การกำหนดเวอร์ชัน SharePoint สำหรับไฟล์ที่ไม่ใช่ Office

การกำหนดเวอร์ชัน SharePoint สำหรับไฟล์ Office เป็นเรื่องง่ายเพราะเราสามารถแก้ไขผ่านแอปเดสก์ท็อปหรือทางออนไลน์ และเราสามารถแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การแก้ไขไฟล์ในไลบรารีเอกสาร SharePointในเวลาเดียวกันจะพร้อมใช้งานสำหรับบางไฟล์เท่านั้น เราสามารถทำได้เฉพาะกับไฟล์ผลิตภัณฑ์ Office เช่น Word, PowerPoint, Excel และไฟล์ผลิตภัณฑ์ MS Office อื่นๆ

เราไม่สามารถแก้ไขไฟล์ที่ไม่ใช่สำนักงานใน SharePoint พร้อมกันได้ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับไฟล์ MS Office เรายังคงสามารถใช้การกำหนดเวอร์ชันของ SharePoint เพื่อตรวจสอบและติดตามการเปลี่ยนแปลงใน  ไฟล์เหล่านั้น

สารบัญ

• การอัปโหลดไฟล์ที่ไม่ใช่ Office สำหรับการกำหนดเวอร์ชันของ SharePoint
• การแก้ไขไฟล์ที่ไม่ใช่ Office ใน SharePoint
• การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ที่ไม่ใช่ Office ใน SharePoint
• บทสรุป

การอัปโหลดไฟล์ที่ไม่ใช่ Office สำหรับการกำหนดเวอร์ชันของ SharePoint

ก่อน อื่นมาสร้างโฟลเดอร์ชื่อVideos

ภายใน โฟลเดอร์ วิดีโอมาอัปโหลดไฟล์วิดีโอกันเถอะ

สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้สร้างตัวอย่างวิดีโอสองรายการ มาอัพโหลดCar Video 1 st Draftกันเถอะ เลือกจากนั้นคลิกปุ่มเปิด

ข้อดีอีกอย่างของ SharePoint คือมีโปรแกรมเล่นวิดีโอในตัว ให้คลิกที่ไฟล์วิดีโอที่เราอัปโหลด

จากนั้นวิดีโอจะเปิดขึ้น วิดีโอตัวอย่างที่เราอัปโหลดนี้เป็นเพียงคลิปความยาว 1 วินาที

เราสามารถทำได้สองสามอย่าง เช่น ดาวน์โหลด แชร์ ตั้งค่าคุณภาพของวิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมาย

ตอนนี้เรามาปิดวิดีโอนี้กันเถอะ

การแก้ไขไฟล์ที่ไม่ใช่ Office ใน SharePoint

ตัวอย่างเช่น มีคนอื่นดาวน์โหลดวิดีโอและทำการแก้ไขเล็กน้อย วิธีเก่าในการอัปเดตไฟล์นี้คือการตั้งชื่อวิดีโอที่สองเป็นCar Video 2 nd Draft , 3 rd Draftและอื่น ๆ เป็นต้น สิ่งนี้อาจไม่สะดวกและน่ารำคาญมาก สิ่งที่เราทำได้คือเปลี่ยนชื่อไฟล์นี้ โดยคลิกที่จุดไข่ปลาแล้วคลิกเปลี่ยนชื่อ

ตั้งชื่อไฟล์นี้ว่า " Car Video " แล้วคลิกปุ่มเปลี่ยนชื่อ เรากำลังเปลี่ยนชื่อไฟล์นี้เนื่องจากเราไม่จำเป็นต้องระบุว่าเป็นแบบร่างที่ 1 หรือแบบร่างที่ 2 ทุกครั้งที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลง

สิ่งที่เราทำได้ตอนนี้คือการอัปโหลดไฟล์ใหม่ซึ่งเป็นไฟล์ที่แก้ไขแล้ว ให้คลิกอัปโหลดแล้วเลือกไฟล์

แทนที่จะอัปโหลดวิดีโอที่อัปเดตด้วยชื่อไฟล์อื่น มาเปลี่ยนชื่อวิดีโอที่อัปเดตนี้ด้วยชื่อเดียวกับชื่อไฟล์จาก SharePoint ดังนั้น เรามาเปลี่ยนชื่อวิดีโอที่ 2 นี้เป็น " วิดีโอติดรถยนต์ " กันเถอะ ด้วยวิธี นี้เรากำลังบอก SharePoint ว่าเราไม่ได้เพิ่มในไฟล์อื่น เรากำลังเพิ่มเวอร์ชันอัป เดตของไฟล์แทน

คลิกปุ่มเปิด กันเถอะ

จากนั้นจะแสดงข้อผิดพลาดแจ้งว่าชื่อไฟล์ที่เรากำลังอัปโหลดมีอยู่แล้ว จะทำให้เรามีตัวเลือกว่าจะเก็บไว้ทั้งสองไฟล์หรือแทนที่ไฟล์ที่มีอยู่ สิ่งที่เราต้องการทำคือการแทนที่ไฟล์ที่มีอยู่ ดังนั้นให้คลิกปุ่ม  แทนที่

เราสามารถตรวจสอบได้ว่าไฟล์ได้รับการอัปเดตหรือไม่โดยการเปิดไฟล์อีกครั้ง

จากนั้น เราจะเห็นว่าตอนนี้กลายเป็นวิดีโอความยาว 3 วินาที ก่อนหน้านี้เรามีคลิปวิดีโอเพียง 1 วินาทีเท่านั้น

การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ที่ไม่ใช่ Office ใน SharePoint

ตอนนี้ เรามาเปิดประวัติเวอร์ชันของไฟล์นี้กัน

อย่างที่เราเห็น การอัปเดตที่เราทำจะแสดงไว้ที่นี่เช่นกัน เวอร์ชันล่าสุดหรือเวอร์ชัน 3 คือไฟล์ที่เราอัปโหลดล่าสุด ซึ่งเป็นวิดีโอความยาว 3 วินาที เวอร์ชัน 2 เป็นวิดีโอยาว 1 วินาที นอกจากนี้เรายังเห็นได้ว่าวิดีโอเหล่านี้มีขนาดไฟล์ที่แตกต่างกัน

ถ้าเราต้องการดูวิดีโอเวอร์ชันก่อนหน้า (คลิปความยาว 1 วินาที) เราก็คลิกเวอร์ชัน 2 ได้เลย

จากนั้นมันจะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติบนคอมพิวเตอร์ของเรา

เช็คเอาท์และเช็คอิน
การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ SharePoint ในเอกสาร SharePoint
บทช่วยสอน SharePoint: การสร้างไซต์ใหม่

บทสรุป

และนั่นคือวิธีที่เราสามารถใช้คุณลักษณะการกำหนดเวอร์ชันของ SharePoint สำหรับไฟล์ที่ไม่ใช่สำนักงาน ใน SharePoint การกำหนดเวอร์ชันช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารและชื่อของผู้ใช้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ในไลบรารีเอกสาร SharePoint จะแสดงไฟล์เวอร์ชันล่าสุดเสมอ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการบอกได้ว่าการทำซ้ำใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด

นอกจากนี้ เรายังสามารถดาวน์โหลดไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ทั้งหมดของเราอีกครั้งได้ แม้ว่าเราจะแทนที่ไฟล์เหล่านั้นแล้วก็ตาม เราสามารถใช้ฟีเจอร์การกำหนดเวอร์ชันนี้กับวิดีโอ รูปภาพ ไฟล์ DLL ไฟล์โค้ด และอื่นๆ อีกมากมาย 

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่