

Excel ได้เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีสูตรแล้ว คุณสามารถใช้หน้าต่าง Format Cells เพื่อล็อกเซลล์ที่ต้องการได้

การระบุเซลล์ที่ปลดล็อกด้วยสูตร

หากมีสูตรในเซลล์ที่ไม่ได้ล็อก Excel จะแสดงสามเหลี่ยมสีเหลืองพร้อมเครื่องหมายอัศเจรีย์เป็นสัญญาณเตือน เมื่อคุณคลิกที่รูปสามเหลี่ยม คุณจะเห็นคำแนะนำเกี่ยวกับปัญหา

วิธีแก้ไขคือการจำกัดไม่ให้ผู้ใช้แก้ไขสูตรโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์หรือหลายเซลล์ถูกล็อก

รูปนี้แสดงป้ายเตือน แม้ว่าเซลล์อื่นๆ จะไม่ถูกล็อค แต่จะไม่แสดงสัญลักษณ์

ปัญหาสามารถแก้ไขได้ด้วยขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์หรือช่วงที่ระบุ

2. คลิกจัดรูปแบบเซลล์

3. เพื่อป้องกันเซลล์ ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายที่ถูกล็อกบนแท็บการป้องกัน

4. คลิก "ป้องกันแผ่นงาน" ในแท็บตรวจสอบเพื่อป้องกันแผ่นงาน

วิธีล็อค Pivot Table

อาจต้องใช้เวลาและความพยายามในการตั้งค่าข้อมูลทั้งหมดสำหรับตารางเดือยใน Excel เมื่อแบ่งปันสเปรดชีต คุณอาจไม่ต้องการให้ผู้อื่นสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลพื้นฐานได้

ทำตามขั้นตอนเดียวกับที่เราให้รายละเอียดเพื่อปลดล็อกเซลล์ทั้งหมด จากนั้น ล็อกตาราง Pivot ของคุณโดยเลือกเซลล์ทั้งหมดที่สนับสนุน ซึ่งรวมถึง:

• ส่วนหัว

• เซลล์ข้อมูล

• แถวหรือคอลัมน์เพิ่มเติมที่มีรายละเอียดอธิบายหรือสนับสนุน

สุดท้าย ป้องกันแผ่นงานโดยใช้แท็บรีวิวในริบบิ้น

วิธีปลดล็อกเซลล์เมื่อคุณลืมรหัสผ่าน

หากคุณลืมรหัสผ่านที่คุณตั้งไว้เพื่อป้องกันเวิร์กชีต ไม่มีวิธีง่ายๆ ในการปลดล็อกเซลล์ เนื่องจากความต้องการทั่วไปในการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

คุณอาจต้องสร้างเวิร์กชีตใหม่ตั้งแต่ต้นหรือจากสำเนาสำรองหากคุณมี เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะจัดเก็บรหัสผ่านของคุณอย่างปลอดภัยในกรณีที่คุณต้องการใช้ในภายหลัง

หากคุณต้องการสำรวจวิธีแก้ปัญหา คุณสามารถเขียนสคริปต์ VBA ที่อาจไม่มีการป้องกันสเปรดชีต Excel อย่างไรก็ตาม อาจขัดต่อข้อกำหนดการใช้งานซอฟต์แวร์