บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint ด้วย Power Automate

ในบล็อกวันนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีบันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint โดยอัตโนมัติโดยใช้ Power Automate ด้วยการใช้โฟลว์ Power Automate ฉันประหยัดเวลาได้มากในกิจกรรมประจำวันของฉัน และฉันหวังว่ามันจะสามารถทำเช่นเดียวกันกับคุณได้ คุณสามารถดูวิดีโอทั้งหมดของบทช่วยสอนนี้ได้ที่ด้านล่างของบล็อกนี้

สารบัญ

• ภาพรวม
• บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint และลบอีเมล
• ตัวอย่าง Power Automate Flow: LawtonAR
• การสร้างโฟลว์โดยใช้เทมเพลต Power Automate
  • ขั้นตอนที่ 1: เมื่ออีเมลพร้อมไฟล์แนบมาถึง
  • ขั้นตอนที่ 2: บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง Sharepoint
  • ขั้นตอนที่ 3: การลบอีเมล
• การใช้โฟลว์เดสก์ท็อปหลังจากบันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint
• บทสรุป

ภาพรวม

ทุกวัน ฉันได้รับอีเมลหลายฉบับพร้อมไฟล์แนบ และสิ่งที่ฉันทำเป็นประจำคือนำไฟล์แนบเหล่านี้ไปบันทึกลงในโฟลเดอร์  SharePoint

แต่แทนที่จะอ่านอีเมลทีละฉบับ บันทึกสิ่งที่แนบมาใน SharePoint และอัปเดตไฟล์ทุกวัน ฉันได้สร้างโฟลว์ แบบครั้งเดียว ใน Power Automate เพื่อทำให้งานที่น่าเบื่อนี้เป็นแบบอัตโนมัติ  

ดังนั้นสำหรับอีเมลทุกฉบับที่มาจากผู้ส่งที่ระบุ โฟลว์จะนำสิ่งที่แนบมา ย้ายไปยัง SharePoint และเขียนทับไฟล์ที่มีอยู่ในโฟลเดอร์นั้น จากนั้นฉันใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในไฟล์นั้นเพื่ออัปเดตไฟล์LuckyTemplates ของฉัน มาดูขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าโฟลว์ Power Automate นี้กัน

บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint และลบอีเมล

เริ่มต้นด้วยการเปิดPower Automate Online อย่างที่คุณเห็นในโฟลว์ของฉันมีหลายโฟลว์ที่ฉันใช้ทุกวัน ตัวอย่างเช่น สามโฟลว์แรกในรายการของฉันใช้เทมเพลต Power Automate เดียวกันกับที่เราพูดถึง 

ฉันสร้างโดยใช้เทมเพลต Power Automate ที่รับสิ่งที่แนบมากับอีเมล บันทึกลงใน SharePoint และแม้แต่ลบอีเมลในภายหลัง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการลบทิ้ง 

หากต้องการเข้าถึงเทมเพลตนี้ ให้คลิกเทมเพลตแล้วพิมพ์บันทึกไฟล์แนบอีเมลในแถบค้นหา 

เทมเพลต Power Automate ที่เกี่ยวข้องหลายรายการจะแสดงในผลลัพธ์ แต่เราจะมุ่งเน้นไปที่ บันทึกสิ่ง ที่  แนบมากับอีเมลไปยัง SharePoint และลบอีเมล

และแทนที่จะสร้างสิ่งนี้เองตั้งแต่ต้น เราจะใช้สิ่งที่มีอยู่และดูว่ามีการตั้งค่าอย่างไรและโฟลว์นี้ทำงานอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป

ตัวอย่าง Power Automate Flow: LawtonAR

ลองพิจารณาหนึ่งในโฟลว์ของฉันเป็นตัวอย่าง LawtonARเป็นหนึ่งในโฟลว์ที่ฉันสร้างขึ้นและดำเนินการมาระยะหนึ่งแล้ว 

การเปิดนี้จะแสดงคำอธิบายซึ่งเป็นเทมเพลตที่เราเลือกไว้ก่อนหน้านี้ เรายังสามารถดูวันที่ที่สร้างขึ้นในวันที่ 20 สิงหาคม และเรารู้ว่ามันเริ่มทำงานตั้งแต่นั้นมา 

หากเราเลื่อนลง เราจะเห็นประวัติการทำงานแบบวันต่อวันของโฟลว์ ระยะเวลาของกระบวนการ และสถานะว่าสำเร็จหรือล้มเหลว

มุ่งเน้นไปที่ คอลัมน์ ระยะเวลาและสังเกตระยะเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เมื่ออีเมลมาถึงกล่องขาเข้า โฟลว์จะใช้เวลา 2 ถึง 3 วินาทีในการรับสิ่งที่แนบมา บันทึกลงใน SharePoint แล้วลบอีเมล

ฉันต้องการโฟลว์นี้เพราะฉันมีลูกค้าที่ใช้ QuickBooks Online และฉันมีรายงานที่กำหนดเองในนั้นซึ่งส่งอีเมลถึงฉันทุกวัน อย่างไรก็ตาม QuickBooks Online ไม่รองรับการตั้งเวลาอีเมลในปัจจุบัน

โดยทั่วไป อีเมลจะมาถึงระหว่างเวลา 4:30 – 5:00 น. ซึ่งให้เวลาเพียงพอสำหรับไฟล์ที่จะบันทึกใน SharePoint ก่อนการรีเฟรช LuckyTemplates รายวัน

นั่นคือภาพรวมของตัวอย่างของเรา LawtonAR ตอนนี้มาดำเนินการตามขั้นตอนการตั้งค่า Power Automate Flow ที่คล้ายกัน

การสร้างโฟลว์โดยใช้เทมเพลต Power Automate

เริ่มต้นด้วยการคลิกแก้ไขเพื่อเปิดโฟลว์และขั้นตอนที่คุณต้องตั้งค่าสำหรับโฟลว์นี้โดยเฉพาะ มีสามขั้นตอนหลักที่เราต้องดำเนินการสำหรับขั้นตอนนี้

ขั้นตอนที่ 1: เมื่ออีเมลพร้อมไฟล์แนบมาถึง

อย่างแรกคือเมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามา คลิกที่ขั้นตอนนี้เพื่อเปิดตัวเลือกขั้นสูง 

สำหรับตัวอย่าง นี้ลองเลือกInboxสำหรับโฟลเดอร์ ใน ช่อง ถึงเลือกที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณบันทึกที่อยู่อีเมลไว้มากกว่าหนึ่งรายการ 

เลือกใช่บนรวมไฟล์แนบเพราะนั่นคือสิ่งที่เราต้องการย้ายไปยัง SharePoint ตัวกรองหัวเรื่องประกอบด้วยบรรทัดหัวเรื่องเดียวกับอีเมลที่ได้รับ ตั้งค่าความสำคัญเป็นปกติและเลือกใช่เป็นเฉพาะ  กับไฟล์แนบ

และนั่นคือทุกอย่างที่เราต้องเติมเต็มสำหรับขั้นตอนแรกนี้ 

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง Sharepoint

เมื่ออีเมลมาถึง ขั้นตอนที่สองจะบอกเราว่าจะย้ายหรือนำไฟล์แนบไปที่ใด หากคุณมีอีเมลที่มาพร้อมกับไฟล์แนบที่แตกต่างกัน 5 ไฟล์ อีเมลนั้นสามารถย้ายไฟล์เหล่านี้แต่ละไฟล์จากจุดหนึ่งไปยังตำแหน่งที่กำหนดได้

เปิดขั้นตอนที่สองใช้กับไฟล์แนบแต่ละไฟล์ในอีเมล เมื่อเปิดขึ้น คุณจะเห็นว่าไฟล์แนบถูกวางไว้ใต้เลือกผลลัพธ์จากขั้นตอนก่อนหน้าแล้ว

คลิกซ้ายข้างไฟล์แนบเพื่อเปิดรายการเนื้อหาไดนามิกและนิพจน์ เปิดขั้นตอนย่อยสร้างไฟล์ ในที่อยู่ไซต์ให้เพิ่มที่อยู่ SharePointที่จะใช้ กรอกเส้นทางโฟลเดอร์ ที่คุณต้องการ ด้วยตำแหน่งที่คุณต้องการให้ไฟล์แนบถูกย้ายไป

สำหรับชื่อไฟล์ให้ ไปที่รายการเนื้อหาไดนามิกแล้วเลือกชื่อไฟล์แนบ สำหรับเนื้อหาไฟล์เลือกเนื้อหาไฟล์แนบ

เพื่อสรุปขั้นตอนที่สอง เราจะนำสิ่งที่แนบมาจากอีเมลต้นฉบับ จากนั้นกำหนดไปยังตำแหน่งและโฟลเดอร์ใดที่เราต้องการให้เพิ่มลงใน SharePoint จากนั้นเราบันทึกด้วยชื่อไฟล์แนบและเนื้อหา 

ขั้นตอนที่ 3: การลบอีเมล

สุดท้าย เราจะลบอีเมลในขั้นตอนที่สาม เปิดขั้นตอนนี้เหมือนที่เราทำในสองขั้นตอนก่อนหน้า

จากนั้นสำหรับรหัสข้อความให้เลือก จากรายการเนื้อหาไดนามิก รหัสข้อความนี้มีตัวระบุเฉพาะของข้อความซึ่งจะช่วยในการลบอีเมลในภายหลัง จากนั้นเพิ่มที่อยู่อีเมลที่เหมาะสมในช่องที่อยู่กล่องจดหมายเดิม

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับโฟลว์นี้คือเมื่อคุณตั้งค่าและเรียกใช้แล้ว คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดกำหนดการ นั่นเป็นเพราะโฟลว์จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่ออีเมลถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ต้องการ พร้อมด้วยตัวกรองหัวเรื่องที่ระบุและไฟล์แนบ จากนั้นระบบจะบันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint

การใช้โฟลว์เดสก์ท็อปหลังจากบันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง SharePoint

เมื่อบันทึกไฟล์แล้ว ฉันมีโฟลว์เดสก์ท็อปอื่นๆ ที่นำไฟล์จากโฟลเดอร์ชั่วคราวของเรา (FilesToMove) ไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมที่ควรบันทึกไฟล์สำหรับการประมวลผล 

ถ้าฉันเปิดไฟล์ในคอมพิวเตอร์ ฉันจะไปที่โฟลเดอร์ SharePoint > Power Reports – Documents > .FilesToMove ขณะนี้ฉันมีไฟล์ที่บันทึกและตั้งชื่อว่าReconAR

เมื่อบันทึกในโฟลเดอร์นี้ตามโฟลว์แรกของเราแล้ว โฟลว์บนเดสก์ท็อปของฉันจะนำไฟล์นี้จากที่นี่แล้วย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ดังนั้น ถ้าฉันกลับไปที่Power Reports – Documentsฉันสามารถเปิดอีกโฟลเดอร์ชื่อRECON

ภายในโฟลเดอร์นี้ เราจะเห็นว่าโฟลว์เดสก์ท็อปทำงานและReconARถูกย้ายแล้ว 

Microsoft Power Automate: เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
MS Power Automate เทียบกับ การดำเนินการ อัตโนมัติของ SharePoint
Power Automate | การสอนดำน้ำลึก

บทสรุป

โดยสรุป Power Automate สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการบันทึกเอกสารแนบอีเมลไปยัง SharePoint โดยอัตโนมัติ ด้วยการสร้างโฟลว์อย่างง่ายโดยใช้ ทริกเกอร์ เมื่ออีเมลใหม่มาถึงและ การดำเนินการ สร้างไฟล์คุณสามารถตั้งค่าระบบให้บันทึกสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์ SharePoint ที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย 

เทมเพลต Power Automate นี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามโดยขจัดความจำเป็นในการดาวน์โหลดและอัปโหลดสิ่งที่แนบมาด้วยตนเอง และยังสามารถช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญได้รับการจัดเก็บและจัดระเบียบอย่างเหมาะสม ด้วย Power Automate เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ

สิ่งที่ดีที่สุด

จาเร็ตต์ มัวร์