การเพิ่มไลบรารีเอกสารใน SharePoint

ไลบรารีเอกสารมีตำแหน่งบนไซต์ SharePoint ที่ซึ่งเราสามารถจัดเก็บไฟล์ สร้าง อัปเดต และแบ่งปันกับผู้ใช้รายอื่นภายในองค์กรของเราได้อย่างปลอดภัย ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงสองวิธีในการเพิ่มไลบรารีเอกสารใหม่ใน SharePoint

ไลบรารีเอกสาร SharePoint ช่วยให้เราจัดการไฟล์สำหรับแผนกหรือองค์กรของเราได้อย่างง่ายดาย 

ตามค่าเริ่มต้น การตั้ง ค่าไซต์ SharePoint จะมีไลบรารีเอกสารที่เรียกว่าDocuments เราสามารถใช้สิ่งนี้เป็นที่เก็บไฟล์ของเราได้แล้ว 

ในตัวอย่างนี้ เรามีลำดับชั้นของโฟลเดอร์ภายในเอกสารเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของเรา อย่างไรก็ตาม การใช้คุณลักษณะข้อมูลเมตาของ SharePointสามารถช่วยให้เราจัดระเบียบไฟล์ของเราได้อย่างถูกต้องมากขึ้น แทนที่จะใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ 

อย่างที่คุณเห็น เรามีโฟลเดอร์และไฟล์สำหรับค่าใช้จ่าย ใบเสนอราคา วิดีโอ ความยาวที่สำคัญ อาหาร รถยนต์ และอื่นๆ อีกมากมาย แทนที่จะใช้ไลบรารีเอกสารเพียงไลบรารีเดียวและจัดกลุ่มตามโฟลเดอร์ วิธีที่ดีกว่าในการทำเช่นนี้คือสร้างไลบรารีเอกสารสำหรับแต่ละไลบรารี

ข้อมูลเมตาสำหรับไฟล์เหล่านี้ยังแตกต่างกันอีกด้วย ตัวอย่างเช่น การมีข้อมูลเมตาสำหรับแผนกเป็นสิ่งสำคัญสำหรับไฟล์ค่าใช้จ่าย สำหรับใบเสนอราคา ข้อมูลเมตาที่เราอาจสนใจ ได้แก่ จำนวนใบเสนอราคา ชื่อลูกค้า ประเภทงาน และอื่นๆ นั่นเป็นอีกเหตุผลหนึ่งว่าทำไมการมีไลบรารีเอกสารที่แตกต่��งกันสำหรับไฟล์ประเภทต่างๆ เหล่านี้จึงมีประโยชน์

ตอนนี้มาเรียนรู้วิธีสร้างไลบรารีเอกสารใหม่ มีสองวิธีในการสร้างไลบรารีเอกสารใหม่ 

สารบัญ

• การสร้างไลบรารีเอกสารใน SharePoint ผ่านเนื้อหาของไซต์
• การสร้างไลบรารีเอกสารผ่านโฮมเพจ
• บทสรุป

การสร้างไลบรารีเอกสารใน SharePoint ผ่านเนื้อหาของไซต์

วิธี แรกคือไปที่เนื้อหาของไซต์ มีที่ที่เราสามารถดูไลบรารีเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดที่เรามี ไลบรารีเอกสารเหล่านี้บางส่วน เช่นเทมเพลตฟอร์มแอสเซทของไซต์และไลบรารีสไตล์ จะ ถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนหลัง หน้าไซต์เรียกว่าไลบรารีหน้าซึ่งหน้าทั้งหมดของไซต์ของเราถูกเก็บไว้ สำหรับตัวอย่างนี้ เรามีเพียงหน้าเดียวซึ่งเป็นหน้า  แรก

หากต้องการเพิ่มไลบรารีเอกสารใหม่ ให้คลิกใหม่จากนั้นเลือกแอป เรายังสามารถเลือกตัวเลือกไลบรารีเอกสาร อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่ Microsoft จะมีการอัปเดตและตัวเลือกไลบรารีเอกสารอาจถูกลบออก ดังนั้น นอกจากจะมีตัวเลือกนั้นแล้ว เรายังสามารถเพิ่ม Document Library ได้ด้วยการเพิ่มผ่านAppแทน

การสร้างไลบรารีเอกสารผ่านโฮมเพจ

วิธีที่สองคือไปที่หน้าแรก คลิกใหม่แล้วเลือกแอป

จากนั้นจะนำเราไปที่หน้านี้ชื่อว่าMy Apps นี่คือที่ที่เราสามารถดูแอป SharePoint ของ เรา

เรายังสามารถไปที่SharePoint Storeที่ซึ่งเราสามารถค้นหาแอปที่มีอยู่ทั้งหมดที่เราสามารถใช้ได้ 

สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการค้นหาแอพในตัว เราสามารถค้นหาได้โดยคลิกลิงก์  ประสบการณ์แบบคลาสสิก

จากนั้นจะนำเราไปที่หน้านี้ อีกครั้ง เรามีแอปต่างๆ ที่นี่ที่เราสามารถใช้บนไซต์ SharePoint ของเรา สิ่งที่เราต้องการคือแอพDocument Library ดังนั้นเรามาคลิกกัน

หลังจากนั้นก็จะขอชื่อไลบรารีเอกสารจากเรา สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะตั้งชื่อเป็นExpenses จากนั้นคลิกปุ่มสร้าง

ไลบรารีเอกสารใหม่ของเราที่ชื่อExpenses จะถูกเพิ่มในรายการภายในเนื้อหาเว็บไซต์ ของเรา ลองคลิกที่มัน

ตอนนี้เราสามารถอัปโหลดไฟล์ค่าใช้จ่ายของเราไปที่ไลบรารีเอกสารนี้

จากนั้น เราจึงสามารถเพิ่มข้อมูลเมตาสำหรับไฟล์เหล่านี้ได้ สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้เพิ่มคอลัมน์สำหรับข้อมูลเมตาของแผนก

มุมมอง MS SharePoint | การสร้างและบันทึก
เทมเพลต SharePoint สำหรับ
การกรอง Metadata ของไลบรารีเอกสารในไฟล์ SharePoint

บทสรุป

สรุปแล้ว เราสามารถสร้างไลบรารีเอกสารของเราเองได้ อีกครั้ง มีสองวิธีในการสร้างไลบรารีเอกสารใหม่ วิธีแรกคือไปที่โฮมเพจคลิกใหม่จากนั้นเลือกไลบรารีเอกสารหรือแอพ รายการที่สองไปที่เนื้อหาของไซต์คลิกใหม่จากนั้นเลือกไลบรารีเอกสารหรือแอป

จากนั้น คุณสามารถเยี่ยมชมไลบรารีเอกสารใหม่ของคุณบนเนื้อหาของไซต์ซึ่งแสดงรายการไลบรารีเอกสารและไลบรารีเพจทั้งหมด 

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่