วิธีตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ใน Excel: ง่ายนิดเดียว!

เมื่อทำงานกับ Microsoft Excel คุณมักจะต้องการกำหนดพื้นที่เฉพาะของเวิร์กชีตของคุณสำหรับการพิมพ์ เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่รวมอยู่ในงานพิมพ์ของคุณ

เมื่อคุณเรียนรู้วิธีตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ใน Excel คุณจะควบคุมว่าจะพิมพ์เซลล์ แถว หรือคอลัมน์ใด สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับแผ่นงานขนาดใหญ่หรือซับซ้อน

บทความนี้แสดงวิธีการ:

· กำหนดพื้นที่พิมพ์ใน Excel

· กำหนดพื้นที่การพิมพ์หลายรายการ

· แก้ไข ล้าง หรือละเว้นพื้นที่พิมพ์ที่มีอยู่

สารบัญ

• ทำความเข้าใจพื้นฐานพื้นที่พิมพ์
  • วิธีใช้แท็บเค้าโครงหน้า
• วิธีเลือกเซลล์ที่จะรวมไว้ในพื้นที่พิมพ์
• วิธีตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ใน Excel
  • วิธีกำหนดพื้นที่พิมพ์หลายจุด
• ตรวจสอบพื้นที่พิมพ์ใน Excel
  • 1. มุมมองเค้าโครงหน้า
  • 2. ตัวอย่างก่อนพิมพ์
  • กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้า
• การตั้งค่าการพิมพ์ Excel เพิ่มเติม
  • 1. พิมพ์ชื่อเรื่อง
  • 2. ตัวเลือกการปรับขนาด
  • 3. เส้นตารางและหัวเรื่อง
• การจัดการพื้นที่พิมพ์
  • การล้างพื้นที่พิมพ์หนึ่งหรือหลายพื้นที่
  • การปรับเปลี่ยนพื้นที่พิมพ์ที่มีอยู่
  • ละเว้นพื้นที่พิมพ์
• คำสุดท้าย

ทำความเข้าใจพื้นฐานพื้นที่พิมพ์

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะพิมพ์ทั้งแผ่นงานของคุณ ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพียงบางส่วนในเวิร์กชีตของคุณ หรือที่เรียกว่าพื้นที่พิมพ์ หน้าที่ไม่จำเป็นอาจพิมพ์ออกมา

พื้นที่พิมพ์ใน Excel จะกำหนดช่วงของเซลล์ที่คุณเลือกสำหรับการพิมพ์ตั้งแต่หนึ่งช่วงขึ้นไป ด้วยการตั้งค่าพื้นที่การพิมพ์ เฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการพิมพ์เท่านั้นที่จะปรากฏบนแผ่นสุดท้ายที่พิมพ์

สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลหลายแถวและหลายคอลัมน์ ทั้งแผ่นอาจพิมพ์บนหลายหน้า แต่คุณอาจต้องการเพียงส่วนเล็ก ๆ ของข้อมูล

นี่คือตอนที่พื้นที่พิมพ์คือทางออก สามารถลดขยะกระดาษ ได้อย่างมาก

อีกสถานการณ์หนึ่งคือเมื่อคุณต้องการสองส่วนที่แตกต่างกันในแผ่นงานเดียวเพื่อพิมพ์บนหน้าแยกกัน วิดีโอด้านล่างแสดงเวิร์กชีตที่มีข้อมูลดิบทางด้านซ้ายและการวิเคราะห์ทางด้านขวา

พื้นที่พิมพ์สามารถแบ่งงานพิมพ์ออกเป็นหน้าต่างๆ ได้

วิธีใช้แท็บเค้าโครงหน้า

หากคุณไม่ใช่ผู้ใช้ Excel ทั่วไป คุณก็ลืมได้ง่ายๆ ว่าคุณลักษณะที่มีประโยชน์ที่สุดซ่อนอยู่ที่ใด!

เมื่อทำงานกับพื้นที่พิมพ์ คุณจะใช้แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ แท็บนี้อยู่ในแถบด้านบนทางขวาของแท็บหน้าแรก

วิธีเลือกเซลล์ที่จะรวมไว้ในพื้นที่พิมพ์

ก่อนตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ คุณต้องเลือกเซลล์ที่คุณต้องการรวม

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. คลิกที่เซลล์แรกในช่วงที่คุณต้องการเลือก

2. กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากเคอร์เซอร์ไปยังเซลล์สุดท้ายในช่วง

3. ปล่อยปุ่มเมาส์ ตอนนี้เซลล์ที่เลือกจะถูกเน้น

เซลล์กลุ่มเดียวมักเป็นสิ่งที่คุณต้องการพิมพ์ อย่างไรก็ตาม อาจมีมากกว่าหนึ่งการจัดกลุ่มในเวิร์กชีตที่คุณต้องการรวมไว้ในงานพิมพ์ของคุณ

หากคุณต้องการเลือกกลุ่มเซลล์หลายกลุ่มสำหรับการพิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เริ่มต้นด้วยการเลือกหนึ่งช่วงตามคำแนะนำก่อนหน้านี้

2. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกช่วงถัดไป

3. ทำซ้ำสำหรับกลุ่มเซลล์ได้มากเท่าที่คุณต้องการรวม    

โปรดทราบว่าแต่ละกลุ่มจะพิมพ์บนหน้าของตัวเองเมื่อคุณตั้งค่าพื้นที่พิมพ์แล้ว

วิธีตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ใน Excel

เมื่อคุณเลือกกลุ่มหรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการแล้ว คุณจะใช้เครื่องมือ Excel ได้ทันที

1. ไปที่แท็บเค้าโครงหน้า

2. ขยายช่องดรอปดาวน์พื้นที่พิมพ์ในพื้นที่ตั้งค่าหน้ากระดาษ

3. เลือก “ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์”

ขณะนี้ พื้นที่พิมพ์ที่กำหนดจะปรากฏบนเวิร์กชีต โดยทำเครื่องหมายด้วยเส้นประ เส้นสีเทาจางๆ แต่ละเส้นแสดงขอบเขต ผลลัพธ์ที่พิมพ์ออกมาจะรวมเฉพาะพื้นที่พิมพ์ในหน้าของมันเอง

พื้นที่พิมพ์นี้มักจะยังคงอยู่แม้ว่าคุณจะบันทึกและปิดสมุดงานทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลว่าการตั้งค่าจะสูญหายเมื่อเปิดเอกสารอีกครั้ง

วิธีกำหนดพื้นที่พิมพ์หลายจุด

ไม่มีคำสั่งพิเศษสำหรับเลือกพื้นที่พิมพ์หลายรายการ แต่คุณเลือกหลายช่วงด้วยขั้นตอนที่แสดงในส่วนก่อนหน้าแทน

เมื่อคุณเลือกพื้นที่แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันในส่วนนี้เพื่อพิมพ์การเลือกของคุณ พื้นที่พิมพ์แต่ละส่วนจะปรากฏในหน้าที่แยกจากกัน

ตรวจสอบพื้นที่พิมพ์ใน Excel

เมื่อคุณตั้งค่าพื้นที่การพิมพ์หนึ่งหรือหลายพื้นที่แล้ว คุณควรตรวจทานว่าผลลัพธ์จะมีลักษณะอย่างไรก่อนที่จะพิมพ์ลงบนกระดาษ

Excel มีเครื่องมือสามอย่างที่ช่วยลดความเป็นไปได้ของปัญหาการจัดรูปแบบหรือเค้าโครง นอกจากนี้ยังจะแสดงให้เห็นว่าเลย์เอาต์จะปรากฏในหน้าต่างๆ แยกกันอย่างไร

1. มุมมองเค้าโครงหน้า

มุมมองเค้าโครงหน้าเป็นวิธีหนึ่งในการตรวจสอบว่าข้อมูลของคุณจะแสดงอย่างถูกต้องบนงานพิมพ์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกแท็บมุมมองบน Ribbon

2. คลิกที่ปุ่มเค้าโครงหน้าในกลุ่มมุมมองสมุดงาน

3. สังเกตเซลล์และการจัดรูปแบบในมุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ

มุมมองนี้จะแสดงพื้นที่การพิมพ์ทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีการแสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า คุณสามารถปรับระยะขอบ ส่วนหัว และส่วนท้ายได้โดยตรงในมุมมอง

2. ตัวอย่างก่อนพิมพ์

อีกวิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าพื้นที่พิมพ์ของคุณตั้งค่าอย่างถูกต้องและข้อมูลของคุณแสดงอย่างถูกต้องคือการใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณดูว่าเอกสารทั้งหมดจะปรากฏอย่างไรเมื่อพิมพ์

ในการเข้าถึงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกที่แท็บไฟล์บน Ribbon

2. เลือก พิมพ์ หรือกด Ctrl+P บนแป้นพิมพ์ของคุณ

3. ตรวจสอบเอกสารที่แสดงในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง

ภายในตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าการพิมพ์ เช่นการวางแนว การพิมพ์ ขนาด และขนาดกระดาษ หากจำเป็น

เมื่อคุณพอใจกับการแสดงตัวอย่างแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มพิมพ์เพื่อพิมพ์เอกสารของคุณอย่างรวดเร็ว

กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้า

คุณสามารถแก้ไขพื้นที่การพิมพ์ก่อนที่จะพิมพ์เอกสารของคุณโดยใช้กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในแผ่นงาน Excel ของคุณ:

1. ไปที่แท็บเค้าโครงหน้า

2. ในกลุ่ม "Page Setup" ให้คลิกลูกศรเล็กๆ ที่มุมล่างขวา

มันง่ายที่จะพลาดลูกศรเล็ก ๆ ! ภาพนี้จะช่วยให้คุณ:

แต่ละเครื่องมือเหล่านี้ยังมีแป้น พิมพ์ลัด สำหรับการเข้าถึงอีก ด้วย

การตั้งค่าการพิมพ์ Excel เพิ่มเติม

คุณมักจะต้องการปรับแต่งงานพิมพ์ของคุณเพื่อความชัดเจนและรูปลักษณ์ ในส่วนนี้ เราจะแสดงการตั้งค่าการพิมพ์เพิ่มเติมสามรายการเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการ

1. พิมพ์ชื่อเรื่อง

ชื่อเรื่องการพิมพ์ทำให้คุณสามารถแสดงแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการในทุกหน้าของงานพิมพ์ของคุณ

ในการตั้งชื่อเรื่องการพิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้าใน Excel

2. ในกลุ่มการตั้งค่าหน้า คลิกพิมพ์ชื่อเรื่อง

3. เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการให้ปรากฏในสเปรดชีตทั้งหมด

2. ตัวเลือกการปรับขนาด

ตัวเลือกมาตราส่วนช่วยให้คุณปรับขนาดของเนื้อหาที่พิมพ์ให้พอดีกับขนาดของหน้าของคุณ

ในการตั้งค่าตัวเลือกการปรับขนาด ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ

2. ในกลุ่ม Scale to Fit เลือกตัวเลือกการปรับขนาดที่คุณต้องการ

3. เส้นตารางและหัวเรื่อง

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะไม่พิมพ์เส้นตารางและหัวเรื่อง (หมายเลขแถวและตัวอักษรประจำคอลัมน์) บนหน้า หากคุณต้องการรวมไว้ในงานพิมพ์ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่แท็บเค้าโครงหน้าใน Excel

2. ในกลุ่มตัวเลือกแผ่นงาน ให้เลือกช่องพิมพ์ใต้เส้นตารางและ/หรือหัวเรื่อง

การจัดการพื้นที่พิมพ์

หลังจากกำหนดพื้นที่พิมพ์แล้ว คุณอาจต้องการลบออกหรือเปลี่ยนแปลงด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง นี่คือวิธีการทำ

การล้างพื้นที่พิมพ์หนึ่งหรือหลายพื้นที่

หากต้องการล้างพื้นที่พิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการล้างพื้นที่พิมพ์

2. ไปที่แท็บเค้าโครงหน้า

3. ในกลุ่ม Page Setup ให้คลิกที่ Print Area

4. เลือกล้างพื้นที่พิมพ์จากรายการดรอปดาวน์

หลังจากทำตามขั้นตอนด้านบนแล้ว พื้นที่พิมพ์ที่มีอยู่ทั้งหมดจะถูกล้าง และเวิร์กชีตทั้งหมดจะถูกตั้งค่าให้พิมพ์ตามค่าเริ่มต้น

การปรับเปลี่ยนพื้นที่พิมพ์ที่มีอยู่

หากคุณต้องการแก้ไขพื้นที่การพิมพ์ที่มีอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกช่วงใหม่ของเซลล์ที่คุณต้องการตั้งค่าเป็นพื้นที่พิมพ์

2. ไปที่แท็บเค้��โครงหน้า

3. ในกลุ่ม Page Setup ให้คลิกที่ Print Area

4. เลือก ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ จากรายการดรอปดาวน์

โปรดทราบว่าการตั้งค่าพื้นที่ใหม่จะแทนที่พื้นที่พิมพ์ที่มีอยู่

ละเว้นพื้นที่พิมพ์

หากคุณต้องการพิมพ์เซลล์เฉพาะเจาะจงและละเว้นพื้นที่พิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกช่วงของเซลล์

2. เลือก "พิมพ์" จากเมนูด้านซ้ายมือ

3. ในส่วน "การตั้งค่า" ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ "พิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่"

4. เลือก “เลือกพิมพ์”

คำสุดท้าย

คุณได้เรียนรู้วิธีใช้คุณลักษณะพื้นที่พิมพ์ของ Microsoft Excel เพื่อพิมพ์พื้นที่เดียวหรือหลายพื้นที่ คุณยังรู้วิธีเลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการและวิธีตั้งค่าพื้นที่พิมพ์

ทักษะเหล่านี้จะช่วยให้คุณผลิตงานพิมพ์ที่มีข้อมูลตรงตามที่คุณต้องการ ประหยัดเวลา และช่วยโลก!

สนใจที่จะดำดิ่งสู่ Excel และเรียนรู้เพิ่มเติม ลองดู ของเรา เพื่อเปลี่ยนคุณให้เป็น Excel pro ในเวลาไม่นาน!