การกำหนดเวอร์ชันในไลบรารีเอกสาร SharePoint

ในบทช่วยสอนนี้ เรามาพูดถึงการกำหนดเวอร์ชันและประวัติเวอร์ชันในSharePoint การกำหนดเวอร์ชันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพใน SharePoint หากเรามีไฟล์ทั้งหมดใน SharePoint เราสามารถแก้ไขไฟล์บนแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปหรือทางออนไลน์ได้ 

ด้วยการกำหนดเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint คุณสามารถติดตามและจัดการการเปลี่ยนแปลงในรายการและข้อมูลได้อย่างง่ายดาย 

หากเรานึกถึงกระบวนการทางธุรกิจตามปกติ เมื่อมีคนสร้างเอกสาร อาจมีการแก้ไขมากมายผ่านกระบวนการนี้ หากไม่มี SharePoint สิ่งที่ผู้คนทำคือกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ตามชื่อไฟล์ เช่น เวอร์ชัน 1, เวอร์ชัน 2, เวอร์ชันสุดท้าย และอื่นๆ เป็นต้น 

ปัญหาคือบางครั้งเราอาจส่งไฟล์ให้ผู้จัดการ 2 คนและผู้จัดการแต่ละคนแก้ไขโดยไม่คำนึงถึงกันและกัน ดังนั้น เมื่อพวกเขาจะส่งกลับมาให้เรา เราจำเป็นต้องรวบรวมการแก้ไขเหล่านั้น นี่คือสาเหตุที่หลายทีมย้ายระบบการจัดการไฟล์ไปยัง SharePoint โดยตรง นี่เป็นเพราะประสิทธิภาพของการกำหนดเวอร์ชันของ SharePoint

สารบัญ

• การแก้ไขไฟล์สำหรับการกำหนดเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint
• การกำหนดเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint
• การกู้คืนเวอร์ชันใน SharePoint
• บทสรุป

การแก้ไขไฟล์สำหรับการกำหนดเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint

มาเปิดไฟล์ใน SharePoint กันเถอะ 

มาทำการแก้ไขกันเถอะ สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันจะเพิ่มประโยคที่นี่ว่า " รถยนต์ที่ดีที่สุดที่เคยมีมาคือเทสลา " อีกสิ่งหนึ่งที่ดีใน SharePoint ก็คือคนสองคนสามารถทำงานในไฟล์ office เดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน

หลังจากนั้นให้ปิดไฟล์

การกำหนดเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint

สมมติว่าเราตระหนักว่าเราไม่ต้องการทำการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงนั้นจริงๆ และเราต้องการเปลี่ยนไฟล์กลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า เราจะทำได้ง่ายๆ เพียงคลิกที่จุดไข่ปลาข้างไฟล์ 

คลิกประวัติเวอร์ชัน

จากนั้นเราจะเห็นเวอร์ชันต่างๆ ของไฟล์นี้เมื่อบันทึกและผู้ที่แก้ไขไฟล์ สิ่งนี้มีประโยชน์มากเพราะเราไม่จำเป็นต้องบันทึกและส่งเวอร์ชันใหม่ให้กับผู้อื่นทุกครั้งที่เราต้องทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับไฟล์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ที่เรากำลังแก้ไขภายในไซต์ SharePoint 

ตอนนี้เราจะย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงที่เราได้ทำไปก่อนหน้านี้ในไฟล์ เราทราบดีว่าเวอร์ชันล่าสุดเกิดขึ้นเมื่อเราทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ ดังนั้นเราควรมองหาเวอร์ชันก่อนหน้านั้น ในกรณีนี้ ให้คลิกรุ่น 5

มันจะขอให้เราเปิดบนแอป Word บนเดสก์ท็อปของเรา คลิกปุ่มOpen Word กันเถอะ

จากนั้นระบบจะขอให้เราลงชื่อเข้าใช้ อีกครั้ง เราจำเป็นต้องใช้บัญชีที่เราใช้ใน SharePoint 

หลังจากลงชื่อเข้าใช้ ตอนนี้เราสามารถดูเวอร์ชันของไฟล์ได้โดยไม่ต้องแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงที่เราเพิ่งทำไป

การกู้คืนเวอร์ชันใน SharePoint

เราสามารถเห็นที่ด้านบนว่าเราสามารถทำให้เวอร์ชันนี้เป็นเวอร์ชันล่าสุดได้โดยคลิกที่ปุ่มกู้คืน

ตอนนี้ขอปิดไฟล์นี้ก่อน 

นอกจากนี้ เรายังสามารถกู้คืนเวอร์ชันนั้นได้โดยคลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงเล็กๆ ข้างๆ

จากนั้นคลิกกู้คืน

หลังจากนั้นให้คลิก ปุ่ม ตกลงบนกล่องป๊อปอัป

ตอนนี้มีการเพิ่มเวอร์ชันในรายการซึ่งเป็นเวอร์ชัน 7 สิ่งที่เราทำคือเราสร้างเวอร์ชันที่เหมือนกับเวอร์ชัน 5ซึ่งเป็นเวอร์ชันที่เราต้องการกู้คืน 

ตอนนี้เรามาปิดประวัติเวอร์ชันกัน

จากนั้นให้เปิดไฟล์นี้อีกครั้ง

ตอนนี้ เราจะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงที่เราทำไปก่อนหน้านี้หายไปแล้ว

บทช่วยสอนของ SharePoint: การรับประทานอาหารไซต์ใหม่
SharePoint Document Library | บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น
Microsoft SharePoint Sites: ภาพรวมโดยย่อ

บทสรุป

โดยสรุป เราได้เรียนรู้ว่าหลายคนสามารถแก้ไขไฟล์ได้พร้อมกัน นอกจากนี้ เรายังได้เรียนรู้ว่าการกำหนดเวอร์ชันใน SharePoint ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตาม การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ผู้ใช้ทำกับไฟล์เดียวโดยใช้ประวัติเวอร์ชัน สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดการเอกสารได้ดีขึ้น ไม่จำเป็นต้องสร้างเวอร์ชันหนึ่งแล้วส่งให้ผู้จัดการของเรา แล้วส่งเวอร์ชันอื่นทุกครั้งที่เราทำการเปลี่ยนแปลง 

นอกจากนี้ เราสามารถเรียนรู้วิธีการคืนค่าเวอร์ชันของเอกสารและการเปลี่ยนแปลงไฟล์ มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อหลายคนทำงานร่วมกันในโครงการ หรือเมื่อข้อมูลต้องผ่านการพัฒนาและตรวจสอบหลายขั้นตอน

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่