การรายงาน IBCS สำหรับการแสดงข้อมูลธุรกิจใน LuckyTemplates

วันนี้เราจะมาแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับ IBCS ซึ่งย่อมาจาก International Business Communication Standards นี่คือมาตรฐานสูงสุดสำหรับการแสดงข้อมูลทางธุรกิจ ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างรายงานที่ชัดเจนและสอดคล้องกันใน LuckyTemplates โดยทำตามการรายงานของ IBCS คุณสามารถดูวิดีโอทั้งหมดของบทช่วยสอนนี้ได้ที่ด้านล่างของบล็อกนี้

ทุกวันนี้ เรารวบรวมและจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจจำนวนมาก แต่เมื่อเราทำเช่นนั้น เราพบกับความท้าทายในการนำเสนอ ทำความเข้าใจ และตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเร็วขึ้น เมื่อปฏิบัติตามการรายงานของ IBCS คุณจะได้รับความชัดเจนและความสอดคล้องทั่วทั้งองค์กร

พูดคุยเกี่ยวกับการออกแบบข้อมูลและแรงบันดาลใจเบื้องหลัง IBCS แนวคิดคือการมีการแสดงข้อมูลที่สอดคล้องกัน มีความสอดคล้องกันในส่วนอื่นๆ เช่น แผนที่ ป้ายจราจร รูปแบบดนตรี ฯลฯ เพราะทั้งหมดมีการออกแบบและการแสดงที่เป็นมาตรฐาน แต่สิ่งที่เกี่ยวกับธุรกิจ? ไม่มีความสอดคล้องและไม่ชัดเจนและไม่มีรูปแบบที่ตกลงกันในการรายงานทางธุรกิจ

เรามีแดชบอร์ดการขายและรายงานทางการเงินที่แตกต่างกัน แดชบอร์ด KPI ที่แตกต่างกัน ระบบซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน การแสดงข้อมูล แนวคิดที่เป็นตำนาน ฯลฯ เรามีวิธีการนำเสนอข้อมูลที่แตกต่างกัน และวิธีแก้ปัญหาสำหรับสิ่งนี้คือรูปแบบที่เป็นที่ยอมรับและเป็นที่ยอมรับ ซึ่งเป็นมาตรฐานการรายงานของ IBCS

IBCS เน้นวิธีการแสดงข้อความและชื่อเรื่อง วิธีแสดงเวลาและโครงสร้าง วิธีแสดงช่วงเวลาต่างๆ แผนภูมิใดที่จะใช้ในกรณีใด วิธีติดฉลากอย่างมีประสิทธิภาพ และตำแหน่งที่จะติดฉลากเหล่านั้น

เมื่อเราต้องจัดการกับการจดจำรูปแบบ เราต้องการรักษาการแสดงที่สอดคล้องกัน หากเรากำลังแสดงข้อมูลจริง ข้อมูลคาดการณ์ ข้อมูลที่วางแผนไว้ หรือข้อมูลงวดก่อนหน้า เราต้องการให้จดจำได้ทันทีผ่านการจดจำรูปแบบ นี่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของมาตรฐานเหล่านั้น

ในการรายงานประสิทธิภาพ การเน้นความแปรปรวนเป็นสิ่งสำคัญมาก อย่างที่คุณทราบ การกระทำส่วนใหญ่เกิดขึ้นที่นั่นจริงๆ การปรับขนาดยังมีความจำเป็นในการพิจารณาการแสดงข้อมูลทางธุรกิจ หากคุณไม่ได้ปรับขนาดอย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งแดชบอร์ด คุณจะได้รับมุมมองประสิทธิภาพที่เบ้อย่างรวดเร็ว สุดท้าย คุณต้องการเน้นส่วนที่สำคัญที่สุดของแดชบอร์ด การเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ที่สุดและค่าผิดปกติ และอื่นๆ

สารบัญ

• การใช้มาตรฐานการรายงาน IBCS ใน LuckyTemplates
• บทสรุป

การใช้มาตรฐานการรายงาน IBCS ใน LuckyTemplates

อันดับแรก มาดูตัวอย่างรายงานที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน นี่คือแดชบอร์ดการขายทั่วไปที่ทำในPower BI

เรามีการแสดงเวลาที่นี่และตัวแบ่งส่วนข้อมูลบางส่วนที่ด้านบน จากนั้นเรามีตัวเลขการขาย เราจะเห็นว่าเรามียอดขาย 1.9 ล้านชุด เรามีกำไรและเรามีปริมาณที่นี่ เรามีการแจกแจงตามสถานะ กรอบเวลา และหมวดหมู่ย่อยต่างๆ ด้วยเช่นกัน

อย่างไรก็ตาม แดชบอร์ดควรตอบคำถามง่ายๆ เช่นประสิทธิภาพการขายของฉันดีหรือไม่ดี มันดีหรือแย่แค่ไหน? ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น และเราจะทำอย่างไรกับมัน?

และถ้าเราพยายามตอบคำถามเหล่านั้นโดยใช้แดชบอร์ดนี้ เราจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าเรามีอุปสรรค ใช่ เราเห็นว่าเราทำกำไรได้ แต่ถ้าเป้าหมายกำไรของเราในช่วงเวลานี้คือ 300,000 หรือยอดขายควรสูงกว่า 20% ล่ะ เราไม่ได้รับข้อมูลนี้จากแดชบอร์ดเช่นนี้

ถ้าเราไม่สามารถตัดสินได้ว่ายอดขายของเราดีหรือไม่ดี เราจะรู้ได้อย่างไรว่าดีหรือไม่ดี? การพยายามทำความเข้าใจตัวเลขการขายเหล่านั้นด้วยรายละเอียดที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น การใช้แผนภูมิโดนัทหรือแผนผังต้นไม้หรือแกนโครงสร้างรวมกับแผนภูมิเส้นอาจทำให้เกิดความสับสนและไม่ได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นในการทำความเข้าใจว่าทำไมเราถึงได้รับตัวเลขเหล่านั้น

สิ่งหนึ่งที่พบได้บ่อยคือการใช้แผนภูมิผู้บริจาค เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเปรียบเทียบองค์ประกอบสูงสุดสามองค์ประกอบ ประเภทการแสดงภาพที่ดีกว่าควรเป็นเพียงแผนภูมิคอลัมน์หรือแผนภูมิแท่งธรรมดา เพราะคุณสามารถเปรียบเทียบความแตกต่างของความสูงหรือความยาวได้อย่างง่ายดาย

การแสดงแผนผังต้นไม้สามารถใช้พื้นที่ส่วนใหญ่ของแดชบอร์ดได้ นอกจากปริมาณแล้วก็ไม่ได้ให้ข้อมูลอะไรมากมาย นอกจากนี้ ฉันต้องการชี้ให้เห็นถึงการใช้สี สีในรายงานของคุณไม่ได้มีไว้เพื่อดึงดูดสายตาเท่านั้น แต่ควรแสดงถึงสิ่งที่สำคัญด้วย

นอกจากนี้ การผสมแกนกับเวลาและโครงสร้างอาจทำให้เกิดความสับสนได้ โดยปกติแล้ว เราแสดงเวลาในแนวนอน และเราเข้าใจว่ามันเคลื่อนจากซ้ายไปขวา แต่ถ้าคุณผสมผสานกับองค์ประกอบโครงสร้าง (เช่น แผนภูมิผสมนี้ที่ด้านล่าง) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรวมกับแผนภูมิเส้น อาจทำให้เข้าใจผิดได้อย่างรวดเร็วว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น ความสัมพันธ์ที่ระบุโดยบรรทัดนี้ไม่ถูกต้อง

ทีนี้ มาดูชุดข้อมูลที่คล้ายกันแต่ทำถูกต้องในกรณีนี้ ในรายงานด้านล่างนี้ คุณจะเห็นได้ทันทีว่าสามารถตอบคำถามของเราได้

เรามี KPI อยู่ด้านบนที่บอกเราอย่างชัดเจนว่าประสิทธิภาพการขายของเราดีหรือแย่เพียงใด จะเห็นว่าเราอยู่ต่ำกว่าแผน 1.1 ล้านคน เรารู้ว่ามันไม่ดีเพราะเราใช้การแสดงสีที่สอดคล้องกัน และความหมายเบื้องหลังสีนั้นเป็นมาตรฐาน เราสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและรับความสนใจของเราไปที่ความแปรปรวนที่เกิดขึ้นจริง เกิดอะไรขึ้น และสิ่งที่เราต้องเข้าใจจากแดชบอร์ด

เราสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าตั้งแต่เดือนมกราคมถึงเดือนสิงหาคมมีแนวโน้มขึ้นและลง แต่มีสีแดงมากกว่าสีเขียว เรายังสามารถเห็นในภาพตารางที่แบ่งขนาด ทำให้เรามองเห็นค่าผิดปกติที่สัมพันธ์กับขนาดได้ง่าย เราเข้าใจได้ว่าทำไมเราถึงมีประสิทธิภาพต่ำ

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของรายงานที่สามารถดำเนินการได้โดยใช้มาตรฐานการรายงานของ IBCS รายงานนี้เป็นตัวอย่างที่ดีของการพยายามทำความเข้าใจและเปรียบเทียบหมวดหมู่ต่างๆ

อย่างที่คุณเห็น รายงานนี้ใช้ฟังก์ชันการคูณจำนวนน้อย แผนภูมิทั้งหมดเหล่านี้ตั้งอยู่บนสเกลที่สอดคล้องกัน และเราสามารถเปรียบเทียบความสูงของคอลัมน์หนึ่งกับอีกคอลัมน์หนึ่งได้ สิ่งนี้ทำให้เราสามารถเข้าใจผลกระทบของหมวดหมู่ต่างๆ

เทคนิคการแสดงข้อมูล | LuckyTemplates Dynamic Visuals
เคล็ดลับการแสดงข้อมูลสำหรับรายงาน LuckyTemplates ของคุณ
แผนภูมิ LuckyTemplates และวิชวลภายในแผนภูมิ

บทสรุป

ในบทช่วยสอนวันนี้ คุณได้เรียนรู้ถึงความสำคัญของการใช้ มาตรฐานการรายงาน IBCS ในรายงาน LuckyTemplates ของคุณ การใช้ IBCS ทำให้ข้อมูลและรายงานของคุณเข้าใจง่ายขึ้นมาก

คุณจะสามารถดูรายละเอียดได้อย่างชัดเจน ข้อมูลจะถูกแยกออกทั้งหมด และสีและรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ค่าผิดปกติยังชัดเจนเพราะทุกอย่างถูกปรับขนาดอย่างเหมาะสม การใช้การแสดงภาพแบบ Small Multiples แทนแผนผังต้นไม้และแผนภูมิสปาเก็ตตี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการแสดงข้อมูลของคุณ

ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์ หากคุณสนใจการรายงานของ IBCS โปรดดูวิดีโอแบบเต็มด้านล่างและดูลิงก์ที่เกี่ยวข้องด้านล่าง

ไชโย!

ทีมงาน LuckyTemplates