การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติและการทดสอบใน Power Automate

ในบทช่วย สอนนี้ เราจะเรียนรู้วิธีตั้งค่าในPower Automate มีบางครั้งที่โฟลว์ไม่สามารถทำงานอัตโนมัติได้ทั้งหมด และอาจต้องมีการแทรกแซงจากผู้ใช้

การอนุมัติมีประโยชน์มากเพราะเราสามารถทำให้บางส่วนของโฟลว์เป็นอัตโนมัติ และแบ่งส่วนที่ต้องมีการแทรกแซงของผู้ใช้ออกเป็นโฟลว์แยกต่างหาก

ตัวอย่างเช่น อาจมีโฟลว์สำหรับคำขอค่าใช้จ่าย จะดำเนินการผ่านช่องทางปกติ อย่างไรก็ตาม ใครบางคนยังคงต้องดูเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินที่เหมาะสม หากมีมูลค่ามากกว่าหนึ่งพันดอลลาร์ คำขอควรได้รับการอนุมัติก่อนที่จะดำเนินการต่อไป

ในการสนทนาของเรา เราจะมีตัวอย่างที่แตกต่างกัน เราจะใช้โฟลว์ตัวอย่างนี้เพื่อส่งอีเมลเมื่อมีการโพสต์ทวีตใหม่

จากนั้นมีเงื่อนไขที่หากรายการนั้นมีปัญหาหรือปัญหา มันจะสร้างการ์ด Trello มิฉะนั้นจะรีทวีตทวีต

อย่างไรก็ตาม เราอาจไม่ต้องการรีทวีตจนกว่ามนุษย์จริงๆ จะอนุมัติ ดังนั้นเราจึงทำการอนุมัติก่อนที่จะถึงขั้นตอนการรีทวีต โฟลว์อัตโนมัติจะหยุดชั่วคราวเมื่อถึงจุดนั้น และจะดำเนินต่อไปเมื่อผู้ใช้อนุมัติ 

สารบัญ

• การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใน Power Automate
• การตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
• การทดสอบเวิร์กโฟลว์
• การวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
• การอนุมัติทางโทรศัพท์
• บทสรุป

การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใน Power Automate

ตอนนี้เรามาสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติกัน ก่อนอื่นเราต้องเพิ่มการกระทำ

จากนั้น เพียงพิมพ์ " การอนุมัติ " แล้วคลิก ตัวเชื่อมต่อ การอนุมัติที่จะปรากฏขึ้น

มีสามการดำเนินการที่แตกต่างกันสำหรับตัวเชื่อมต่อนี้ คุณสามารถสร้างการอนุมัติ รอการอนุมัติ หรือรวมสองสิ่งเข้าด้วยกัน ( เริ่มและรอการอนุมัติ ) เราจะเลือกตัวเลือกที่สองเพราะเราต้องการทั้งเริ่มต้นและรอการอนุมัติให้ผ่าน

มีตัวเลือกการอนุมัติสี่ตัวเลือกสำหรับการดำเนินการนี้ ให้เลือกตัวเลือกตอบก่อน

ใน ฟิลด์ ชื่อเรื่องเราจำเป็นต้องระบุสิ่งที่เราต้องการให้ผู้อนุมัติทราบก่อนที่จะอนุมัติ ลองใส่ไว้ในนิพจน์ที่ต่อกันว่า " ทวีตใหม่ถูกโพสต์; เราควรรีทวีตไหม? ". จากนั้นคลิกปุ่มตกลง

ฉันจะคัดลอกและวางที่อยู่อีเมลที่ฉันใช้สำหรับองค์กรนี้ ตรวจสอบว่าคุณใช้อีเมลที่ถูกต้อง

เรายังสามารถกำหนดให้หลายคน เราสามารถมีผู้ตรวจสอบได้ 20 คนและมีเพียงหนึ่งคนเท่านั้นที่ต้องอนุมัติ

สำหรับ ฟิลด์ รายละเอียดเราเพียงแค่ต้องการข้อความทวีตและชื่อของผู้ใช้เช่นกัน ลองคลิก แท็บ นิพจน์และใช้นิพจน์ที่เชื่อมกัน พิมพ์ " ทวีต: " และอย่าลืมเพิ่มลูกน้ำ (,) หลังจากนั้น

จากนั้นคลิก แท็บ เนื้อหาไดนามิกแล้วเลือก “ ข้อความทวีต ”

มาเพิ่มพื้นที่กันเถอะ

หลังจากนั้นพิมพ์ “ ชื่อ: ” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มเครื่องหมายจุลภาคหลังจากนั้น 

จากนั้นคลิก “ ชื่อ ” ภายในแท็บเนื้อหาไดนามิก

สุดท้ายให้คลิกตกลง

เราสามารถใส่ลิงค์รายการได้เช่นกันหากเราต้องการลิงค์ไปยังทวีตจริง แต่เราจะข้ามไป สำหรับตอน นี้เรามาบันทึกการกระทำนี้โดยคลิกบันทึก

การตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เราต้องการให้รีทวีตเกิดขึ้นจริงหลังจากการอนุมัติ ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนลำดับของการกระทำทั้งสอง ย้าย การดำเนินการ รีทวีตใต้การดำเนินการ " เริ่มและรอการอนุมัติ "

นอกจากนี้ เรายังต้องการเส้นทางแยกหรือโฟลว์แยกต่างหากที่จะเกิดขึ้นโดยขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้อนุมัติทวีตหรือปฏิเสธทวีตนั้น ดังนั้น คลิกปุ่มบวกแล้วเลือก “ เพิ่มการกระทำ ”

การกระทำของเราควรเป็นเงื่อนไข ดังนั้น คลิกการควบคุมเงื่อนไข

เงื่อนไขคือถ้าผลลัพธ์เท่ากับ “ อนุมัติ ”

หากเงื่อนไขเป็นจริงก็ควรรีทวีต ดังนั้น เรามาย้าย การ รีทวีตไปไว้ในพาธ “ ถ้าใช่ ”

หากไม่ได้รับการอนุมัติ เราต้องการบันทึกสำหรับสิ่งนั้น ดังนั้น เรามาเพิ่มการดำเนินการภายในเส้นทาง " ถ้าไม่ "

ค้นหาและคลิก “ Trello ”

จากนั้นเลือก " สร้างการ์ด "

เลือกงานสำหรับ ฟิลด์ รหัสบอร์ดและปัญหาสำหรับ รหัส รายการหลัก

สำหรับฟิลด์ชื่อการ์ดให้พิมพ์ “ ทวีตถูกปฏิเสธ ”

สำหรับ ช่องคำ อธิบายให้เลือก “ ข้อความทวีต ” ภายในแท็บเนื้อหาไดนามิก

จาก นั้นคลิกบันทึก

การทดสอบเวิร์กโฟลว์

ตอนนี้เรามาทดสอบกระบวนการอนุมัติกัน ขั้น แรกคลิกทดสอบ

เลือก “ ฉันจะดำเนินการทริกเกอร์ ” แล้วคลิกปุ่มทดสอบ

เปิด Twitter แล้วทวีต “ Power Automate is AMAZEBALLS! ".

อีกครั้ง โดยปกติจะใช้เวลาสักครู่เนื่องจากมีการค้นหา Twitter อยู่ตลอดเวลา หลังจากโฟลว์ทำงานสำเร็จ ให้ไปที่การอนุมัติ

จากนั้นเราจะเห็นว่ามีคำขออนุมัติใหม่ 

การวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ตอนนี้เรามาวิเคราะห์ว่าโฟลว์ของเราทำงานอย่างไร กระบวนการได้ผ่านเงื่อนไข

ทวีตไม่มีคำว่า “ ปัญหา ” นั่นเป็นสาเหตุที่ยังไม่มีการสร้างการ์ด Trello แต่จะรอการอนุมัติแทน

จากนั้นเราจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล โทรศัพท์ และแดชบอร์ดนี้ จากตรงนี้เราสามารถเลือกได้ว่าจะอนุมัติหรือไม่ ลองดูแล้วคลิกคำขอ

อย่างที่เราเห็น มันมีอาร์กิวเมนต์ทั้งหมดที่เราต้องการ เช่น ข้อความทวีตและชื่อบุคคลที่ทวีต

ด้วยเหตุนี้เรามาอนุมัติทวีตกันเถอะ

จากนั้นคลิกปุ่มยืนยัน

ตอนนี้กลับไปที่โฟลว์ของเรา อย่างที่เราเห็น เงื่อนไขเป็นจริง ดังนั้น การดำเนินการ ( รีทวีต ) ภายในเส้นทาง “ ถ้าใช่ ” จึงถูกดำเนินการ

เมื่อเราตรวจสอบ Twitter ของเรา เราจะเห็นว่าทวีตนั้นถูกรีทวีต���ล้ว

การอนุมัติทางโทรศัพท์

Let’s now see how these approvals look on mobile phones. For this example, I just went through the same test process for the flow we had created. Then a notification came up after a newly-posted tweet.

Once we click that, we’ll be redirected to the Approvals page which contains all the approvals that we currently have. Then, we can simply approve, reject, or click the approval.

When we click the approval, we’ll see its details in another page.

Since the tweet meets our condition/standard, let’s click Approve.

And that’s how you can manage approvals in Power Automate mobile app.

Power Automate Actions | A Deep Dive Tutorial
Microsoft Flows: Editing And Tracking In Power Automate
Power Automate Trigger Conditions – An Introduction

Conclusion

We’ve successfully created an approval workflow in Power Automate. Keep in mind that flows don’t need to be fully automated, and you don’t have to worry about being uncertain of what might happen in your flows. You can just include user intervention into your flows and make them more customized and logical. 

If you’re a consultant and you’re going to deploy Power Automate into a company, a lot of these approval processes and tools are built-in for you. This makes the user experience in Power Automate so much better, especially when users can do everything from both their desktop and phone.

All the best,

Henry