ข้อมูลเมตาของ SharePoint | การแนะนำ

ในบล็อกนี้ เราจะแสดงวิธีจัดระเบียบไฟล์ของคุณผ่านโครงสร้างโฟลเดอร์ นอกจากนี้ เราจะพูดถึงประโยชน์ของข้อมูลเมตาของ SharePoint สำหรับการจัดระเบียบและค้นหาไฟล์ของเราอย่างง่ายดายเมื่อเปรียบเทียบกับการใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์ 

ข้อมูลเมตาของ SharePoint คือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์ของคุณ ไม่ใช่เนื้อหาของไฟล์ ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหา ดึงข้อมูล และจัดระเบียบเนื้อหาของคุณได้อย่างง่ายดาย

การจัดระเบียบไฟล์ของเราอย่างถูกต้องช่วยให้เราค้นหาได้อย่างถูกต้อง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับประสิทธิภาพการทำงานของเรา ในคอมพิวเตอร์ของเรา เรามักจะจัดกลุ่มไฟล์ของเราตามโครงสร้างโฟลเดอร์หรือลำดับชั้น

สารบัญ

• การใช้โครงสร้างโฟลเดอร์แบบดั้งเดิมบน SharePoint
• ใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์แทนข้อมูลเมตาของ SharePoint
• ประโยชน์ของข้อมูลเมตาของ SharePoint สำหรับการจัดระเบียบไฟล์
• บทสรุป

การใช้โครงสร้างโฟลเดอร์แบบดั้งเดิมบน SharePoint

บางคนยังคงต้องการจัดระเบียบไฟล์โดยใช้โฟลเดอร์ สำหรับตัวอย่าง นี้เรามีโฟลเดอร์ชื่อExpenses – TRADITIONAL

ภายในโฟลเดอร์นี้เป็นตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่ายจากแผนกต่างๆ ของบริษัท การจัดระเบียบเริ่มต้นที่เราทำกับไฟล์เหล่านี้คือการเปลี่ยนชื่อ

E ย่อมาจากค่าใช้จ่าย ตามด้วยชื่อแผนก ค่าใช้จ่ายนั้นใช้ทำอะไร ตามด้วยรหัสตัวเลขสุ่มที่ส่วนท้าย ในบริษัทขนาดใหญ่ อาจมีรายงานเหล่านี้เป็นร้อยรายการทุกวัน ดังนั้นการจัดระเบียบโดยใช้ชื่อจะไม่เป็นประโยชน์มากนัก 

สิ่งแรกที่เราสามารถทำได้เพื่อจัดระเบียบคือการสร้างโฟลเดอร์และแยกตามแผนก

ดังนั้นเราจึงย้ายรายงานค่าใช้จ่ายทางบัญชีทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์การบัญชี รายงานค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรบุคคลไปยังโฟลเดอร์ด้านทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ

นั่นเป็นวิธีดั้งเดิมในการจัดระเบียบไฟล์ของเราในไลบรารีเอกสารของเรา 

ใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์แทนข้อมูลเมตาของ SharePoint

อย่างไรก็ตาม การใช้โฟลเดอร์หรือระบบไดเร็กทอรีจำกัดเราโดยมีวิธีเดียวในการจัดกลุ่มไฟล์ของเรา สำหรับตัวอย่างนี้ จะอนุญาตให้เราจัดระเบียบตามหมวดหมู่เดียวเท่านั้น ซึ่งก็คือแผนก ดังนั้น หากเราต้องการดูรายงานเกี่ยวกับการเดินทางหรือพัสดุทั้งหมด เราจำเป็นต้องค้นหารายงานเหล่านั้นในแต่ละโฟลเดอร์ของแผนก นั่นไม่ได้ผลจริง ๆ และทำให้การค้นหาไฟล์ยังยากอยู่ 

ปัญหาอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับการใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์ในการจัดระเบียบไฟล์เท่านั้นคือไฟล์ที่ซ้ำกัน เราอาจต้องการจัดกลุ่มไฟล์ของเราตามแผนกและตามประเภทค่าใช้จ่าย ด้วยสิ่งเหล่านี้ เราอาจตั้งใจที่จะบันทึกสำเนาของไฟล์เดียวกัน แต่อยู่ภายในแต่ละโฟลเดอร์

เรายังสามารถค้นหาไฟล์ของเราบน SharePoint ผ่านช่องค้นหาได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางรายอาจสะกดรายงานไฟล์ของตนไม่ถูกต้อง 

ประโยชน์ของข้อมูลเมตาของ SharePoint สำหรับการจัดระเบียบไฟล์

ข้อมูลเมตาของ SharePoint ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์ของเรา เช่น ชื่อไฟล์ วันที่สร้าง ใครเป็นผู้สร้าง ขนาดไฟล์ ประเภทไฟล์ และอื่นๆ อีกมากมาย สิ่งนี้ช่วยให้เราจัดระเบียบ ดึงข้อมูล และค้นหาไฟล์ของเราได้อย่างง่ายดาย

ในภาพตัวอย่างด้านล่าง เราสามารถดูข้อมูลเมตาผ่านคอลัมน์Name , Modified , Modified by , Department , and Expense Type มีหลายวิธีในการใช้คอลัมน์ข้อมูลเมตาเหล่านี้ เช่น การสร้างมุมมองการ  จัดกลุ่ม ตามและการกรอง

เราสามารถสร้างคอลัมน์ข้อมูลเมตาเพิ่มเติมและปรับแต่งตามความต้องการของเรา คอลัมน์ข้อมูลเมตาบางคอลัมน์ เช่นแก้ไขและแก้ไขโดย จะถูกเติมโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าเราไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ 

สำหรับไฟล์ตัวอย่างของเรา เราสร้าง คอลัมน์ แผนกและประเภทค่าใช้จ่ายพร้อมกับตัวกรองและจัดกลุ่มตามคุณลักษณะ 

ดังนั้นเราจึงสามารถจัดกลุ่มหรือค้นหาไฟล์ตามแผนกหรือตามประเภทค่าใช้จ่ายได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ข้อมูลเมตาของ SharePoint เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล เช่น การบล็อกผู้ใช้ไม่ให้ดูหรือแก้ไขไฟล์บางไฟล์ ด้วยวิธีนี้ เราสามารถจัดเก็บไฟล์ที่เป็นส่วนตัวหรือละเอียดอ่อนภายในองค์กรของเราได้อย่างปลอดภัย 

การเพิ่มไฟล์ SharePoint ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
เทมเพลต SharePoint สำหรับไลบรารีเอกสาร ไลบรารี
เอกสาร SharePoint | บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น

บทสรุป

โดยสรุป เราสามารถเข้าใจความแตกต่างระหว่างการจัดระเบียบไฟล์ผ่านลำดับชั้นของโฟลเดอร์และการใช้ข้อมูลเมตาของ SharePoint โปรดทราบว่าข้อมูลเมตาของ SharePoint คือข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ของคุณ ไม่ใช่เนื้อหาของไฟล์

สามารถปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ขึ้นอยู่กับบทบาทและอุตสาหกรรมของคุณ คุณลักษณะที่ทรงพลังที่สุดที่ข้อมูลเมตามอบให้เราคือความสามารถในการจัดกลุ่ม จัดเรียง หรือค้นหาไฟล์ของเราได้อย่างง่ายดาย คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้เมื่อคุณเข้าใจวิธีเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลเมตา 

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่