ส่งออกรายการ SharePoint เป็นไฟล์ Excel หรือ CSV

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงวิธีส่งออกรายการ SharePoint ในสองวิธี: ส่งออกเป็น ไฟล์ Excelและไฟล์CSV เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการส่งรายการหรือข้อมูลไปยังบุคคลอื่นภายนอกองค์กรของคุณ

การเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างการส่งออกเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าวิธีการส่งออกใดเหมาะสมในสถานการณ์ต่างๆ

สารบัญ

• วิธีส่งออกรายการ SharePoint ไปยัง Excel
• วิธีส่งออกรายการ SharePoint เป็น CSV
• ความแตกต่างระหว่างการส่งออกเป็น Excel และ CSV
• บทสรุป

วิธีส่งออกรายการ SharePoint ไปยัง Excel

ขั้นแรก คลิกส่งออก

คุณจะเห็นสองตัวเลือก: ส่งออกเป็นExcel และส่งออกเป็นไฟล์ CSV

หากคุณกำลังพิจารณาเวลา ไฟล์ CSVจะส่งออกได้เร็วกว่ามากเนื่องจากเป็นไฟล์คงที่ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังพิจารณาไดนามิก ไฟล์ Excelเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

แต่สำหรับตอนนี้ เราจะเลือกส่งออกเป็น Excel

การดำเนินการนี้จะดาวน์โหลด ไฟล์ แบบสอบถามโดยพื้นฐานแล้วจะเป็นไฟล์Power QueryในExcel ลงชื่อเข้าใช้บัญชี SharePointหรือบัญชี 365 ของคุณ ในExcelก่อนส่งออก คุณยังสามารถเข้าสู่ระบบได้เมื่อคุณเปิดไฟล์Power Query ที่ดาวน์โหลดมา

จากนั้น เปิด ไฟล์ แบบสอบถาม ที่ดาวน์โหลด มาในExcelเพื่อดูข้อมูลที่ส่งออก

คอลัมน์แท็กเป็นคอลัมน์แบบเลือกได้หลายรายการ ดังนั้นตัวเลือกจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาคและแฮชแท็ก (;# )

คุณยังสามารถดูตัวเลือก ได้ โดยคลิก ปุ่มแบบเลื่อนลงของคอลัมน์ ในตัวอย่างนี้ เป็นคอลัมน์แท็ก

จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกที่มี

ถ้าคุณต้องการกรองข้อมูลที่Excel ของคุณ กำลังดูอยู่ คุณสามารถคลิกคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้สำหรับการกรอง ในตัวอย่างนี้ เราจะคลิกคอลัมน์Office

จากนั้น ทำเครื่องหมายที่ Dallasในกล่องโต้ตอบ

หลังจากนั้นคลิกตกลง .

ด้วยเหตุนี้Excel ของคุณ จะแสดงรายการที่มีสำนักงานในดัลลัส

โปรดทราบว่าสำหรับ ไฟล์ Power Queryคุณควรคัดลอกข้อมูลก่อน หากคุณวางแผนที่จะส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรหรือบริษัทของคุณ ไฟล์ที่คัดลอกจะเป็นไฟล์ที่คุณควรส่ง

วิธีส่งออกรายการ SharePoint เป็น CSV

ขั้น แรกคลิกส่งออก จากนั้นคลิกส่งออกเป็น CSV

การ ดำเนินการนี้จะดาวน์โหลดไฟล์CSV ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับสิ่งนี้คือคุณไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบอีกต่อไป

และคุณจะเห็นเวอร์ชันคงที่ของรายการ

โปรดทราบว่าเมื่อคุณเลือกที่จะส่งออกเป็นCSVคุณกำลังดาวน์โหลดเวอร์ชันล่าสุดของรายการของคุณ เนื่องจากเป็นแบบคงที่ เมื่อคุณอัปเดตรายการ SharePoint ของคุณ คุณต้องดาวน์โหลดอีกครั้ง

ในขณะที่ใน ไฟล์ Power Queryทุกครั้งที่คุณอัปเดตรายการ SharePoint ของคุณ รายการนั้นจะทำเช่นเดียวกันกับไฟล์โดยอัตโนมัติเนื่องจากเป็นไฟล์Power Query

ความแตกต่างระหว่างการส่งออกเป็น Excel และ CSV

นี่คือความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งสอง:

• ไฟล์Power Queryเป็นเหมือนส่วนขยายของรายการ SharePoint ของคุณ ซึ่งหมายความว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำกับรายการ SharePoint ของคุณจะมีผลในไฟล์Power Query
• ถ้าคุณจะส่ง ไฟล์ Power Queryไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ คุณต้องคัดลอกและวางไฟล์ลงในแผ่นงานอื่น และส่งไฟล์ที่คัดลอก
• ไฟล์CSVเป็นแบบคงที่ หากคุณจะส่งไปให้บุคคลอื่นภายนอกองค์กร คุณไม่จำเป็นต้องทำสำเนา คุณสามารถส่งโดยตรงไปยังบุคคล
• คุณไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้เพื่อเข้าถึงไฟล์CSV ที่ส่งออก
• หากมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณส่งออกรายการเป็น ไฟล์ CSVแล้ว รายการนั้นจะไม่ส่งผลต่อ ไฟล์ CSVเว้นแต่จะดาวน์โหลดซ้ำ

การแจ้งเตือนรายการ SharePoint ตั้งค่า
รายการ SharePoint:
ประวัติเวอร์ชันภาพรวมในรายการ SharePoint

บทสรุป

โดยสรุป คุณได้เรียนรู้วิธีส่งออกรายการ SharePoint ของคุณไปยังExcelและCSV หากคุณต้องการส่งข้อมูลภายนอกองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกได้ระหว่างสองแบบ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการรายการที่รวดเร็ว การส่งออกรายการเป็นCSVเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

เมื่อเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างทั้งสองนี้ คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างง่ายดายว่าวิธีการส่งออกใดที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์ต่างๆ หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้และเนื้อหาที่เกี่ยวข้องอื่นๆ คุณสามารถดูรายการลิงก์ที่เกี่ยวข้องด้านล่างได้อย่างแน่นอน

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่