การตั้งค่าไลบรารีไซต์ SharePoint | ภาพรวม

ไลบรารีเอกสารจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่เราสร้างไซต์ใน SharePoint เราสามารถปรับแต่งไลบรารีและควบคุมวิธีที่ผู้ใช้สามารถดู จัดการ และสร้างเอกสาร หรือแม้แต่ติดตามเวอร์ชันของไฟล์ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงวิธีที่เราสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าไลบรารีของไซต์ SharePoint

ไลบรารีเอกสารใน SharePoint คือตำแหน่งบนไซต์ที่สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันในไฟล์ที่แชร์

สารบัญ

• การเข้าถึงการตั้งค่าไลบรารีไซต์
• การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันในไลบรารีไซต์ SharePoint 
• การตรวจสอบความถูกต้องและการตั้งค่าขั้นสูงใน SharePoint Site Library 
• การตั้งค่าฟอร์มในไลบรารีเอกสาร
• การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ในไลบรารีเอกสาร
• บทสรุป

การเข้าถึงการตั้งค่าไลบรารีไซต์

ในการเข้าถึงการตั้งค่าไลบรารี เราต้องเข้าไปภายในไลบรารีเอกสาร สำหรับตัวอย่างนี้ เรามีไลบรารีเอกสารชื่อ  Expenses

จากนั้น ที่ส่วนขวาบน ให้คลิกไอคอนรูปเฟือง แล้วคลิกการตั้งค่าไลบรารี

จากนั้นจะนำเราไปสู่มุมมองแบบคลาสสิกของการตั้งค่า ที่นี่เรายังสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น สร้างมุมมอง เพิ่มคอลัมน์ จัดรูปแบบ และอื่นๆ อีกมากมาย เราจะไม่กล่าวถึงการตั้งค่าบางอย่างที่นี่ในบทแนะนำสอนการใช้งานนี้ แต่คุณสามารถตรวจสอบการสนทนาอย่างละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าเหล่านั้นได้ในหลักสูตร 

หนึ่งในการตั้งค่าทั่วไปที่นี่คือการตั้งค่า  ชื่อรายการ คำอธิบาย และการนำทาง

นี่คือที่ที่เราสามารถเปลี่ยนชื่อห้องสมุดของเราและเพิ่มคำอธิบายได้หากต้องการ เราจะไม่พูดถึง ตัวเลือก เปิดใช้ด่วนที่นี่ แต่โปรดทราบว่ามันมีประโยชน์สำหรับการสร้างโฮมเพจและการนำทางไซต์ SharePoint

การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันในไลบรารีไซต์ SharePoint 

การตั้งค่าไลบรารีอื่นที่เรามีคือการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

นี่คือที่ที่เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลง เช่น กำหนดให้มีการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่ง สิ่งนี้ใช้สำหรับการตั้งค่าว่ารายการใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในรายการที่มีอยู่ควรอยู่ในสถานะแบบร่างหรือไม่จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ 

นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนหมายเลขป้ายกำกับไฟล์ของการแก้ไขหลักและรองของเราได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การแก้ไขหลักสำหรับไฟล์ของเราจะมีป้ายกำกับเป็น1, 2, 3และการแก้ไขเล็กน้อยจะมี1.0, 1.1, 1.2และอื่นๆ

เรายังสามารถกำหนดจำนวนสำเนาของรายการของเราในเวอร์ชันล่าสุดได้อีกด้วย โดยปกติแล้วควรเป็น 10-20 เท่านั้นเนื่องจากปัญหาการจำกัดพื้นที่ 

ความปลอดภัยของรายการแบบร่างมีไว้เพื่อจำกัดผู้ใช้ที่สามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารของเรา

สุดท้ายนี้ เราสามารถกำหนดให้ ฟีเจอร์ Check Outก่อนที่ใครก็ตามจะสามารถแก้ไขเอกสารได้ คุณลักษณะการเช็คเอาท์มีไว้สำหรับจำกัดผู้ใช้รายอื่นในการเข้าถึงไฟล์หากกำลังแก้ไขอยู่ 

การตรวจสอบความถูกต้องและการตั้งค่าขั้นสูงใน SharePoint Site Library 

ไปที่การตั้งค่าขั้นสูง

ซึ่งมีการตั้งค่าต่างๆ สำหรับจัดการประเภทเนื้อหา เทมเพลตเอกสาร และโฟลเดอร์

ถัดไปคือ การตั้ง ค่าการตรวจสอบ

นี่คือที่ที่เราสามารถกำหนดสูตรบางอย่างได้ ตัวอย่างเช่น หากเราไม่ต้องการให้ผู้ใช้รายอื่นตั้งชื่อเอกสารหรือแผนกใหม่เป็น “ โฮมเพจ ” เราสามารถทำได้ในส่วนนี้

การตั้งค่าฟอร์มในไลบรารีเอกสาร

นี่คือตัวอย่างของฟอร์ม SharePoint เราสามารถเปลี่ยนได้โดยไปที่ การตั้ง ค่าแบบฟอร์ม

การตั้งค่าฟอร์มคือที่ที่เราสามารถเปลี่ยนฟอร์ม SharePoint เริ่มต้นได้

ตัวอย่างเช่น เราสามารถใช้ฟอร์มแบบกำหนดเองที่สร้างขึ้นในPowerAppsแทนการใช้ฟอร์มเริ่มต้นจาก SharePoint

การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ในไลบรารีเอกสาร

เรายังมี ส่วน สิทธิ์และการจัดการที่ซึ่งเราสามารถลบไลบรารีของเรา ตั้งค่าการอนุญาตสำหรับไลบรารีของเรา การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ การอนุญาตสำหรับการตั้งค่าไลบรารีเอกสารนี้คือที่ที่เราสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่บางคนสำหรับเอกสารและแอพบางอย่าง และไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงได้ 

การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์มีไว้สำหรับสร้างเวิร์กโฟลว์เฉพาะให้เกิดขึ้นเมื่อมีคนเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเอกสารใหม่ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้เพิ่มเอกสารค่าใช้จ่ายใหม่ อีเมลจะถูกส่งไปยังผู้จัดการก่อนเพื่อขออนุมัติ จากนั้นให้ฝ่ายบุคคลตรวจสอบ และอื่นๆ 

นอกจากนี้ เรายังมี  การตั้ง ค่าRSS นี่คือที่ที่เราสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนหรืออัปเดตเมื่อใดก็ตามที่ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มรายการ

เรายังสามารถเข้าถึง การตั้งค่า คอลัมน์ ขั้นสูง เช่น การสร้างคอลัมน์ การจัดลำดับคอลัมน์ และอื่นๆ อีกมากมาย 

นอกจากนี้ เรายังมีการตั้งค่าสำหรับการสร้างมุมมอง

ถ้าเราคลิก มันจะให้วิธีการสร้างมุมมองแบบคลาสสิกแก่เรา

การเพิ่มไลบรารีเอกสารใน SharePoint
เทมเพลต SharePoint สำหรับ
ไลบรารีเอกสาร ไลบรารีรูปภาพใน SharePoint | การแนะนำ

บทสรุป

ทั้งหมดนี้เป็นการตั้งค่าบางอย่างที่เราสามารถเข้าถึงได้ในการตั้งค่าไลบรารีของไซต์ SharePoint โปรดทราบว่าเมื่อเราสร้างไซต์ SharePoint ไซต์นั้นจะสร้างไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติด้วย

SharePoint ช่วยให้ผู้ใช้สามารถปรับแต่งและกำหนดค่าไลบรารีเอกสารได้อย่างเต็มที่ผ่านการตั้งค่าไลบรารี

ฉันหวังว่านี่จะเป็นประโยชน์ หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าที่เหลือ คุณสามารถดูได้ในหลักสูตรของเรา ซึ่งจะรวมอยู่ในรายการลิงก์ที่เกี่ยวข้องด้านล่าง 

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่