การกรองข้อมูลเมตาในไฟล์ SharePoint

ข้อมูลเมตาช่วยจัดระเบียบไลบรารีเอกสาร เราสามารถเพิ่มข้อมูลเมตาลงในไฟล์ของเราได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ หลังจากเพิ่มลงในไฟล์ของเราแล้ว เราสามารถใช้เพื่อจัดเรียง กรอง หรือจัดกลุ่มไฟล์ของเราได้ ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงวิธีการกรองข้อมูลเมตาในไฟล์ SharePoint และข้อดีของมัน

การกรองข้อมูลเมตาทำให้การกรองไฟล์/เอกสารในรายการ SharePoint และไลบรารีเอกสารมีเหตุผลและปรับแต่งได้มากขึ้น

สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลเมตาสองคอลัมน์ ได้แก่แผนกและประเภทค่าใช้จ่าย ด้วยสิ่งเหล่านี้ เราสามารถจัดเรียง กรองตาม หรือจัดกลุ่มตามแผนก

สารบัญ

• การกรองไฟล์ SharePoint โดยใช้ Metadata
• การจัดกลุ่มไฟล์ SharePoint ของเราโดยใช้ข้อมูลเมตา
• บทสรุป

การกรองไฟล์ SharePoint โดยใช้ Metadata

ในการกรองไฟล์ของเราตามคอลัมน์นี้ เพียงคลิกกรองตาม

จากนั้นเลือกแผนกที่เราต้องการจะดู ตัวอย่างเช่น เราต้องการกรองไฟล์ของเราตามบัญชีและการขาย ลองเลือกพวกเขาแล้วคลิกปุ่มสมัคร

อย่างที่เราเห็นตอนนี้แสดงเฉพาะไฟล์  บัญชีและการขาย เท่านั้น

นี่เป็นวิธีที่ดีกว่าในการจัดกลุ่มหรือจัดระเบียบไฟล์ของเราเมื่อเทียบกับการใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์ ด้วยการใช้ข้อมูลเมตากับตัวกรองหรือจัดกลุ่มตามฟีเจอร์ เราสามารถดูทั้ง ไฟล์ การบัญชีและการขายพร้อมกัน ด้วยการใช้โฟลเดอร์ เราจำเป็นต้องเปิดโฟลเดอร์ทีละรายการเพื่อดูหรือค้นหาไฟล์ที่เราต้องการ  

หากต้องการลบตัวกรอง เพียงคลิกที่ตัวกรองตามอีกครั้ง ยกเลิกการเลือกของคุณที่นี่ หรือคลิก ปุ่ม ล้างทั้งหมดแล้วคลิกปุ่ม  นำไปใช้

การจัดกลุ่มไฟล์ SharePoint ของเราโดยใช้ข้อมูลเมตา

ข้อดีอีกอย่างของเมทาดาทาของเราคือการใช้ฟีเจอร์จัดกลุ่มตาม ด้วยวิธีนี้ เราสามารถจัดกลุ่มไฟล์ของเราตามแผนกหรือประเภทค่าใช้จ่าย เพียงคลิกที่Group by Departmentเพื่อดูว่าหน้าตาเป็นอย่างไร

อย่างที่เราเห็น ตอนนี้ไฟล์ของเราถูกจัดกลุ่มตามประเภทแผนก ไฟล์ภายใต้ แผนก บัญชีจะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน เช่นเดียวกันกับSalesและอื่น ๆ

ทำให้ง่ายต่อการจัดหมวดหมู่ไฟล์ของเรา เรายังสามารถใช้ดร็อปดาวน์เพื่อดูไฟล์ของเราได้อย่างง่ายดายในกรณีที่เรามีหลายร้อยไฟล์ เราสามารถยุบตามกลุ่มและแสดงเฉพาะกลุ่มที่เราต้องการดู

ในทางเทคนิค เราสามารถทำสิ่งที่คล้ายกันกับโครงสร้างโฟลเดอร์ได้ อย่างไรก็ตาม นี่คือที่ที่ข้อมูลเมตาช่วยได้จริงๆ เพราะเราสามารถทำได้โดยใช้คอลัมน์ข้อมูลเมตาอื่นๆ เช่นคอลัมน์  ประเภทค่าใช้จ่าย ของเรา

หากเราไม่สนใจเกี่ยวกับแผนกไฟล์และเราจำเป็นต้องจัดกลุ่มหรือกรองตามประเภทค่าใช้จ่ายแทน เราก็สามารถทำสิ่งเดียวกันในคอลัมน์Expense Type นี้ ตัวอย่างเช่น ลองกรองไฟล์ของเราตามประเภทค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

จากนั้น เราจะเห็นไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ ค่าใช้จ่าย ในการเดินทางโดยไม่คำนึงถึงแผนกของพวกเขา

เรายังสามารถทำการกรองและจัดกลุ่มได้ในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการดูแผนกทั้งหมดยกเว้นแผนกการตลาด เราก็ไม่ต้องสนใจแผนกการตลาด 

จากนั้น เราสามารถจัดกลุ่มไฟล์เหล่านี้ในขณะที่ทำการกรองโดยเพียงแค่คลิกจัดกลุ่มตามแผนกเช่นกัน 

เรายังสามารถสร้างตัวกรองสำหรับ คอลัมน์ ประเภทแผนกและ ค่าใช้จ่ายได้ พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น เราสามารถแสดง ค่าใช้จ่าย การเดินทางและวัสดุสิ้นเปลืองภายใต้แผนกบัญชี เท่านั้น

การเพิ่มไฟล์ SharePoint ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
การเพิ่มข้อมูลเมตาใน SharePoint โดยใช้คอลัมน์
SharePoint Document Library | บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น

บทสรุป

กล่าวโดยสรุป เมื่อเราเพิ่มข้อมูลเมตาลงในไฟล์ของเราแล้ว เราสามารถจัดระเบียบไฟล์ของเราได้อย่างง่ายดายตามที่เราต้องการ ซึ่งสร้างประสิทธิภาพในองค์กร

กลไกการกรองและการจัดกลุ่มช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรองและค้นหาเนื้อหาในไลบรารีเอกสารได้แบบไดนามิก เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลหากคุณกำหนดค่าไลบรารีด้วยข้อมูลเมตา/คอลัมน์ที่กำหนดเอง หากคุณไม่ได้ตั้งค่าข้อมูลเมตาแบบกำหนดเอง ตัวกรองเดียวที่คุณมีคือตัวกรองที่มีอยู่ตามค่าเริ่มต้นในไลบรารีใดๆ

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่