วิธีจัดเรียงใน Excel และเก็บแถวไว้ด้วยกัน: 4 วิธีง่ายๆ

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นทักษะที่สำคัญในการจัดการข้อมูลของคุณ ความท้าทายอย่างหนึ่งที่คุณอาจพบคือการรวมแถวเข้าด้วยกันในขณะที่จัดเรียง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องยังคงเชื่อมโยงกันเมื่อจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณตามคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง

วิธีทั่วไปในการจัดเรียงข้อมูลด้วยสองคอลัมน์ขึ้นไปใน Excel ขณะที่เก็บแถวไว้ด้วยกันคือการเลือก "ขยายส่วนที่เลือก" ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ มีวิธีการอื่นๆ รวมถึงการใช้ฟังก์ชันการเรียงลำดับและรายการแบบกำหนดเอง

คุณจะได้เรียนรู้วิธีการเหล่านี้ทั้งหมดในบทความนี้โดยการอธิบายหลายๆ สถานการณ์

สารบัญ

• วิธีการจัดเรียงในขณะที่เก็บแถวไว้ด้วยกัน
• 3 วิธีในการเข้าถึงคำสั่งการเรียงลำดับ
  • แท็บหน้าแรก
  • แท็บข้อมูล
  • คลิกขวา
• วิธีการจัดเรียงโดยเลือกหลายคอลัมน์เพื่อให้แถวอยู่ด้วยกัน
• วิธีการจัดเรียงด้วย Excel Prompt เพื่อให้แถวอยู่ด้วยกัน
• วิธีใช้ฟังก์ชันจัดเรียงเพื่อให้แถวอยู่ด้วยกัน
  • การเรียงลำดับและการกรองเข้าด้วยกัน
• วิธีใช้ Custom Lists เพื่อจัดเรียงและเก็บแถวเข้าด้วยกัน
  • วิธีสร้างรายการแบบกำหนดเอง
  • วิธีใช้รายการ
• 3 เคล็ดลับในการจัดการประเภทข้อมูล
• 4 เคล็ดลับเพื่อการคัดแยกอย่างมีประสิทธิภาพ
• ความคิดสุดท้าย

วิธีการจัดเรียงในขณะที่เก็บแถวไว้ด้วยกัน

ก่อนที่เราจะดำดิ่งสู่เทคนิค เรามาพิจารณาปัญหาที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงกันก่อน

สมมติว่าคุณมีข้อมูลสินค้าคงคลังของเสื้อผ้าเครื่องแต่งกาย โดยประเภทของสินค้าอยู่ในคอลัมน์ A และสีอยู่ในคอลัมน์ B นี่คือข้อมูล:

• เสื้อยืด, สีแดง

• ยีนส์, น้ำเงิน

• เสื้อฮู้ดสีเขียว

• เสื้อยืด สีม่วง

• เสื้อมีฮู้ด, ดำ

คุณต้องการจัดเรียงรายการตามลำดับตัวอักษรโดยรักษาความสัมพันธ์ระหว่างรายการกับสี นี่คือลักษณะของแถวที่จัดเรียง (ฉันได้ใส่รหัสสีแบบอักษรเพื่อให้ชัดเจนขึ้น):

หากคุณจัดเรียงเฉพาะคอลัมน์แรก สีจะไม่ย้ายตามรายการที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะนำไปสู่ข้อมูลที่สับสนซึ่งสูญเสียความหมายทั้งหมด

นี่คือผลลัพธ์ของวิธีการเรียงลำดับที่ไม่ถูกต้อง:

ตอนนี้คุณชัดเจนแล้วว่าต้องการบรรลุอะไร มาดูวิธีเข้าถึงตัวเลือกการจัดเรียงของ Excel กัน

3 วิธีในการเข้าถึงคำสั่งการเรียงลำดับ

วิธีทั่วไปในการจัดเรียงใน Excel คือการใช้คำสั่ง Sort มีสามวิธีในการเข้าถึงคุณลักษณะนี้:

• แท็บหน้าแรก

• แท็บข้อมูล

• คลิกขวา

แท็บหน้าแรก

1. ไปที่แท็บหน้าแรก

2. ขยายเมนูแบบเลื่อนลง "เรียงลำดับและกรอง" ในกลุ่มการแก้ไข

3. เลือกตัวเลือกลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย

Excel จะถือว่าคุณมีแถวส่วนหัวที่มีตัวเลือกนี้

แท็บข้อมูล

1. ไปที่แท็บข้อมูล

2. คลิกที่ปุ่มเรียงลำดับในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง

3. เลือกตัวเลือกการเรียงลำดับของคุณในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ

วิธีนี้ทำให้คุณสามารถระบุว่าข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่

คลิกขวา

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง

2. คลิกขวา.

3. เลือก "จัดเรียง" จากเมนูแบบเลื่อนลง (ใกล้ด้านล่าง)

วิธีการจัดเรียงโดยเลือกหลายคอลัมน์เพื่อให้แถวอยู่ด้วยกัน

วิธีนี้ใช้ได้ผลเมื่อคุณต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์แรกในชุดข้อมูล ถ้าคอลัมน์เป้าหมายไม่ใช่คอลัมน์ A ให้ใช้วิธีอื่นในบทความนี้

หากต้องการใช้วิธีนี้ คุณต้องเลือกข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องก่อนใช้คำสั่ง Sort ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ได้เลือกเพียงคอลัมน์เดียว

ในข้อมูลตัวอย่างของเราด้านบน คุณจะเลือกทั้งเวิร์กชีต ช่วงข้อมูลเฉพาะของเซลล์ตั้งแต่ A1 ถึง B6 หรือสองคอลัมน์ A และ B

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง (หรือ Ctrl-A สำหรับทุกอย่าง)

2. ไปที่แท็บหน้าแรก

3. ขยายรายการแบบเลื่อนลง เรียงลำดับและกรอง

4. เลือก “เรียง A ถึง Z”

โปรดทราบว่าคุณจะไม่เห็นข้อความแจ้งเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูล Microsoft Excel จะถือว่าคุณต้องการเก็บแถวที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เนื่องจากคุณเลือกข้อมูลทั้งหมด

หากคุณมีแถวส่วนหัว แถวนั้นจะถูกจดจำด้วย

วิธีการจัดเรียงด้วย Excel Prompt เพื่อให้แถวอยู่ด้วยกัน

ในส่วนก่อนหน้านี้ คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอจัดเรียงของคุณไม่คลุมเครือโดยการเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวม

อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์ที่ไม่ใช่คอลัมน์แรกในเวิร์กชีต ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตัวอย่างตามสีของเสื้อผ้า

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงโดยคลิกที่ตัวอักษรส่วนหัว

2. ไปที่แท็บหน้าแรก

3. ขยายรายการแบบเลื่อนลง เรียงลำดับและกรอง

4. เลือก “เรียง A ถึง Z” (หรือตามที่คุณต้องการ)

5. ในหน้าต่าง "คำเตือนการจัดเรียง" ที่ปรากฏขึ้น เลือก "ขยายส่วนที่เลือก"

โปรดทราบว่า Excel ตรวจพบว่ามีคอลัมน์อยู่ติดกับคอลัมน์ที่คุณเลือก ในสถานการณ์สมมตินี้ Excel จะถามคุณว่าคุณต้องการรวมหลายคอลัมน์หรือไม่

ด้วยการขยายส่วนที่เลือกExcel จะเรียงลำดับคอลัมน์ที่เลือกในขณะที่เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ในแถวเดียวกัน

วิธีใช้ฟังก์ชันจัดเรียงเพื่อให้แถวอยู่ด้วยกัน

ฟังก์ชัน SORT ใน Excel จะเก็บแถวไว้ด้วยกันโดยอัตโนมัติเมื่อเรียงลำดับ

ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากคุณสามารถใช้ในสูตรและจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลของคุณเปลี่ยนแปลง

ฟังก์ชัน SORT เป็นฟังก์ชันอาร์เรย์ แบบไดนามิก หากคุณป้อนลงในเซลล์เดียว Excel จะเติมข้อมูลในเซลล์อื่นๆ โดยอัตโนมัติที่จำเป็นสำหรับการแสดงข้อมูลที่เรียงลำดับอย่างครบถ้วน โดยมีเงื่อนไขว่ามีเซลล์ว่างเพียงพอ

หลังจากป้อนสูตรนี้ในเซลล์แล้ว Excel จะแสดงข้อมูลของคุณในเวอร์ชันที่เรียงลำดับโดยเริ่มจากเซลล์นั้น โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับ มันจะแสดงเวอร์ชันที่เรียงลำดับของมัน

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SORT คือ:

=SORT(อาร์เรย์, [sort_index], [sort_order], [column_or_row]

• อาร์เรย์: ช่วงของเซลล์ที่จะจัดเรียงตาม

• sort_index: คอลัมน์ที่จะจัดเรียง

• sort_order: TRUE สำหรับจากน้อยไปมาก (ค่าเริ่มต้น) และ FALSE สำหรับจากมากไปน้อย

• column_or_row: FALSE สำหรับคอลัมน์ (ค่าเริ่มต้น) และ TRUE สำหรับแถว

สมมติว่าคุณมีข้อมูลในเซลล์ A1 ถึง B6 พร้อมส่วนหัว คุณต้องการจัดเรียงข้อมูลนี้ตามค่าในคอลัมน์ A จากน้อยไปหามาก ใช้สูตรนี้:

=SORT(A2:B6)

ระวังอย่ารวมเซลล์ที่มีฟังก์ชันในอาร์เรย์ มิฉะนั้น คุณจะมี การอ้างอิง แบบวงกลม

การเรียงลำดับและการกรองเข้าด้วยกัน

ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel ใช้เพื่อกรองช่วงข้อมูลตามเกณฑ์ ที่กำหนด แทนที่จะใช้จัดเรียงข้อมูล อย่างไรก็ตาม คุณสามารถรวมฟังก์ชัน FILTER กับฟังก์ชัน SORT เพื่อกรองและจัดเรียงข้อมูลในขณะที่เก็บแถวไว้ด้วยกัน

ฟังก์ชัน FILTER ยังเป็นฟังก์ชันอาร์เรย์แบบไดนามิก (เช่น SORT) ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้านี้ Excel จะเติมข้อมูลในเซลล์อื่นๆ ที่จำเป็นในการแสดงข้อมูลที่กรองอย่างครบถ้วน

สมมติว่าเสื้อผ้าบางรายการในข้อมูลตัวอย่างมีสีเดียวกัน คุณต้องการจัดเรียงข้อมูลเพื่อแสดงเสื้อผ้าสีแดงเรียงตามตัวอักษร ต้องใช้สองขั้นตอน:

1. กรองแถวในคอลัมน์ B (สี)

2. จัดเรียงแถวที่กรองตามคอลัมน์ A (ชื่อรายการ)

นี่คือไวยากรณ์ของฟังก์ชัน FILTER:

=FILTER(อาร์เรย์ เกณฑ์ [if_empty])

• อาร์เรย์: ช่วงของเซลล์ที่จะจัดเรียงตาม

• เกณฑ์: สิ่งที่จะกรองตาม

• if_empty: จะส่งคืนอะไรหากไม่มีการจับคู่

กุญแจสำคัญคือการรวมฟังก์ชัน SORT รอบผลลัพธ์ที่กรอง สำหรับตัวอย่างของเรา คุณจะใช้สูตรนี้:

=SORT(FILTER(A2:B6,B2:B6 = “สีเขียว”), 1)

หลังจากป้อนสูตรนี้ในเซลล์แล้ว Excel จะแสดงข้อมูลที่กรองและจัดเรียงแล้วโดยเริ่มจากเซลล์นั้น โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับ มันจะแสดงเวอร์ชันที่กรองและเรียงลำดับของมัน

วิธีใช้ Custom Lists เพื่อจัดเรียงและเก็บแถวเข้าด้วยกัน

รายการแบบกำหนดเองใน Microsoft Excel ช่วยให้คุณสามารถกำหนดกฎการเรียงลำดับของคุณเองตามรายการเฉพาะ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณพบชุดข้อมูลที่การเรียงลำดับตามตัวอักษรหรือตัวเลขเริ่มต้นไม่เหมาะสม

สมมติว่าคุณต้องการจัดเรียงรายการโดยให้สีม่วงอยู่ก่อนสีแดงเสมอ ซึ่งอยู่ก่อนสีน้ำเงินเสมอ เป็นต้น คุณสามารถตั้งค่ารายการสีตามลำดับที่คุณต้องการได้

มีสองขั้นตอนในการสั่งซื้อตามรายการที่กำหนดเอง:

1. สร้างรายการ

2. ใช้รายการเป็นลำดับการสั่งซื้อ

วิธีสร้างรายการแบบกำหนดเอง

1. ไปที่แท็บไฟล์

2. เลือกตัวเลือก

3. คลิกที่ขั้นสูง

4. เลื่อนลงไปที่ส่วนทั่วไป

5. คลิก แก้ไขรายการแบบกำหนดเอง เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเอง

6. เพิ่มรายการสั่งซื้อของคุณเป็นรายการที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

รูปภาพนี้แสดงรายการสีที่พิมพ์ลงในอินเทอร์เฟซ

วิธีใช้รายการ

เมื่อคุณสร้างรายการของคุณแล้ว คุณสามารถนำไปใช้กับชุดข้อมูลได้

1. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง

2. ไปที่แท็บข้อมูล

3. คลิกที่ปุ่มเรียงลำดับในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง

4. เลือก "ขยายส่วนที่เลือก" เพื่อดูกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ

5. ขยายรายการแบบเลื่อนลงใต้ชื่อ "คำสั่งซื้อ"

6. เลือก "รายการที่กำหนดเอง"

7. เลือกรายการของคุณ

8. คลิกตกลงสองครั้ง

อินโฟกราฟิกนี้แสดงลำดับ:

3 เคล็ดลับในการจัดการประเภทข้อมูล

เมื่อต้องจัดการกับข้อมูลประเภทต่างๆ ใน ​​Excel เช่น ข้อความ วัน เดือน และนามสกุล สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความแตกต่างของข้อมูลเหล่านั้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์การเรียงลำดับที่แม่นยำ ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. สำหรับการจัดเรียงข้อความ (ตามลำดับตัวอักษร) ให้เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง ไปที่แท็บข้อมูล แล้วคลิกจัดเรียงจาก A ถึง Z (จากน้อยไปมาก) หรือจัดเรียงจาก Z ถึง A (จากมากไปน้อย)

2. เมื่อจัดเรียงตามวันหรือเดือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ของคุณอยู่ในรูปแบบที่สอดคล้องกัน (เช่น MM/DD/YYYY)

3. หากจัดเรียงตามอายุหรือตัวเลข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์จัดเก็บเป็นประเภทเดียวกัน (ข้อความหรือตัวเลข)

4 เคล็ดลับเพื่อการคัดแยกอย่างมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเรียงอย่างมีประสิทธิภาพมีดังนี้

1. หากมีคอลัมน์หรือแถวที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลของคุณ ให้เลิกซ่อนก่อนจัดเรียง

2. การใช้ฟีเจอร์ Freeze Panes เมื่อจัดเรียงข้อมูลที่มีความยาวจะเป็นประโยชน์

3. คุณสามารถมั่นใจได้ว่าลำดับการจัดเรียงจะไม่เปลี่ยนแปลงโดยการล็อคเซลล์

4. โปรดจำไว้ว่าแถวว่างจะถูกผลักไปจนสุดเมื่อการเรียงลำดับถูกกำจัด

การเรียงลำดับข้อมูลเพื่อกำจัดแถวว่างเป็นการเตรียมที่มีประโยชน์เมื่อคุณกำลังมองหาค่าที่แตกต่างกันในข้อมูลของคุณ วิดีโอนี้แสดงงานที่กำลังดำเนินการ:

ความคิดสุดท้าย

การเรียงลำดับเป็นหนึ่งในงานทั่วไปเมื่อทำงานกับสเปรดชีต Excel

คุณได้เรียนรู้วิธีจัดเรียงตามตัวอักษรหรือตัวเลขในลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยโดยที่ยังคงรักษาแถวไว้เหมือนเดิม

สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าความหมายของข้อมูลของคุณยังคงอยู่ และการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมนั้นถูกต้อง