ประโยชน์ของ SharePoint ในการพัฒนารายงาน LuckyTemplates

ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์หลักสามประการของ SharePoint เราจะพูดถึงประโยชน์ที่ครอบคลุมสามประการและลงรายละเอียดว่าประโยชน์เหล่านั้นมีความหมายอย่างไร และคุณลักษณะของ SharePoint ช่วยให้เกิดประโยชน์เหล่านั้นได้อย่างไร คุณสามารถดูวิดีโอทั้งหมดของบทช่วยสอนนี้ได้ที่ด้านล่างของบล็อกนี้

สารบัญ

• ประโยชน์ของ SharePoint 1: การจัดการเนื้อหาและการจัดส่ง
• ไลบรารีเอกสาร
• รายการ SharePoint
• ไซต์ทีม
• ประโยชน์ของ SharePoint 2: เวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ
• SharePoint และ Power Automate
• SharePoint และ Power Apps
• SharePoint และ LuckyTemplates
• ประโยชน์ของ SharePoint 3: การทำงานร่วมกัน
• บทสรุป

ประโยชน์ของ SharePoint 1: การจัดการเนื้อหาและการจัดส่ง

ประโยชน์ข้อแรกของ SharePoint คือสิ่งที่ฉันต้องการเรียกว่า การ จัดการเนื้อหาและการจัดส่ง พื้นที่นี้เป็นปัญหาสำคัญในที่ทำงานทั่วโลกมาโดยตลอด

ประมาณว่าประมาณ 30% ของเวลาของคุณหมดไปกับการส่ง ตอบกลับ และจัดระเบียบอีเมลและข้อมูล SharePoint สามารถช่วยให้พนักงานของคุณและตัวคุณเองได้รับช่วงเวลานั้นกลับคืนมา

อย่างไรก็ตาม นั่นคือประมาณ 2.6 ถึง 3 ชั่วโมงต่อวันที่คุณสามารถใช้ SharePoint กลับมาได้ ผู้คนใช้ SharePoint เพื่อจัดเก็บเอกสารเหมือนกับที่พวกเขาทำกับ OneDrive แต่ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารของคุณด้วย SharePoint คือคุณสามารถแนบข้อมูลเมตากับเอกสารแต่ละฉบับได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีโฟลเดอร์บัญชีที่คุณมีไฟล์ทั้งหมดโดยแยกตามปีแรก แล้วจึงแยกตามบัญชีจริง

หากต้องการค้นหาไฟล์ภาษีพนักงานปี 2017 คุณจะต้องคลิกโฟลเดอร์ปี 2017 ก่อน จากนั้นคลิกภาษีพนักงาน จากนั้นค้นหาบุคคลจริงที่คุณต้องการชำระภาษี

ตอนนี้เป็นระบบที่ซับซ้อนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องการดูไฟล์ทั้งหมดสำหรับบางคนใช่ไหม ไฟล์ทั้งหมดสำหรับบุคคลบางคนหรือไฟล์ภาษีทั้งหมดสำหรับทุกปีจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะทำเช่นนั้นในรูปแบบ OneDrive หรือเดสก์ท็อปแบบดั้งเดิม

ไลบรารีเอกสาร

สิ่งที่ SharePoint ทำคือสร้างไลบรารีเอกสารโดยที่ไฟล์ทั้งหมดของคุณอยู่ในรายการ และคุณสามารถแนบข้อมูลเมตากับเอกสารของคุณได้

ในตัวอย่างของเรา เรามีข้อมูลเมตาที่เรียกว่าYear ข้อมูล เมตาอื่นเรียกว่าAccount Typeและข้อมูลเมตาอื่นเรียกว่าPerson

หากคุณต้องการดูไฟล์ทั้งหมดสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถไปที่ข้อมูลเมตานั้นและกรองไปยังบุคคลนั้น คุณจะเห็นไฟล์ทั้งหมดตลอดทั้งปี หากคุณต้องการย้อนกลับไปยังวิธีดั้งเดิมและเพียงแค่ดูไฟล์ทั้งหมดในปีหนึ่งๆ คุณจะต้องไปที่ข้อมูลเมตานั้นและกรองไปยังปีนั้น

ข้อมูลเมตาคือระดับถัดไปของการจัดระเบียบสำหรับไลบรารีเอกสารของคุณ

ฉันประหลาดใจมากที่ไม่มีบริษัทอื่นทำเช่นนี้ เมื่อพวกเขาทำเช่นนี้ พวกเขาเห็นประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในการค้นหาเอกสารที่พวกเขาต้องการ

นอกจากนี้ยังสามารถปรับขนาดได้มาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมีไลบรารีเอกสารสำหรับสัญญาของคุณ ไลบรารีเอกสารอื่นสำหรับการบัญชีของคุณ และไลบรารีเอกสารอื่นสำหรับ HR ของคุณ สามารถจัดแยกกันได้เพื่อไม่ให้บุคคลในฝ่ายทรัพยากรบุคคลตรวจสอบเอกสารทางบัญชี

รายการ SharePoint

คุณลักษณะอื่นที่ช่วยให้สามารถจัดส่งการจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพคือผ่านรายการSharePoint ในตัวอย่างนี้ เรามีฐานข้อมูลแบบกำหนดเองที่มีคนสร้างขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา

นี่คือรายการกำหนดการเดินทางของกิจกรรม บันทึกแต่ละรายการที่นี่เป็นเหตุการณ์เฉพาะในแผนการเดินทางของเหตุการณ์นั้น เรามีอาหารเช้า Meet & Greet Welcome & Introductionและอื่นๆ

สิ่งที่บุคคลนี้ทำคือการสร้างคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ดังนั้นสำหรับแต่ละเซสชัน จึงมีรหัส ประเภท คำอธิบาย ผู้พูด เวลาเริ่มต้น และเวลาสิ้นสุด

สิ่งที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับรายการ SharePoint คือทำให้คุณมีฐานข้อมูลที่หลากหลายและใช้งานได้ง่ายสำหรับผู้ปฏิบัติงานจริง การสร้างรายการและประเภทคอลัมน์ของคุณเองทำได้ง่ายมาก คุณสามารถมีประเภทคอลัมน์ที่ซับซ้อน เช่น คอลัมน์ตัวเลือก (เช่น ประเภทเซสช��น) หรือคอลัมน์ตามผู้ใช้ (เช่น ลำโพง)

มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อสร้างรายการ SharePoint ของคุณแล้ว นอกจากนี้ยังปรับขนาดได้เนื่องจากคุณสามารถสร้างสิ่งต่างๆ ได้มากมาย คุณสามารถสร้างค่าใช้จ่ายแทนการทำในไฟล์ Excel แบบสุ่มที่ยากต่อการเข้าถึง ทุกคนสามารถเข้าถึงและอัปเดตได้ หากมีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถกำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและเพิ่มเวิร์กโฟลว์เล็กๆ

รายการเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยไฟล์แนบเช่นกัน ตัวอย่างเช่น นี่คือรายการบทความในบล็อกที่แต่ละบทความเป็นไฟล์จริง นี่คือส่วนผสมของไลบรารีเอกสารและรายการ SharePoint ซึ่งมีคนสร้างไลบรารีเอกสารที่มีข้อมูลเมตาและคอลัมน์จากรายการ SharePoint

คุณจึงสามารถมิกซ์แอนด์แมตช์ได้มากมายที่นี่เช่นกัน สิ่งนี้ดีกว่าข้อมูลของคุณที่อยู่ในคลังสินค้าแบบสุ่มหรือ OneDrive หรืออีเมล

SharePoint เป็นศูนย์รวมข้อมูลทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าจะเป็นไลบรารีเอกสารหรือรายการ SharePoint

ไซต์ทีม

คุณลักษณะสุดท้ายสำหรับ SharePoint คือเป็นไซต์ทีม เป็นไซต์ทีมภายในที่พนักงานของคุณทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ คุณสามารถมีไซต์ทีมสำหรับทั้งองค์กรของคุณสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ข่าวสาร บล็อกโพสต์ ปฏิทิน ลิงก์ด่วน และแหล่งข้อมูลภายนอกที่พนักงานของคุณใช้

ตัวอย่างเช่น หากฉันต้องการค้นหานโยบายด้านทรัพยากรบุคคล ฉันไม่ต้องส่งอีเมลถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฉันสามารถไปที่ไซต์ทีมและค้นหาส่วน HR เพื่อค้นหาเอกสารทั้งหมดที่ฉันต้องการ

นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องอย่างยิ่งเมื่อคุณมี SharePoint ไซต์ทีมขององค์กรของคุณจะเป็นหน้าแรกของคุณ ทันทีที่มีคนเปิด Chrome หรือ Explorer พวกเขาจะเห็นข่าวสารล่าสุดและกิจกรรมของบริษัท

คุณสามารถมีไซต์ทีมเฉพาะกลุ่มได้เช่นกัน คุณสามารถมีไซต์ทีมหนึ่งไซต์สำหรับทั้งองค์กรและอีกไซต์หนึ่งที่เป็นส่วนตัวสำหรับทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเท่านั้น

คุณสามารถสร้างไซต์ SharePoint และรายการ SharePoint ของคุณเองได้ เป็นเรื่องง่ายมากสำหรับทุกคนที่จะสร้างมันขึ้นมา เนื่องจากไม่มีการเขียนโค้ดใดๆ ทั้งสิ้น และทั้งหมดทำได้ด้วยการลากและวาง

ประโยชน์ของ SharePoint 2: เวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ

ประโยชน์ที่สำคัญประการหนึ่งของ SharePoint เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ นี่เป็นตัวอย่างเวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจที่เรียบง่ายสำหรับองค์กร

เอกสารมาถึงกล่องจดหมายอีเมลซึ่งเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้ตรวจสอบ จากนั้นจะต้องผ่านผู้ตรวจสอบหลายขั้นตอน ถ้าพวกเขาอนุมัติ ก็รับ; ถ้าไม่ก็ปฏิเสธ

กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับอีเมลสองสามฉบับใช่ไหม คุณมีอีเมลมาถึงกล่องจดหมายจริง จากนั้นจะต้องส่งอีเมลไปให้แอนนาและฌอนตรวจสอบ แอนนาและฌอนอาจจะส่งอีเมลหากันเพื่อตรวจสอบ จากนั้นจึงส่งอีเมลอีกฉบับเพื่อระบุการอนุมัติหรือไม่อนุมัติ

ตอนนี้ ถ้าข้อมูลที่ใช้อยู่ใน SharePoint จริงๆ แล้ว เวิร์กโฟลว์นี้จะเป็นแบบอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น เราสามารถสร้างรายการ SharePoint ที่มีเอกสารเหล่านี้ทั้งหมด เอกสารมาถึงแล้วและต้องได้รับการตรวจสอบโดยฌอนหรือแอนนาก่อนที่จะยอมรับ

แทนที่จะใช้กระบวนการทางอีเมล ผู้ที่ต้องการการอนุมัติสามารถอัปโหลดลงในรายการ SharePoint หรือไลบรารีเอกสาร ซึ่งจะส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยัง Sean และ Anna โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านระบบเวิร์กโฟลว์ภายในของPower Automate หรือ SharePoint

อีเมลยังสามารถมีลิงก์ไปยังเอกสาร SharePoint ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ดังนั้น Anna จะได้รับอีเมลแจ้งว่ามีคนอัปโหลดเอกสารใหม่ จากนั้น Anna ตรวจสอบเอกสารและคลิกอนุมัติหรือไม่อนุมัติ

เช่นเดียวกับฌอน และหากทั้งคู่คลิกอนุมัติ ระบบจะส่งอีเมลอีกฉบับไปยังผู้ส่งเดิมที่แจ้งว่าทั้งฌอนและแอนนาอนุมัติแล้ว ถัดไป จะอัปเดตสถานะของเอกสารนั้นเป็นอนุมัติ โดยอัตโนมัติ และการติดตามสถานะทั้งหมดนั้นเสร็จสิ้นภายใน SharePoint

SharePoint และ Power Automate

เราได้ทำระบบการอนุมัติค่าใช้จ่ายในซีรีส์ YouTube ของเราแล้ว ซึ่งเราได้พูดคุยเกี่ยวกับวิธีใช้ Power Automate กับ SharePoint เพื่อทำให้ระบบนั้นเป็นแบบอัตโนมัติ

นี่คือการอนุมัติค่าใช้จ่ายง่ายๆ ที่ฉันทำกับองค์กร ซึ่งก่อนหน้านี้เคยรับอีเมลประมาณ 7 หรือ 8 ฉบับและมีประเด็นปัญหามากเกินไป ก่อนหน้านี้พนักงานที่ส่งค่าใช้จ่ายจะไม่อยู่ในวง และไม่มีวิธีที่จะจัดระเบียบทุกอย่างในภายหลัง

SharePoint และระบบเวิร์กโฟลว์เช่น Power Automate สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้จริงๆ เมื่อคุณมีข้อมูล กระบวนการ และ SharePoint แล้ว แอปอื่นๆ จะเข้ามาปรับปรุงกระบวนการนั้นได้ง่ายมาก

SharePoint และ Power Apps

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับวิธีการใช้ SharePoint และ Power Automate เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ แต่สิ่งเดียวกันนี้สามารถพูดได้ด้วย SharePoint และ Power Apps สมมติว่าคุณไม่ต้องการให้ Sean และ Anna เข้าถึง SharePoint เลย

คุณสามารถสร้างแอปสำหรับฌอนและแอนนาได้ โดยที่พวกเขาจะไปที่เว็บไซต์ที่แสดงสัญญาที่ต้องตรวจทานทีละฉบับ พวกเขาไม่ได้รับอีเมลใดๆ พวกเขาเพียงแค่ลงชื่อเข้าใช้แอป และอีกครั้ง สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับ Power Apps คือไม่มีรหัส

SharePoint และ LuckyTemplates

SharePoint ยังมีประสิทธิภาพอย่างมากด้วย LuckyTemplates ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีระบบการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณใน SharePoint นั่นก็หมายความว่าคุณกำลังติดตามข้อมูลทั้งหมดสำหรับกระบวนการนั้น คุณกำลังติดตามว่าใครเป็นคนส่งค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ และใช้เวลานานเท่าใดในการตรวจสอบทุกอย่าง ประโยชน์อย่าง หนึ่งของ SharePoint คือคุณสามารถใช้ข้อมูลเพื่อสร้างรายงานและแดชบอร์ดบน

SharePoint เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ แต่การรวมเข้ากับแอป Power Platform อื่นๆ จะยกระดับไปอีกขั้น

ประโยชน์ของ SharePoint 3: การทำงานร่วมกัน

ประโยชน์ข้อที่สามของ SharePoint คือการทำงานร่วมกัน นี่คือหนึ่งในเหตุผลที่องค์กรส่วนใหญ่ตัดสินใจซื้อ SharePoint เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน มีประโยชน์และคุณลักษณะของ SharePoint มากมายที่เปิดใช้งานสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ฉันจะผ่านแต่ละอย่างอย่างรวดเร็ว

การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณเป็นปัจจุบัน และหากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเอกสาร คุณสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้เสมอ

การอนุมัติและการตรวจทานเป็นเหมือนสิ่งที่เราพูดถึงในเวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถตั้งค่าระบบไลบรารีเอกสารโดยมีคนส่งเอกสารและคนอื่นต้องอนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารนั้น

ธนาคารแบบครบวงจรคือปรัชญาที่ข้อมูลทั้งหมดขององค์กรของคุณควรรวมอยู่ในที่เดียว ดังนั้นจึงไม่ควรทำซ้ำและหาได้ง่ายสำหรับใครก็ตามที่ต้องการค้นหา

ส่วนขยายสามารถสร้างได้ภายใน SharePoint และนำเข้าเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของคุณ สิ่งต่างๆ เช่น ตัวติดตามงาน วิดเจ็ต และกระดาน Kanban เป็นสิ่งที่ใช้งานอย่างมากในหน้า SharePoint เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

สิทธิ์อนุญาตให้คุณเลือกกลุ่มคนบางกลุ่มเพื่อเข้าถึงข้อมูล บางครั้ง บริษัทต่าง ๆ ประสบปัญหาข้อมูลล้นเกิน คุณไม่ต้องการให้ทุกคนเข้าถึงทุกอย่างได้ และถ้าคุณมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก คุณต้องแน่ใจว่าเฉพาะคนที่คุณต้องการดูเท่านั้นที่จะเห็นข้อมูลนั้นจริงๆ

ความสามารถในการปรับขนาดเป็นข้อดีอีกประการหนึ่ง ถ้าคุณไม่ได้ทำ SharePoint ภายในองค์กร แต่คุณทำ SharePoint บนระบบคลาวด์ คุณสามารถปรับขนาดจาก 10 คนไปจนถึงหนึ่งล้านคนในเซิร์ฟเวอร์ Microsoft มันง่ายมากที่จะจ้างและคุณจะต้องเล่นในอัตราคงที่ต่อคนเท่านั้น

ฟีเจอร์โซเชียลมีให้ใช้งานผ่านบล็อกโพสต์และเพจต่างๆ คุณยังสามารถแสดงความคิดเห็น ชอบ และแชร์ได้ คุณยังสามารถแชร์รายการบางรายการได้หากคุณได้รับอนุญาต

นอกจากนี้ยังมี การรวมที่แข็งแกร่งกับ Office 365เนื่องจากสร้างโดย บริษัท แม่เดียวกันคือ Microsoft ถ้าคุณมีไฟล์ในExcel , Word หรือ PowerPoint คุณสามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์ใน SharePoint แทนที่จะดาวน์โหลดและแก้ไข

บทสรุป

ในโพสต์นี้ เราได้กล่าวถึงคุณประโยชน์ของ SharePoint ที่สำคัญสามประการ เราได้พูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่ SharePoint ทำได้ดีมากในการจัดการเนื้อหาเวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจและการทำงานร่วมกัน

เฮนรี่