เช็คเอาท์และเช็คอินไฟล์ SharePoint

 ในฐานะแพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร SharePoint นำเสนอคุณลักษณะที่ขาดไม่ได้ เช่นการกำหนดเวอร์ชันการเช็คเอาท์ และการเช็คอิน ที่ช่วยให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน ในบล็อกนี้ เราจะเข้าใจว่าคุณลักษณะการเช็คเอาท์และการเช็คอินในไฟล์ SharePoint ทำงานอย่างไร

การเช็คอินและเช็คเอาท์เป็นคำศัพท์ทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการเอกสาร รวมถึง SharePoint มีประโยชน์ในการป้องกันความขัดแย้งเมื่อหลายคนต้องการแก้ไขรายการหรือไฟล์เดียวกันในเวลาเดียวกัน 

ทุกคนใน ไลบรารี เอกสาร SharePointสามารถเปิดไฟล์และทำการแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน คุณลักษณะการเช็คอินและเช็คเอาท์ใน SharePoint มีประโยชน์ถ้าเราไม่ต้องการให้ใครเปิดหรือแก้ไขไฟล์บางไฟล์ที่เรากำลังแก้ไขอยู่  

สารบัญ

• วิธีตรวจสอบไฟล์ SharePoint
• วิธีเช็คอินไฟล์ SharePoint
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในประวัติเวอร์ชัน
• บทสรุป

วิธีตรวจสอบไฟล์ SharePoint

การตรวจสอบไฟล์ทำให้การกำหนดเวอร์ชันเกิดประโยชน์สูงสุด การเช็คเอาต์ของคำศัพท์จะอธิบายกระบวนการรับเวอร์ชันของเอกสารหรือรายการในรายการหรือไลบรารี ผู้ใช้สามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเนื้อหานั้นได้โดยการตรวจสอบรายการหรือไฟล์ ในการทำเช่นนั้น เพียงคลิกที่จุดไข่ปลาข้างไฟล์ คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกชำระ  เงิน

ซึ่งจะเป็นการบอก SharePoint ไม่ให้ผู้อื่นเปิดหรือแก้ไขไฟล์นี้ เนื่องจากเรากำลังแก้ไขอยู่ อย่างที่เราเห็น มันเพิ่มเครื่องหมายลูกศรสีแดงสำหรับไฟล์ด้วย 

หากเราวางเคอร์เซอร์เหนือเครื่องหมายลูกศรสีแดง เราจะเห็นข้อความแจ้งว่าเราเช็คเอาท์ไฟล์นี้แล้ว ดังนั้นสมาชิกรายอื่นจึงไม่สามารถแก้ไข เช็คอิน หรือเช็คเอาท์ได้

เนื่องจากเราเป็นคนตรวจสอบไฟล์นี้ เราจึงยังสามารถแก้ไขได้ มาเปิดไฟล์นี้กัน

จากนั้นมาแก้ไขกัน ตัวอย่างเช่น พิมพ์ว่า “ รถคันโปรดของฉันคือฮอนด้า ซีวิค ”

หลังจากนั้นก็มาปิดกัน

ลองเปิดอีกครั้งแล้วจะเห็นว่าการแก้ไขของเราถูกบันทึกไว้ อีกครั้ง เฉพาะผู้ที่เช็คเอาท์ไฟล์นี้เท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ สมาชิกคนอื่นๆ ไม่สามารถทำอะไรกับไฟล์นี้ได้ในขณะนี้

หากเราแก้ไขไฟล์นี้เสร็จแล้วและเราต้องการให้สมาชิกคนอื่นสามารถแก้ไขได้ เราก็แค่เช็คอินไฟล์ 

วิธีเช็คอินไฟล์ SharePoint

คำว่า เช็คอิน อธิบายขั้นตอนการเพิ่มรายการหรือไฟล์ใหม่หรือที่แก้ไขลงในไลบรารีเอกสารเพื่อแทนที่เวอร์ชันก่อนหน้า ด้วยการเช็คอินไฟล์ SharePoint ผู้ใช้สามารถอนุญาตให้ผู้อื่นแก้ไขเนื้อหาได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการแทนที่การเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นทำ ในการทำเช่นนั้น เพียงคลิกที่จุดไข่ปลาอีกครั้ง คลิกเพิ่มเติมจากนั้นคลิกเช็คอิน

เรายังสามารถเช็คอินไฟล์ได้เพียงแค่วางเมาส์เหนือเครื่องหมายสีแดง แล้วคลิกเช็คอิน

จากนั้นเราสามารถเพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เราทำในไฟล์นี้ สำหรับตัวอย่างนี้ ลองพิมพ์ “ เพิ่มบรรทัดใหม่เพื่อบอกทุกคนว่ารถคันโปรดของฉันคือคันไหน ” 

จากนั้นคลิกปุ่มเช็คอิน

ตอนนี้ทุกอย่างกลับมาเป็นปกติและไม่มีรอยแดงอีกต่อไป ซึ่งหมายความว่าทุกคนสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ได้อีกครั้งในเวลาเดียวกัน

ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในประวัติเวอร์ชัน

การเปลี่ยนแปลงที่เราทำสามารถดูได้ในประวัติเวอร์ชัน มาเปิดโดยคลิกที่จุดไข่ปลา จากนั้นเลือกประวัติเวอร์ชัน

เราสามารถเห็นได้ที่นี่ว่าเวอร์ชันล่าสุดมีความคิดเห็น เป็นความคิดเห็นที่เราเพิ่มไว้ก่อนหน้านี้เมื่อเราตรวจสอบในไฟล์

Microsoft SharePoint |
ไลบรารีเอกสาร SharePointภาพรวม | บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น
ไซต์ SharePoint | คำแนะนำแบบเลย์เอาต์และเมนู

บทสรุป

โดยสรุป หากเราต้องการแก้ไขในไฟล์ SharePoint และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน เราสามารถเช็คเอาท์ไฟล์ ทำการเปลี่ยนแปลง และเช็คอินกลับเข้าไปใหม่ได้

ในขณะที่รายการหรือไฟล์ถูกเช็คเอาท์ ผู้ใช้รายอื่นจะเห็นได้เฉพาะเวอร์ชันล่าสุดที่เช็คอิน พวกเขาจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้ปัจจุบันทำกับไฟล์ในขณะที่ถูกเช็คเอาท์

คุณสมบัตินี้ใช้สำหรับงานธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ เช่น สัญญา ข้อดีสองประการของฟีเจอร์นี้คือเมื่อเช็คเอาท์ จะไม่มีใครสามารถแก้ไขไฟล์ได้ในขณะที่เรากำลังแก้ไข และเมื่อเช็คอินไฟล์ เราสามารถแสดงความคิดเห็นโดยระบุรายละเอียดสิ่งที่เราเปลี่ยนแปลงในไฟล์นั้น 

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่